Come ha suggerito Rafael:
Nessun carattere speciale e spazi nei nomi dei file e tutto ben ordinato in cartelle.
In generale
Per nominare le mie cartelle principali, mi piace usare i miei "numeri di progetto" e questo corrisponde anche ai numeri di fattura.
Mi piace perché posso usare il comando di ricerca o semplicemente aprire la mia cartella "work-in progress" e digitare i primi numeri di un progetto per raggiungerlo. È anche più facile trovare la fattura corrispondente e la scheda del progetto in questo modo se devo verificare i dettagli al riguardo.
Inoltre è soddisfacente guardare tutte le cartelle numerate ben ordinate! Sono ora nella mia cartella n. 1700, è davvero il miglior sistema che ho trovato per non perdersi se hai molti progetti e 5-10-15 anni di archivi. Fornisce una rapida anteprima di quanti progetti sono in corso e non ho bisogno di aprire 2-3 cartelle per ottenere i miei dettagli; è tutto sul nome della cartella principale (es. client, versione, tipo di progetto, numero di fattura, ecc.)
Le versioni di prove e file ottengono un numero diverso alla fine del nome del file. Preferisco così perché molte revisioni possono essere fatte su progetti urgenti nella stessa giornata. Per questo motivo non utilizzo le date.
Esempio per diversi set di prime bozze:
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-1
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-2
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-3
Esempio per diversi set di revisioni:
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 01-1
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 02-1
12345A_AbrevOfClient_ProjectName 03-1
Quando devo inserire quel file in un "file di prova" con le versioni, aggiungo i dettagli di contatto, il numero di progetto, la data, i colori e la nota sulla proprietà intellettuale. Ho chiamato quel file qualcosa come "12345A_AbrevOfClient_ProjectName PF01 " e ogni pagina della prova ha un grande 01A - 01B - 01C - 01D. Il cliente può semplicemente tornare da me con le sue revisioni citando ad esempio "Mi piace il titolo di 01B e il testo del corpo di 02A".
Quando avrò una revisione sullo stesso progetto in seguito (ad es. Dopo che il progetto è stato archiviato e approvato) , quel progetto ha una nuova cartella creata ma la cambierò con la lettera "B", ecc. In questo modo negli archivi è facile da trovare e so sempre qual è l'ultima versione.
Esempio per diverse versioni dello stesso progetto una volta archiviato:
12345 A _AbrevOfClient_ProjectName01-1
12345 B _AbrevOfClient_ProjectName01-1
12345 C _AbrevOfClient_ProjectName01-1
Uso solo la cartella di un client con il nome del client per i miei archivi. Sul mio disco principale di lavoro, preferisco quando la cartella dei progetti inizia con il numero di fattura / progetto, è più facile da trovare e non ho bisogno di aprire 2 cartelle per accedere al mio progetto.
Gli esempi seguenti sono la mia struttura di progetti di grafica; probabilmente dovrai adattarlo alle tue preferenze. La struttura delle mie cartelle è leggermente diversa per i siti Web; Avrò una cartella di backup, una cartella di immagini (ottimizzata), una cartella grafica (livelli, vettori) e la cartella finale conterrà tutto ciò che è sull'host (comprese le note su impostazioni personalizzate, xml, ecc.) In questo modo I avere sempre una sorta di backup pronto. Sposto i file che modifico nella cartella di backup. Di solito ho bisogno di rinominare la fine dei file o ordinarli in una cartella con un numero per mostrare la versione (1-1, 1-2, ecc.)
La struttura principale della cartella di ciascun progetto:
- Il mio file principale è sempre quello al primo livello. Nessuna confusione
- Non sovrascrivo i file modificati, conservo i file "rifiutati" in una cartella separata, cambio invece il numero alla fine del nuovo nome di file, ad es. 01-1, 02-1, ecc. Il cliente a volte cambia idea, va bene per questo.
- Ho una cartella per le prove e anche le prove sono numerate. Conservo le prove rifiutate per riferimento
- La cartella dei file finali contiene i file finali più recenti. In questo modo, quando un cliente chiede di inviare nuovamente le finali, è ben identificato e facile trovare l'ultima versione
- Conservo sempre tutte le comunicazioni e le immagini originali (e la loro bassa risoluzione originale se suggerivo altre immagini ma non le acquistavo).
Denominazione del file:
- Preferisco usare lo stesso sistema di numerazione per i miei file importati (grafica e alta risoluzione da Photoshop) in questo modo so sempre qual è l'ultima versione e a quale progetto specifico appartiene.
- Se non si apportano modifiche a un file, mantengo il nome del file dal progetto originale da cui proviene. Evita molti collegamenti errati per avere nomi precisi come questo.
- Conservo i file di livello in una cartella separata (mi piace appiattire il mio .psd e importare .eps nel software di pubblicazione)
- Uso sempre le estensioni
- Se devo rivedere un file finale, rinominerò semplicemente la fine del file finale "v2, v3, ecc."
Messaggi di posta elettronica
Tutte le mie comunicazioni e-mail iniziano chiaramente con una struttura come questa, quindi è facile dare seguito:
- 01 PROOF - Nome del progetto qui
- 02 PROOF - Nome del progetto qui
- FILE FINALI - Nome del progetto qui
- FINAL FILES v2 - Nome del progetto qui
- eccetera.
archivio
La cartella di ogni progetto viene inviata alla cartella di un client con il suo nome
E archivio su 2 backup esterni su diversi dischi rigidi (un backup e un backup di un backup). Cambio questi HD ogni 3-4 anni per nuovi.
Login
Non ho davvero bisogno di usare un registro; Posso semplicemente utilizzare il mio software di contabilità o fattura per i registri e cercare lì se ho bisogno di qualcosa (ad esempio FreshBooks, Quickbooks, ecc.) Tutti i dettagli sono presenti e corrispondono ai nomi dei miei progetti.