Piccoli passi per conferenze TCS migliori?

Spesso, quando prendiamo parte alle conferenze TCS, notiamo alcuni piccoli dettagli che vorremmo che gli organizzatori della conferenza avrebbero curato. E quando stiamo organizzando conferenze, l'abbiamo già dimenticato.

Da qui la domanda: quali piccoli passi potremmo facilmente intraprendere per migliorare le conferenze TCS ?

Speriamo che questa domanda possa diventare una risorsa che potremmo ricontrollare ogni volta che organizziamo conferenze, per assicurarci di non ripetere gli stessi errori ancora e ancora ...

Sono qui interessato a dettagli relativamente piccoli ed economici - qualcosa che gli organizzatori della conferenza avrebbero potuto facilmente fare se solo ci avessero pensato in tempo. Ad esempio, potrebbe essere un'informazione utile che potrebbe essere messa sulla pagina web della conferenza con largo anticipo; un gadget da cinque dollari che potrebbe salvare la situazione; qualcosa da considerare nella scelta del ristorante per il banchetto; il miglior tempismo delle pause caffè; o il tuo design ideale per i badge della conferenza.

Possiamo trattare qui tutti gli aspetti delle disposizioni della conferenza (inclusi invii di documenti, commissioni di programma, recensioni, disposizioni locali, ecc.).

Questa è una domanda wiki della comunità. Pubblica un'idea per risposta e vota le altre risposte su o giù a seconda di quanto siano importanti secondo te.

1. Mantieni i prezzi bassi : puoi ottenere deliziosi antipasti in una $750conferenza ospitata da un hotel, è vero, ma tende a sminuire l'atmosfera intellettuale che puoi ottenere con una $100conferenza ospitata da un universo. Inoltre, non solo fai partecipare le persone che tengono discorsi. Consentire agli studenti dell'università di partecipare gratuitamente;
2. Spazio sessioni parallele , in modo che le persone possano davvero spostarsi tra di loro;
3. Incoraggia anche in anticipo l' interazione tra oratori e partecipanti in sessioni parallele , in modo che anche le sessioni parallele siano comunità autonome. Questo incoraggia l'interazione e la sensazione che sessioni parallele stiano facendo avanzare la discussione nel loro sottocampo. Alcune conferenze (ad esempio, la conferenza sulla linguistica tedesca, DGfS) hanno portato questo alla conclusione di avere tutte le sessioni parallele come seminari indipendenti.

Un numero limitato di tavoli / scrivanie in una stanza tranquilla

Problema : non tutti parteciperanno ad ogni sessione, né tutti staranno in hotel a / in cui la conferenza è più vicina / tenuta.

Soluzione : alcuni tavoli, scrivanie, sedie in una stanza tranquilla per leggere, scrivere, scrivere, sfogliare indisturbati, possibilmente con prese di corrente.

Dai via chiavette USB come procedimento

Sì, i documenti sono online, ma le conferenze raramente funzionano senza fili nelle sale conferenze o nelle aree pubbliche vicine. I CD-ROM sono l'attuale mezzo elettronico di hoice, ma una grande parte delle persone ha tablet e netbook senza unità CD. Le unità USB costano meno dello sporco e funzionano con quasi tutti i computer il cui nome non corrisponde al regexp "iP *".

Se non si desidera precompilare ciascuna chiavetta USB con i procedimenti elettronici, lasciare che le persone riempiano le proprie chiavette con i procedimenti elettronici, da un PC (o tre) presso il banco di registrazione o da un collega che ha già scaricato il proprio attaccare su qualche altro dispositivo.

Sul sito web della conferenza, pubblica istruzioni semplici ma dettagliate per arrivare dall'aeroporto all'hotel della conferenza con i mezzi pubblici .

Non dare dozzine di opzioni, solo uno o due percorsi che sono semplici e facili da seguire. Indica quale tipo di biglietti acquistare, da dove, come e quanto dovrebbe costare. Assicurati che le informazioni che pubblichi siano effettivamente aggiornate e valide, soprattutto se la conferenza si svolge in estate.

(Potrebbe essere una buona idea dare un'occhiata alla guida di Lonely Planet per avere una buona idea di quali informazioni siano utili per qualcuno che sta visitando la città per la prima volta.)

Non programmare conversazioni su argomenti simili contemporaneamente.

Spiega da sé. Non ci sono scuse per questo.

Assicurati che la WLAN funzioni davvero , anche se tutti i partecipanti alla conferenza accedono simultaneamente ad essa durante una pausa caffè.

Ulteriori letture:

• Il problema "WiFi at Conferences" , di Joel Spolsky.
• Perché l'accesso a Internet e il Wi-Fi sono sempre così terribili nelle grandi conferenze tecnologiche? @ Errore del server.

Opuscoli astratti.

Problema : ora i procedimenti sono per lo più online (una buona cosa) e non ho voglia di stappare il mio laptop per vedere l'argomento di un documento.

Soluzione : fornire opuscoli astratti (alcune conferenze lo stanno già facendo). È un piccolo opuscolo che elenca gli abstract in ordine di presentazione ed è un facile riferimento per decidere di cosa parla un discorso.

Nota: questa è una soluzione provvisoria fino a quando non portiamo tutti in giro gli iPad :), ma anche in questo caso avere tutti gli abstract riassunti in un unico posto è molto conveniente.

Calendario per le attività della conferenza

Problema : è difficile tenere traccia di più sessioni e spesso in una grande conferenza non voglio partecipare a tutti i colloqui o vorrei mantenere un elenco speciale di discorsi a cui sto andando.

Soluzione : la conferenza dovrebbe almeno fornire un file di calendario che può essere inserito nel calendario di Google o in qualsiasi app di calendario su un telefono / laptop. Il formato ICS è piuttosto standard.

Nota: le conferenze possono andare molto oltre: su KDD hai effettuato l'accesso a un sito di social network associato alla conferenza e potresti esportare un calendario personalizzato in base ai discorsi a cui sei interessato. Ma ciò richiede più infrastrutture e denaro e non rientra nel ambito di questa domanda.

Sbarazzarsi del formato a 2 colonne e generalmente semplificare la preparazione della carta

In questo momento la tipica carta TCS ha 4 diverse versioni:

1) Una versione completa preliminare: questa è la versione con prove complete su cui lavori prima della presentazione della conferenza e quella che molte persone pubblicano online contemporaneamente alla presentazione.

2) Una versione di presentazione - questa è una versione, preparata in fretta un paio di giorni prima della scadenza, in cui convertiamo un bel documento di 30 pagine in un documento di 10 pagine meno leggibile + appendice di 20 pagine copiando / incollando le prove in appendici.

3) Versione predisposta per la fotocamera: questa è la versione in formato a due colonne che viene effettivamente pubblicata nella conferenza. Ciò si ottiene incorporando feedback dei revisori e approfondimenti che abbiamo ottenuto nel frattempo nella presentazione o nella versione completa preliminare, e quindi lavorando per renderlo compatibile con il brutto modello di formato a 2 colonne fornito dalla conferenza. (Penso che ci sia un accordo più o meno universale sul fatto che il formato a 2 colonne è brutto e l'unica ragione per cui esiste è come residuo dei giorni non molto tempo fa delle procedure stampate.)

4) Versione del diario: questa è una versione completa che contiene anche il feedback e le intuizioni di cui sopra, nonché il risultato di un altro passaggio che sottoponiamo a un diario. Per motivi tecnici, è spesso difficile mantenere lo stesso file tex per le versioni 3 e 4, il che significa che è necessario duplicare il lavoro nella creazione di queste due versioni.

Detto questo, forse non sorprende che molti articoli non arrivino alla fase 4, e la versione più matura che rimane è questo brutto formato a 2 colonne.

Suggerirei le seguenti modifiche:

1) Come ha detto Emanuelle, sottoporre alla conferenza un documento preliminare completo (ovvero la versione 1), con la consapevolezza che il PC non è obbligato a leggere oltre le prime 10 pagine e che generalmente possono usare il loro giudizio per saltare i dettagli tecnici delle prove.

Questo rende più facile per gli autori (una versione in meno) e anche per il PC, poiché se vogliono effettivamente vedere le prove, non devono cercarle nelle appendici e possono sempre simulare la situazione attuale basta stampare le prime 10 pagine dell'invio e ignorare il resto. (Russell Impagliazzo ha detto una volta che un invio non dovrebbe avere limiti di pagine, ma solo un'istruzione che per x = 1,2,4,8, ... leggere le prime x pagine dovrebbe indurre il revisore a voler leggere quelle successive x. )

2) Per la versione pronta per la fotocamera, utilizzare un formato a 1 colonna con un modello in lattice minimamente invadente, che faciliterà il lavoro con lo stesso file.

In effetti, ciò che suggerirei (sebbene si tratti di un cambiamento più grande) è di rendere la versione pronta per la fotocamera un vero "estratto esteso" limitandolo a 10 pagine di singola colonna. Dato che il tuo documento è già stato accettato e che una versione con tutti i dettagli dovrebbe essere disponibile online, non devi sprecare spazio in queste 10 pagine per spiegare maggiori dettagli o elencare tutti gli argomenti per cui il tuo documento è eccezionale e puoi concentrati sul tentativo di spiegare nel modo più semplice possibile le idee principali alla base del tuo lavoro. Penso che un documento in questo formato sarà effettivamente una risorsa preziosa e giustifica avere una versione in più rispetto alla versione completa / journal. Inoltre, penso che il fatto che la versione della conferenza sia necessariamente priva di dettagli di prova incoraggerà le persone a presentarsi alle riviste.

Consiglia alcuni buoni hotel ai partecipanti alla conferenza

Sono stato a conferenze in cui l'elenco raccomandato di hotel aveva più di 10 hotel (o nessuno, con il messaggio "questa è una grande città con molti hotel, sentiti libero di sceglierne uno"). Sebbene sia bello avere così tanta scelta, in primo luogo significa che qualcuno che non conosce la città dovrà scegliere quale è ottimale per loro. In secondo luogo, ciò riduce notevolmente la possibilità di trovarsi nello stesso hotel di molti altri partecipanti alla conferenza.

Invece, gli organizzatori di conferenze, che sono locali e possono valutare l'ottimalità degli hotel molto meglio dei partecipanti, possono consigliare qualcosa come 3 o 4 hotel al massimo, in base al loro prezzo. Dovrebbe esserci un'opzione economica per gli studenti e le persone con un budget limitato e un'altra per quelli senza vincoli finanziari. In questo modo molti partecipanti finiranno nello stesso hotel e avranno la possibilità di interagire durante la colazione, andare da e verso la conferenza insieme, ecc.

A volte questo suggerimento non è fattibile quando gli hotel della zona sono piccoli e si riempiranno molto velocemente. Intendo indirizzare questo suggerimento a conferenze dove è possibile formulare tali raccomandazioni.

Non hai più siti web per la conferenza.

Se ci sono molti URL possibili, assicurati che tutti reindirizzino allo stesso posto . Non tentare di gestire più siti copiando manualmente le informazioni da una posizione a un'altra.

Questo può sembrare ridicolo - perché qualcuno dovrebbe creare più siti Web con contenuti diversi - ma per qualche motivo sembra accadere tutto il tempo. C'è il sito "ufficiale" con un bel nome di dominio e un layout elegante, ma è troppo difficile aggiornarlo; quindi viene creato un altro sito Web e presto nessuno sa quale sito controllare per le informazioni più recenti.

Le persone non hanno bisogno di siti Web fantasiosi; vogliono trovare informazioni .

(Se non l'hai mai visto prima, ecco un esempio recente: 1 , 2 ).

Mantieni i prezzi bassi, ma cerca di includere il banchetto della conferenza nelle quote di iscrizione degli studenti .

Sembra fin troppo comune che gli studenti perdano il banchetto per un motivo tecnico: la quota di iscrizione non include il banchetto. I loro istruttori e / o università sarebbero felici di pagare la quota di iscrizione - qualunque essa sia e non importa cosa includa - ma per qualche ragione si rifiutano di coprire eventuali costi "extra".

Un banchetto in conferenza potrebbe essere una grande opportunità per gli studenti di conoscere persone, e mi dispiace per gli studenti ogni volta che perdono questa opportunità. Il costo aggiuntivo (in aggiunta a voli, hotel, quote di iscrizione, ecc.) Sarebbe generalmente insignificante, quindi è principalmente solo una questione di burocrazia.

Per mantenere ragionevoli le quote di registrazione, è possibile risparmiare denaro altrove - cose come le borse per conferenze sono molto meno importanti. Puoi anche provare a trovare un'azienda per sponsorizzare la cena per gli studenti. E il banchetto non ha bisogno di essere così lussuoso - ottimo cibo e una location straordinaria sarebbe un bel extra, ma alla fine l'aspetto sociale è ciò che conta di più.

Avere rappresentanti degli studenti

Per rispondere alla richiesta supplementare di Jukka presentata in un commento alla domanda:

Arruolare due (o più) persone - una giovane ricercatrice energica (studente o post-doc) e una accademica (professore) coinvolgente ed estremamente esperta - per coordinare le attività per i ricercatori nelle fasi iniziali. Il primo sarebbe responsabile della pianificazione di bevande e altri eventi sociali, mentre il secondo può fornire consigli sulla carriera e sulla ricerca, magari in una sessione speciale della conferenza o eventualmente a tali bevande. (Una terza persona facoltativa potrebbe essere un contatto industriale.)

Pubblica un programma stampato vicino alla porta della (e) stanza (e) della sessione.

Sembra una cosa di base, ma per qualche ragione la maggior parte delle conferenze non lo fa. Non costa nulla, ma sarebbe molto utile per rispondere a domande veloci come "È questa la sessione in cui voglio andare?", "A che ora finisce la pausa caffè?" senza guardare il libretto astratto.

Invio conferenza = ID arXiv.

Al giorno d'oggi, l'invio di una conferenza è di solito un file PDF. Invece di chiedere alle persone di inviare file PDF, potremmo facilmente chiedere loro di inserire semplicemente l'identificatore arXiv del lavoro che vogliono inviare.

[Naturalmente la carta arXiv deve essere formattata come una presentazione di conferenza: ca. 10 pagine di testo + tutti i dettagli mancanti in un'appendice.]

Questo sarebbe relativamente semplice da implementare e avrebbe numerosi vantaggi:

• Se viene accettato un documento, in questo modo si garantisce che una versione con prove complete è permanentemente disponibile da qualche parte . Non avremmo mai più la tipica situazione in cui un documento della conferenza rivendica un risultato e fa riferimento a una versione del diario futuro che non apparirà mai.

• Tutti i risultati sarebbero stati resi pubblici molto prima . Potremmo avere un avanzamento più veloce di TCS, poiché altri potrebbero più rapidamente basarsi sul lavoro precedente e meno rischi di reinventare la ruota molte volte in parallelo. ArXiv fornisce timestamp affidabili, quindi non c'è dubbio che qualcuno rubi il lavoro di qualcun altro.

• La revisione sarebbe più interessante e ci sarebbero meno problemi etici. Ora stai recensendo qualcosa che è già stato reso pubblico. Puoi già perfettamente iniziare a pensare a come utilizzare i risultati nel tuo lavoro, come migliorarli, ecc.

• Quando viene pubblicato l' elenco dei lavori accettati , sarebbe banale aggiungere collegamenti arXiv a tutti i lavori accettati. In questo modo le persone potrebbero già dare un'occhiata ai documenti che sembrano interessanti con largo anticipo prima della conferenza.

Ovviamente ci sono anche alcuni inconvenienti. La pubblicazione di articoli su arXiv richiede del tempo. In realtà dovresti prima inviarti ad arXiv, quindi dormire su di esso e terminare l'invio della conferenza il giorno seguente (se sembra ancora una buona idea). Ma non penso che questa sarebbe necessariamente una brutta cosa ...

(Certo, ora sarebbe anche ovvio che non ci sarebbe molto bisogno di alcun procedimento stampato o editori commerciali. Dopotutto, l'elenco dei documenti accettati con i collegamenti arXiv è, in sostanza, tutto ciò di cui abbiamo bisogno. Se qualcuno vuole davvero per ottenere un elaborato libro di procedura, una stampa universitaria locale potrebbe gestirlo a basso costo, ma questo è fuori tema - sbarazzarsi degli editori non è un piccolo cambiamento che le persone potrebbero implementare facilmente.)

Non richiede "Una registrazione completa per carta". Ciò vieta agli studenti di pagare la registrazione degli studenti se dispongono di un documento scritto dagli studenti. Ne offende gravemente molti, soprattutto perché questa politica è generalmente annunciata dopo l'accettazione della carta.

Le conferenze che hanno fatto questo recentemente includono ISAAC, IWOCA e COCOA.

Immagino che la ragione per farlo, in particolare in una conferenza non supportata da una società professionale, sia quella di garantire un certo importo di entrate. Ma è davvero responsabilità dell'organizzatore capire proiezioni ragionevoli del mix studente / facoltà e impostare la registrazione di conseguenza.

Ho riassunto alcuni pensieri dopo aver organizzato ALGO 2009, vedi Post Post ALGO: etichette e etichetta . Se devo evidenziare solo un'idea (non già menzionata in questo meraviglioso thread): etichette dei nomi visibili e leggibili , insieme a ripetuti e forti segnali da parte degli organizzatori per indossarle effettivamente . In particolare, penso che gli organizzatori possano chiedere ai bigwigs nel comitato del programma, agli oratori invitati e al comitato direttivo di farlo.

Pubblica informazioni sulle sovvenzioni e prova ad assegnarle al momento della registrazione

Sarebbe bello sapere quali borse di studio sono disponibili per gli studenti, nuovi postdoc, ecc., Prima di iscriversi alla conferenza e acquistare voli. (Non c'è niente di più frustrante che scoprire che ti è stato offerto un sussidio per pagare la frequenza e l'alloggio per un'intera settimana dopo che hai programmato di partecipare per un solo giorno e prenotato voli e hotel di conseguenza.)

Allo stesso modo, sarebbe bello ottenere una sovvenzione al momento della registrazione, se possibile, piuttosto che ricevere un assegno o contanti all'arrivo alla conferenza, o peggio, aspettare settimane dopo la conferenza per ricevere un assegno. Punti anti-bonus per una conferenza in un altro paese con una valuta diversa.

(Sono stato a una conferenza in cui non hanno elaborato i pagamenti di registrazione fino al giorno della conferenza e hanno consegnato assegni a coloro che hanno ricevuto sovvenzioni, quindi ci sono modi alternativi per gestirlo.)

Metti la scadenza venerdì. Questo renderà molti altri significativi più felici.

Utilizzare software specializzato per gestire la presentazione di documenti, l'assegnazione di arbitri, la ricezione di relazioni degli arbitri, la raccolta di valutazioni dei membri del PC delle recensioni e la comunicazione dei risultati.

Il software di gestione delle conferenze sul wiki di Edutech elenca alcune opzioni.

Non limitare la durata degli invii. Invece, chiedi agli autori di esprimere il loro punto all'interno di X pagine e di informarli della lunghezza delle versioni pronte per la fotocamera. Mentre alcuni PC recenti lo hanno coraggiosamente fatto, questo non sembra ancora standard.

Ridurre il numero di discorsi sequenziali. Tre colloqui altamente tecnici di mezz'ora che si susseguono immediatamente dopo l'altro sono senza speranza. Nessuno può concentrarsi così a lungo senza una pausa. Idealmente dovrebbe esserci una pausa dopo ogni discorso.

Registra i discorsi / lezioni e rendi i video disponibili online.

Durante i colloqui, mostra elettronicamente il tempo rimasto all'oratore (vedi i video dei colloqui TED per un esempio). Ho usato una semplice applicazione java a schermo intero per farlo all'ultima conferenza che ho presieduto: sarebbe stato stupido farlo "a mano", tenendo d'occhio l'orologio e usando documenti con "10 minuti rimasti", "5 minuti rimasti "," 1mn lasciato "," FINISH NOW "scritto su di esso.

Bonus: visualizza il tempo trascorso in eccesso lampeggiante a colori al termine del timer.

Realizza magliette per conferenze usando una vasta collezione di figure tratte dai giornali. (ACM SCG lo ha fatto due volte nei suoi 25 anni; conosci altre conferenze che hanno?)

Se si utilizzano sacchetti per conferenze, renderli riciclabili o riutilizzabili:

Se hai bisogno di una borsa per dare agli iscritti, allora stai distribuendo troppe cose --- tutti le buttano via e spesso gli hotel non hanno nemmeno il riciclaggio della carta! Tuttavia, se usi una borsa di stoffa, scegli un design utile, ad esempio una borsa della spesa. Se usi un sacchetto di plastica, chiedi all'hotel i contenitori per il riciclaggio di plastica.

Includere tra le date importanti la data per gli inviti a numeri speciali.

Altrimenti, per quanto dovrebbero aspettare gli autori?

Hanno scadenze ragionevoli:

1. Scadenze per la presentazione : capisco che ci sono diversi motivi per le diverse scadenze per la presentazione, come server instabili che richiedono attenzione personale. Qualunque sia la scadenza, tuttavia, pubblicala chiaramente e convertila in un fuso orario familiare per la maggior parte dei tuoi mittenti (come l'ora orientale o ET, negli Stati Uniti). Una buona filosofia per i siti Web delle conferenze è che se puoi salvare n persone ogni 1 query di ricerca, per favore fallo!

2. Scadenze per la registrazione : per le scadenze per la registrazione anticipata, l'unica scadenza razionale è la fine della giornata, in qualsiasi fuso orario. Questo è ciò che viene annunciato sui blog e viene inserito nei calendari. Non c'è motivo di farlo alle 15:00 ET (ahem).

Incoraggia CouchSurfing come alloggio

Non sto dicendo di legare le persone a CouchSurf , tuttavia immagina che con la raccomandazione dell'hotel aggiungi una pagina in cui i ricercatori locali (o gli studenti, come immagino, sarebbero utilizzati principalmente dagli studenti) potrebbero pubblicare un messaggio che dice "Posso ospitare così tante persone , mandami una mail".

Solo le persone pronte a farlo lo userebbero. Ad esempio, per gli studenti che partecipano alla conferenza può essere un buon modo per:

• Abbassa i biglietti d'ingresso (non paghi per l'alloggio) (per il couchsurfer)
• Non un CouchSurfing casuale, incontrare persone del campo, avere una migliore interazione (sia per il couchsurfer che per l'host)
• Visita i luoghi da vedere in città con qualcuno che lo conosce, goditelo al massimo.

Immagino che questo possa essere molto lavoro da fare da zero, tuttavia potrebbe essere possibile avere un'organizzazione specializzata in CS per farlo per l'organizzatore della conferenza poiché fa pubblicità per loro senza molto lavoro. Win-win.

So che questo non sarà usato da tutti, ma credo che chi lo utilizza ne trarrà davvero beneficio (esperienza personale, mi sono sempre divertito molto CS).

(questo non è specifico per le conferenze TCS, ma funzionerebbe per conferenze migliori in generale)

Una bella idea che ho visto in una conferenza matematica per giovani ricercatori è chiedere a tutti i partecipanti di scrivere una breve "dichiarazione di ricerca" - nel caso di partecipanti junior che non hanno ancora molti risultati, una descrizione degli interessi sarebbe OK. Quindi, qualche tempo prima della conferenza, le dichiarazioni sono pubblicate sulla pagina web. Un esempio funzionante di questo: http://bcc.impan.pl/12Young/uploads/statements.pdf (conferenza nella teoria dei gruppi geometrici)

Penso che ciò sarebbe particolarmente utile per i partecipanti junior che soffrono del problema "Non conosco nessuno qui", ma anche il contrario, dal momento che anche gli studenti non sono più una massa anonima. Naturalmente, questo è piuttosto fattibile per conferenze / seminari più piccoli, non per eventi di 400 persone, ma penso comunque che valga la pena implementarlo.