Un cliente mi ha recentemente inviato un'email chiedendo i file di origine da un progetto che ho realizzato per loro due anni fa. Non ho i file di origine poiché era tanto tempo fa e il cliente ha detto che era molto poco professionale e strano non conservare i file di origine per tutti i progetti che faccio.

C'è un periodo di tempo abituale in cui dovresti aspettarti di conservare i file di origine? Dovresti conservare tutti i tuoi file sorgente per i progetti e non sbarazzartene mai?

La mia azienda non è un servizio di backup per nessun cliente.

Tutti i client dovrebbero eseguire il backup dei file che hanno ricevuto da soli . Non è mia responsabilità essere un servizio di backup indefinito per qualsiasi client, mai.

I clienti non stanno pagando una tariffa regolare per la manutenzione delle attrezzature, l'aggiornamento dei dischi rigidi, l'acquisto di dischi rigidi aggiuntivi secondo necessità, la manutenzione del software, ecc. Pertanto i clienti NON mi compensano per il backup dei loro file. I clienti non hanno pretese per nessuno dei backup della mia azienda . Mantengo i backup per la mia azienda proprio come dovrebbero fare per la loro attività . Se avessi eseguito un servizio di backup, ci sarebbe una quota di abbonamento mensile e contratti in essere per tale servizio. Aspettarsi che la mia azienda conservi i vecchi articoli di cui la tua azienda potrebbe aver bisogno in futuro è ridicolo.

Vorrei essere chiaro ... Ho dei backup per la mia attività da quando, beh, anche prima della sua nascita. Penso di avere file con più di 30-35 anni. Le probabilità sono molto alte e dovrei aver bisogno di un file di 10-20-30 anni fa. La possibilità di aprirlo (ad es. Pagemaker, Freehand, Quark, Dimensions, ecc.) Può essere un'altra questione, ma probabilmente avrò i file.

La differenza qui è ciò che il cliente potrebbe richiedere ...

Essenzialmente i miei backup sono lì per supportare le mie relazioni con i clienti e facilitare il mio flusso di lavoro , ma i miei backup non sono mai spazio libero per i client per recuperare i file in un secondo momento solo perché il client li richiede .

È in qualche modo poco professionale per un client chiedere "file sorgente" senza compensare tali file. Qui, i file di origine costano sempre denaro . E 'anche un po' "poco professionale" per il vostro cliente di non essere il backup dei propri file e basandosi su alcuni affari estranei a mantenere il loro importante contenuto digitale.

Non è poco professionale non riuscire ad avere un backup di 2 anni dei loro file se non sono clienti da due anni. In effetti, spesso è normale non avere file per client più vecchi. E anche se si dispone di loro, si sono non obbligato a fornire loro. È il tuo backup, non il loro.

Le mie procedure di backup ....

Non ci sono regole reali al riguardo. In generale, conservo i file fino a quando lavoro ancora con un client o fino a quando diventa scomodo mantenerli.

Io sostengo un ridondante tripla corrente di backup in tutti i tempi, che comprende tutti i clienti relativamente attivo in aggiunta a tutto il marchio del cliente, illustrazione personalizzati, immagini ad alta risoluzione, ecc

La tripla ridondanza e il sistema di backup incrementale mi consentono di rimuovere un file o più file dalla mia directory di lavoro principale con la consapevolezza che il file che ho rimosso è già stato sottoposto a backup in almeno altre 2 posizioni . Questo tende a mantenere la mia directory di lavoro principale a dimensioni ragionevoli. Spesso rimuoverò archivi .zip o file forniti dal client, o precedenti, non approvati / rifiutati, iterazioni di un progetto - fondamentalmente le cose superflue che non sarebbero comunque necessarie in futuro. Ancora una volta, rimuovo questi file ma so che esistono anche in almeno altre 2 posizioni. Quindi sto davvero solo potando la directory SOURCE, non i backup. Le singole directory di progetto qui possono facilmente superare 10 o 100 di GB a volte. Quindi alcunila considerazione delle dimensioni complessive del backup è un tipo di imperativo. Tutto ciò che posso fare per garantire che vengano conservati file importanti riducendo al contempo la quantità totale di MB / GB / TB necessari per il backup è una buona cosa. Se tutto ciò che avevo fossero 50-100 MB di file HTML / PHP / CSS e immagini Web del sito Web, probabilmente terrei assolutamente tutto.

Tendo a ricostruire i miei backup interamente ogni 4-6 anni. Quello che faccio è disconnettere uno dei RAID di backup e memorizzarlo (cassetta di sicurezza). Riformatta l'altro RAID di backup, aggiungi un nuovo RAID di backup e fai il backup di tutto a partire da quella data. Con questo metodo non viene mai eliminato nulla, ma i file più vecchi non fanno più parte di un backup ridondante . Se l'unica posizione di un particolare file client è su quel singolo disco rigido archiviato nella cassetta di sicurezza, e quel RAID sembra fallire, beh, ho perso quei file di progetto. Pertanto, per qualsiasi progetto di età superiore a 4-6 anni è possibile che i file siano stati rimossi, persi o distrutti a causa della corruzione.

Da quando ho implementato tutto questo circa 15 anni fa non ho perso un singolo file. Non uno. Certo, potrebbe volerci la parte migliore di una settimana per ripristinare le cose da vari RAID di backup, ma la cosa importante è che ho ancora tutto.

Carica se hai intenzione di scavare per questo .....

La dura realtà è qualcosa di più di 3/6 mesi o forse 1/2 anni dovrebbe essere considerato sparito dal cliente, anche se mi capita di avere ancora i file. Sicuramente addebiterei una tariffa oraria per verificare se ho ancora i loro file e il tempo necessario per recuperare qualsiasi cosa io possa avere, il tutto associato a una tariffa minima. Ciò oltre a qualsiasi commissione di consegna per i file. I clienti che non riescono a mantenere i propri backup sono responsabili delle spese associate alla perdita dei propri file.

A meno che un cliente non mi stia pagando per l'archiviazione, non sono responsabile per il backup di qualcosa per loro. Sottolineerò di nuovo che se il cliente vuole assumermi per l' aggiornamento a un vecchio progetto, non ho problemi a immergermi nei miei backup per recuperare il vecchio progetto (eventualmente risparmiando i soldi del cliente). Ho davvero problemi con l'uso del mio backup solo per essere una fonte per la consegna dei file perché alcune altre aziende non sono riuscite a mantenere il proprio backup.

I clienti subdoli ......

Inoltre, tieni presente che alcuni clienti casuali o forse nefasti o non etici possono usare il passare del tempo come metodo per aggirare le tue pratiche standard . Non è sempre dannoso in natura, ma può esserlo. Il cliente sa bene che addebiti una commissione per i file di progetto. Non vogliono pagare quella tassa quando completi il ​​progetto inizialmente. Nessun problema. Consegnate ciò che il contratto prevede di consegnare, il cliente paga voi e tutti vanno avanti felici.

Qualche tempo dopo, di solito un anno o più, il cliente può tornare a chiedere i file di progetto come se "li avessero persi" o "fossero stati erroneamente distrutti" fingendo di essere stati consegnati inizialmente come parte del progetto. Questo viene fatto nella speranza che potresti non ricordare i dettagli. Sii cauto con questa pratica. Come ho pubblicato non è sempre di natura dannosa, a volte i clienti dimenticano onestamente che ti fanno pagare per i file di progetto. Tuttavia, può anche essere molto intenzionale e pensato per tentare di eludere il pagamento mentre si ottengono i file. Ho incontrato entrambi nel corso degli anni.

Tl; dr:

I miei backup sono per la mia azienda , sono i miei . I miei backup non sono per il business dei clienti e il client non ha "diritto" ai miei backup senza compensazione. I clienti sono interamente responsabili al 100% dei propri backup.

Sono stato sia quello con i backup che quello che aveva bisogno di un backup. In generale, a meno che non sia difficile conservare i propri file (ad esempio, i terabyte di video o i contratti lo vietano), è necessario conservarli.

Ci sono momenti in cui un file viene accidentalmente eliminato o danneggiato, la modifica viene sincronizzata con Dropbox ecc. E non si nota per 6 mesi che il file di origine è sparito.

L'unica soluzione a questo tipo di scenario è di avere più backup di tutto il tempo, pile di vecchi dischi rigidi fondamentalmente che non vengono mai toccati dopo aver effettuato il backup e questa non è una normale strategia di backup.

Quindi, alla fine, dovresti conservare i backup per tre motivi:

1. In un caso come questo puoi aiutare il tuo cliente, il che ti fa sembrare più professionale
2. Il lavoro che hai fatto è il tuo lavoro, dovresti conservare la prova che lo hai fatto almeno per i tuoi record per il tuo riferimento
3. Infine, se un cliente ritorna tra 10 anni e chiede variazioni del logo, quali sono le probabilità che abbiano i tuoi file sorgente originali in un formato che ti piace? (Ho dovuto fare in modo che i progettisti ricreassero gli svg di origine per i loghi più volte perché il client ha perso i file che li abbiamo inviati anni prima.)

Il tuo compito non è quello di fornire un servizio di backup, ma il tuo compito è quello di fornire un buon servizio clienti.

Se fare X ti offre un servizio migliore ai clienti e farti apparire migliore, allora fai X. Ci sono pochissime eccezioni.

Piccole cose come questa sono la differenza tra un professionista con cui i clienti vorranno lavorare di nuovo e farebbero riferimento a un appaltatore senza volto casuale il cui nome i clienti dimenticano non appena il progetto viene consegnato.

Conservo file di progettazione, codice, ecc. A tempo indeterminato. È economico e i miei clienti abituali lo apprezzano, non che ne siano consapevoli direttamente, ma quando tornano non devo rifare da zero il lavoro precedente.

Tuttavia, per me, c'è un motivo più importante. Anche se non ho mai affrontato problemi legali o responsabilità, avere documenti e file per tutto ciò che ho fatto mi fornisce un po 'di protezione se qualcuno dovesse venire a chiedere. Che si tratti di protezione IP (es. Invenzioni, segreti commerciali, ecc.) O anche dell'improbabile possibilità di una causa che suggerisca la responsabilità per danni, posso mostrare 1) cosa ho fatto, 2) quando l'ho fatto, 3) chi mi ha contratto per fare il lavoro, e 4) quale fosse il contratto.

Non ci vuole molto sforzo o tempo, ma ci vuole cura. Uno dei maggiori problemi è trovare il vecchio software, quindi quando completo un progetto mi assicuro che venga eseguito il backup di tutto il software di progettazione, insieme alle informazioni sulla licenza e alle eventuali librerie / file / dati necessari per ricostruire l'ambiente in caso di necessità . Raramente ho dovuto tirare fuori questo genere di cose - di solito quando il software e i file diventano incompatibili con le ultime versioni, è garantita una versione completamente nuova. Tuttavia, ho intrapreso progetti vecchi che sono stati gestiti male da altri abbastanza volte per conoscere il valore di poter ricostruire un ambiente obsoleto.

Tuttavia, faccio pagare secondo necessità. Se stanno chiedendo file che hanno già acquistato ed è abbastanza recente da richiedere poco sforzo e non addebito nulla. Ma se stanno chiedendo qualcosa di diversi anni e devo passare attraverso i vecchi media, o se stanno chiedendo materiali aggiuntivi che non hanno acquistato originariamente, li addebiterò secondo il nostro accordo originale o avrò un discussione con loro sui loro bisogni. Se ciò è secondario a un nuovo progetto che vogliono che io faccia, incorporerò questi costi nel nuovo progetto. Questo non è un servizio gratuito, è principalmente casuale per soddisfare le mie esigenze.

La breve risposta:

È necessario conservare i file per tutto il tempo specificato nel contratto.

Ho lavorato con clienti che volevano tutto e mi hanno fatto eliminare tutta la materia prima e ho lavorato con clienti in cui abbiamo mantenuto un backup per un certo periodo di tempo. Ma sempre: come specificato nel contratto, in questo modo non si può sbagliare.

Parlando dal lato client, mi aspetto che il progettista conservi i miei file fino al termine del progetto, più un tempo ragionevole dopo il quale potrei chiedere modifiche o aggiunte. Da sei a dodici mesi sarebbe un tale momento. Se le invio due settimane dopo che il progetto è finito e dico "potrei fare un'altra X come quelle che hai fatto?" e hanno risposto che non hanno più i file sorgente, sarei sorpreso.

Il tuo cliente ha ragione nel ritenere che più professionale più tempo mi aspetterei di poterlo fare. Sarei sicuramente felice se riuscissi ancora a soddisfare la mia richiesta dopo due anni. Non sarei del tutto sicuro se puoi, ma sarebbe un segno positivo.

Buona domanda e immagino che dipenda, ma in generale tu come fornitore di servizi dovresti sempre anticipare questa situazione ed essere pronto a rispondere a qualcosa di simile. O addebitare il backup dal primo giorno o fornire un backup sufficiente a condizione che il client fornisca nuovo lavoro + un numero di anni di backup "gratuito".

1. Incoraggio sempre e ripetutamente tutti i miei clienti a conservare la propria copia dei miei risultati. Che si tratti di file modificabili o di semplici esportazioni di PDF (quando i file modificabili non vengono consegnati).
2. Non eseguirò mai il backup dei file che sono stati distribuiti e non utilizzati. Quindi, se un cliente invia 500 immagini e ne utilizziamo solo 10 nella brochure, non salverò le altre 490 immagini quando il lavoro verrà consegnato e pagato. Sono solo i miei risultati effettivi a eseguire il backup. Rimuoverò anche tutte le bozze di PPT, DOC, ecc. Che abbiamo usato per completare il lavoro quando tutto il contenuto è stato estratto da questi.
3. Per i clienti più grandi con lavori in corso sparsi per molti anni, in realtà garantisco da 3 a 5 anni di backup per tutto ciò che viene consegnato, incluso nelle mie commissioni. Questo è qualcosa che annotiamo nel contratto e avrò due copie identiche di ogni lavoro su due unità hdd separate e in alcuni casi anche un terzo backup cloud. I clienti sanno che stanno pagando per questo. Alcuni clienti in realtà mi richiedono di caricare tutti i risultati finali sul loro ftp interno senza alcuna eccezione, ma è anche qualcosa che stanno pagando.
4. Per i clienti più piccoli o una tantum, eseguirò anche il backup dei loro file a tempo indeterminato, ma generalmente tendo a ripulirli gradualmente dopo 3-4-5 anni se non sono stati presi altri contatti per lavoro aggiuntivo o non vi è alcun contratto o clausola forzata io per mantenere i file per sempre.

Bene, dato che sono abbastanza orgoglioso della maggior parte del lavoro che faccio per un cliente, NON conservo quei file per loro, ma per me stesso.

Mentre è utile mantenerli salvati dato che un vecchio cliente potrebbe chiedere modifiche dopo mesi di completamento del progetto.

Non vedo alcun motivo per ELIMINARE i file, a meno che tu non abbia odiato davvero quel progetto e non vuoi più sapere nulla al riguardo, ma anche in quei casi, mi piace mantenere quei file come una storia del mio lavoro, Posso sempre tornare a quei file e vedere quanto sono cresciuto come designer.

Anche i miei disegni personali sono sempre memorizzati. E ora l'archiviazione dei dati è troppo economica, quindi non ci sono scuse per eliminarli.

I fatti

Senza un contratto o un accordo, non c'è certamente alcun obbligo di conservare copie di backup del lavoro svolto in passato per i tuoi clienti, e non credo che la maggior parte delle persone si aspetterebbe da te. In effetti, dubito che anche il cliente nella tua storia si aspettasse sinceramente che tu (Data si perda; le persone si scontrano.) Ma è sicuramente una buona pratica, se non per il loro bene, quindi per il tuo.

Consigli non richiesti

Se sei uno studente di design in difficoltà, non ti preoccupare. Se possiedi o gestisci un'attività di successo o qualcosa del genere; è nel tuo interesse investire in una soluzione di archiviazione più completa. Di sicuro. Questo non vuol dire che ne hai bisogno. Lo vuoi.

Non è davvero una situazione in cui x ha ragione e y ha torto. È più come ..

• Quanto sei professionale?
• Quanto sei orgoglioso del tuo lavoro?
• Quanto sei attaccato o investito emotivamente?
• Quanto ti preoccupi della percezione pubblica del tuo io / affari / lavoro / arte / servizio / qualunque cosa?
• Sei pensieroso?
• Ti importa?
• Sei interessato unicamente al tuo guadagno personale e finanziario?
• Sei un tipo nudo o un miglio extra?

Prove aneddotiche

Un'esperienza personale: di
recente, ho contattato uno studio di registrazione indipendente su un paio di dischi realizzati tra il 2007 e il 2010 (o quasi) da un mio amico e dalla sua band. No, probabilmente non ne hai mai sentito parlare. L'ingegnere non sembrava nemmeno sapere di chi stessi parlando. Che va bene; Non avevo mai sentito parlare di lui o del suo studio prima d'ora.

Cosa mi aspettavo?
Mi aspettavo che rimanesse così; avrebbero detto di no o mi avrebbero ignorato del tutto, non molto tempo prima di tornare all'oscurità. Dimenticherei il loro nome e dimenticherei la loro esistenza, per sempre ...

Che cosa è realmente successo?
Un giovane impiegato entusiasta (stagista? Assistente .. persona?) Mi ha contattato presto il giorno successivo; mi ha invitato a venire a raccogliere tre DVD a doppio strato contenenti tutti gli steli audio grezzi (e misti), i file di progetto ProTools, ecc. registrati su più sessioni. Sono stato invitato a bere una birra alla fine della giornata e a venire a visitare lo studio durante la settimana. E ora li associo a questa grande esperienza positiva. Non li dimenticherò mai. Li consiglio sempre.

TL; DR:
mi aspettavo che ci fossero backup? No.
Sarei arrabbiato se non ce ne fossero stati? No.
Sarei ragionevole se lo facessi? Non proprio.
Sarei stato deluso? Un po.
Ero entusiasta di scoprire che c'erano dei backup? Sì.