Tag: procedura consigliata per l'utilizzo dei tag per sostituire la struttura gerarchica delle cartelle

Sono interessato a sostituire la mia struttura gerarchica di cartelle con il sistema di tag.

Esistono best practice (o esperienze personali) su come utilizzare i tag in sostituzione della struttura gerarchica dei file?

Gli esperti raccomandano di impostare la struttura gerarchica minima delle cartelle che è logica per te e utilizzare i tag per tutte le altre categorie.

Ad esempio, il libro classico di Kerry Gleeson The Personal Efficiency Program (1994, 4a edizione 2009) raccomanda le tre cartelle seguenti: 1. Working, 2. Reference, 3. Archives. "Working" conterrebbe file relativi a progetti che non sono stati ancora completati (organizzati in sottocartelle per progetto); Gli "Archivi" conterrebbero progetti finiti (magari organizzati in sottocartelle per anno o mese); "Riferimento" conterrebbe file non correlati a progetti particolari. Il libro classico di David Allen Getting Things Done (2001) raccomanda categorie simili.

Ma i consigli di Gleeson e Allen sono solo esempi; usa la struttura di cartelle che ti sembra giusta. Questa è una delle lezioni del libro The Science of Managing Our Digital Stuff (2016) dei ricercatori di interazione uomo-computer Ofer Bergman e Steve Whittaker. Bergman e Whittaker descrivono "l'approccio soggettivo dell'utente alla gestione delle informazioni personali" che ha tre principi:

1. Organizza le cose per progetto , proprio come consigliato da Gleeson e Allen, come ho detto sopra (e oltre a creare una cartella di progetto nella gerarchia di cartelle, puoi anche creare un tag per il progetto e creare una cartella intelligente per recuperare tutti gli elementi taggati con quel tag di progetto, inclusi gli eventi e-mail e di calendario, come descritto di seguito);
2. Organizza le cose in base alla loro importanza per te , il che significa che le cose che ritieni importanti dovrebbero essere altamente visibili e accessibili, e le cose che ritieni meno importanti dovrebbero essere meno visibili, in modo da non distrarti con il disordine (parte dello scopo del La cartella "Archivi" menzionata sopra serve a rendere meno visibili i progetti più vecchi e chiusi e le cartelle gerarchiche in generale sono ottime per nascondere cose meno importanti);
3. Organizza le cose per contesto , il che significa in relazione ad attributi correlati: il contesto interno include i tuoi pensieri mentre interagivi con un oggetto (questi pensieri possono essere messi in tag, come Brett Terpstra descrive in una citazione sotto), il contesto esterno include il luogo in cui tu eri o gli altri oggetti che stavi usando mentre stavi usando un oggetto (questi contesti possono essere inseriti in tag o collegamenti); il contesto sociale include altre persone correlate all'elemento, ad esempio altre persone che hanno modificato l'elemento; e il contesto temporale include l'ultima modifica di un elemento, perché e in quale stato lo hai lasciato (queste informazioni vengono inserite, ad esempio, la data di modifica di un file e la data di creazione e nellasistema di controllo delle versioni dei file disponibile in macOS da Lion (10.7) e, più esplicitamente, nei messaggi "commit" utilizzati nei sistemi di controllo della versione come Git ).

Puoi gestire i tag in molti modi, che descriverò in dettaglio di seguito:

1. nel Finder,
2. nelle ricerche Spotlight e nelle cartelle smart,
3. nelle app di terze parti,
4. dalla riga di comando,
5. negli script,
6. nelle finestre di dialogo Salva e
7. in molte app, facendo clic sulla barra del titolo di una finestra del documento per visualizzare e modificare un elenco di tag per quel documento.

Nel Finder , assicurati di aver attivato il pulsante Modifica tag nella barra degli strumenti delle finestre del Finder (è abilitato per impostazione predefinita, ma se lo hai disabilitato puoi riattivarlo dal menu Finder Visualizza> Personalizza barra degli strumenti ... ) e il Elenco di tag abilitato nella barra laterale delle finestre del Finder (anch'esso è abilitato per impostazione predefinita, ma se lo hai disabilitato puoi riattivarlo dal menu Finder Finder> Preferenze ...> Barra laterale ). Puoi personalizzare l'elenco dei tag nella barra laterale dal menu Finder Finder> Preferenze ...> Tag . Nel Finder, puoi selezionare i file e quindi aggiungere o rimuovere tag usando il pulsante Modifica tag ( aggiungi una scorciatoia da tastiera nellaPannello delle preferenze del sistema di tastiera , se lo si desidera) o la finestra Ottieni informazioni (comando + I) o la finestra modale di Inspector (opzione + comando + I).

Puoi cercare per tag nel campo di ricerca nella barra degli strumenti delle finestre del Finder: inizia a digitare il nome di un tag e un menu verrà visualizzato con un elenco di tag: fai clic sul tag desiderato per terminare la ricerca. (Quindi fare clic sul pulsante Salva se si desidera salvare la ricerca come Smart Folder .) È possibile cercare i tag nelle ricerche Spotlight digitando il prefisso tag:e quindi il nome del tag. In entrambi questi campi di ricerca, puoi anche cercare più tag contemporaneamente e utilizzare gli operatori booleani AND, OR e NOT (o il segno meno –, che significa NOT) per restringere i risultati della ricerca: ad esempio, tag:trip NOT tag:franceè equivalente atag:trip -tag:france. Se cerchi l'intero computer con Spotlight, puoi anche modificare i tag di qualsiasi e-mail (da Mail.app), eventi di calendario (da calendari locali o iCloud in Calendar.app) o promemoria (da Reminders.app) che compaiono in i risultati della ricerca; questo è un ottimo modo per taggare elementi da più app per l'inclusione in un singolo risultato di ricerca tag o Smart Folder.

Il Finder non è sempre il modo migliore per sfogliare per tag. Alcune persone hanno chiamato i tag "tag Finder", ma questa frase è un termine improprio perché i tag sono un attributo esteso nel filesystem e non si limitano solo al Finder! Puoi anche taggare i file e sfogliare per tag in app di terze parti come Fresh e Leap da Ironic Software . Trovo che Leap sia un modo particolarmente eccellente per gestire i tag, grazie alla sua nuvola di tag e molti modi di visualizzare i file che non sono disponibili nel Finder. Puoi anche indicizzare i tuoi file nell'app DEVONthink per la gestione delle informazioni, che legge e scrive tag standard ma consente anche di organizzare i tag in una gerarchia, che consente ciò che i bibliotecari chiamano classificazione sfaccettata .

Il modo più semplice per utilizzare i tag sulla riga di comando è installare lo strumento da riga di comando di James Berry tag , che può essere installato con uno dei due gestori di pacchetti: Homebrew ( brew install tag) o MacPorts ( sudo port install tag). Dopo l'installazione tag, è possibile utilizzarlo per cercare tag e tag file nella riga di comando; per ulteriori informazioni, consultare tag --helpo man tag. È inoltre possibile utilizzare tag negli script , script di shell autonomi o come parte di un flusso di lavoro di Automator.

Ecco la filosofia di tagging dello sviluppatore software e appassionato di tag Brett Terpstra :

La bellezza del tagging, come forse saprai, è che puoi facilmente assegnare più categorizzazioni e argomenti a ciascun elemento, piuttosto che farli esistere in una posizione che lo definisce come un tipo o parte di una raccolta statica. Uso ancora la gerarchia superficiale delle cartelle che analizzano i singoli progetti e argomenti, quindi non è un affare "un mucchio". Non potevo funzionare così; è difficile da eliminare, e se i metadati vengono persi, lo è anche il file, in sostanza. Uso le cartelle per mantenere la sanità mentale del filesystem. Uso tag e altri metadati per mantenere la sanità mentale.

Uso anche tag su eventi iCal, e-mail, siti Web e altri elementi del mio sistema. Sono facili da filtrare nelle ricerche e mi permettono di creare una "cartella" di progetto che contenga più tipi di dati di quelli che Finder normalmente renderebbe conveniente.

[...]

Il segreto, che ho imparato da alcuni anni facendo questo, è etichettare in modo intelligente, parsimonioso e coerente. Essere liberali con tag come "importante" o "contrassegnato" significa solo più manutenzione e recensioni che devono essere fatte per mantenere i tag pertinenti. Mentre tag come "pulito" o "supercool" mi sembrano sciocchi, io uso un tag "ispirazione" su tutto ciò che sto risparmiando solo perché è, beh, di ispirazione. Ho una cartella intelligente nel Finder che estrae tutto con quel tag e quindi posso filtrare i file in base alla data, al tipo, ecc. Se aggiungo altri tag, sono piuttosto generali, come "color", "webdesign, "o" produttività ". Questi sono grandi secchi in cui posso immergermi quando ho bisogno di un'idea o un calcio nei pantaloni.

Per mantenere la cruft down, utilizzo tag che non sono già definiti da altri metadati come la data di creazione o modifica, il tipo di file, il nome file, ecc. Faccio i file tag con il nome del loro progetto o argomento principale, anche se è spesso ridondante alla gerarchia di cartelle. Ciò mi consente di collegare i progetti tra più cartelle, dischi o persino server. A volte un file è più fortemente legato a un argomento che a un singolo progetto. Supponiamo che sia un articolo di riferimento generale o una foto di riserva che ho raccolto mentre lavoravo a un progetto specifico, ma so che ne avrò ancora bisogno. L'ho inserito in una cartella di riferimento o in una raccolta di foto e l'ho taggato con il progetto correlato. È facile visualizzarlo nel contesto del progetto con una ricerca tag, ma allo stesso tempo parte di una raccolta più ampia di elementi simili.

In caso di dubbio, di solito scelgo i tag in base al primo pensiero che mi viene in mente. È probabile che, quando lo cercherò di nuovo tra un anno, avrò lo stesso pensiero. Non sempre funziona, ma ho avuto un discreto successo negli ultimi due anni. Il più spesso possibile provo a riutilizzare i tag; un tag che rivela uno o due file è un tag inutile. La mia "Revisione annuale" include la rimozione di tag che hanno pochissimi file associati o che potrebbero essere uniti in tag più comuni.

Tieni presente che potresti perdere i tag se trasferisci i file in un filesystem che non supporta i tag o se usi un sistema di controllo della versione come Git che non supporta i tag. Alcune letture importanti su questo argomento includono:

• Post sul blog di Brett Terpstra "Come perdere i tag"
• La domanda diversa "I tag sono portatili e, se sì, come?"

Uso i tag per tutto e li adoro. Dropbox li supporta anche. Lo uso, homebrewquindi l'ho appena fatto

brew install tag

Ora posso facilmente trovare qualsiasi cosa. Fare la mia dichiarazione dei redditi? Semplice, mostra solo i file taggati Taxe 2016. Vuoi vedere una foto preferita del 2012, basta visualizzare i file taggati 2012e favourite. Hai bisogno di una ricetta? Saranno i file taggati recipe.

La gioia è che con un sistema gerarchico, devi scegliere se quel PDF sull'elaborazione delle immagini in C ++ va nella directory C ++, o con i PDF o nell'elaborazione delle immagini - con i tag, mettilo in qualsiasi posto. Lo adoro!

Sono molto severo con me stesso riguardo alla mia organizzazione dei file. I documenti vanno nella cartella Documenti. Le foto vanno nella cartella Foto. Film, musica, ecc. Ho usato i tag per contrassegnare i file su cui sto attualmente lavorando, come risorse per sviluppatori o pagine di siti Web, chiamati "Recenti".

Ho continuato con questo tema di etichettare le cartelle con varie nature simili - legate alla famiglia, al lavoro, alle assicurazioni ... E presto ho finito i colori. Non volevo colori duplicati. L'unica apertura con l'aggiunta di tag aggiuntivi è rossa, arancione, gialla, verde, blu, viola ... e incolore.

La scoperta del tag incolore ha cambiato il gioco. Ho trovato fastidiosi i vari punti colorati nelle mie cartelle, quindi quando li ho passati a incolori, questo problema è stato risolto. Ora, in Finder, posso fare clic su qualsiasi tag desiderato e estrarre i file relativi a quel tag. All'interno di Documenti o Foto, potrei avere diverse cartelle che hanno a che fare con diversi membri della famiglia. Ma il tag "Famiglia" mi mostra tutti. Ecco come mantengo i miei file organizzati ora.