Come posso bloccare Microsoft Word per proteggere il nostro marchio?

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Ho rinominato la nostra organizzazione un paio di anni fa e ho creato modelli di Word molto "facili da usare" per cose come carta intestata, moduli e documenti lunghi. Per quanto intenzionali possano essere i miei collaboratori, non sono molto esperti di Word e / o pensano di essere geni creativi e di solito finiscono per distruggere il marchio e la guida di stile che ho lavorato così duramente per creare. Ho provato a bloccare Word ma è piuttosto bizzarro e ha causato troppo mal di testa alle persone per attivare / nascondere o imparare come funzionano gli stili di Word. Ho anche provato a formare in modo proattivo le persone su come usare Word nel modo "giusto" ma non funziona. In un mondo perfetto vorrei che tutti i documenti arrivassero nel mio ufficio dove potevo assicurarne il design prima di andare al pubblico, ma qui non è possibile.

Qualcuno può suggerire il modo migliore per proteggere il nostro marchio e consentire comunque ai colleghi di creare i propri documenti? Software diverso, flusso di lavoro, niente ???

branding microsoft-office

— Andy Shaffer
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Quanto è grande l'organizzazione?

— e100,

Siamo un distretto scolastico pubblico urbano. Oltre 200 utenti a livello distrettuale.

— Andy Shaffer,

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È un problema politico, non tecnologico.

Dovresti avere un documento di guida di stile di identità di marca di alcuni tipi che mostri l'uso appropriato degli elementi visivi e cosa fare e non farne.

I modelli possono essere forniti a titolo di cortesia, ma devono essere una politica: "Tutti i materiali distribuiti devono aderire alla Guida allo stile. Tutti i materiali di marketing devono essere rivisti da [inserire il proprio nome o reparto] prima di firmare per la produzione e la distribuzione ".

— DA01
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E la politica deve avere i denti. È una questione di negoziazione con il più alto livello di burocrazia a cui hai accesso, ma deve venire dall'alto o il più vicino possibile.

— Alan Gilbertson,

Grazie DA01! Sono totalmente d'accordo e l'ho espresso ai miei superiori. Stiamo continuamente combattendo e istruendo i vertici aziendali per vedere quanto sia importante il nostro ruolo nell'organizzazione e, cosa ancora più importante, la qualità e la coerenza della nostra identità visiva. Essendo in pubblico, quella battaglia richiederà del tempo. Immagino sia per questo che sto cercando una soluzione tecnologica che posso implementare molto più velocemente di una burocratica. L'altro mio problema è che il mio ufficio è composto solo da 2 persone e non ci sono soldi per espandere e coprire il carico di lavoro delle prove, quindi di nuovo per una soluzione tecnologica.

— Andy Shaffer,

Oh, un'altra cosa. Ho implementato una guida di stile con il lancio, tuttavia abbiamo un problema con competenza di Word tra gli utenti. Non è che non vogliono seguire le mie linee guida, è che non sanno come ... un altro motivo per bloccarlo.

— Andy Shaffer,

Il problema è che non si tratta di un problema tecnologico, quindi lanciare la tecnologia su di essa non farà davvero molto male alle cose e, semmai, aggiungerà solo più chiavi agli ingranaggi della burocrazia. Per quanto riguarda la competenza del software desktop ... questo è un problema ovunque ... e scoprirai che è solo una scusa per l'utente finale di trovare alternative all'utilizzo dei tuoi modelli bloccati. Sicuramente hai il tuo lavoro fatto per te, sfortunatamente. : /

— DA01

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Sono d'accordo al 100% con il commento di DA01. Senza una sorta di mandato proveniente dall'alto, qualsiasi tentativo tecnico può essere compromesso a piacimento.

Tuttavia, Word ha una funzionalità "Proteggi documento". In Office 2003, ha consentito solo la modifica dei commenti. A partire da Office 2007, è possibile creare moduli e consentire solo la modifica dei moduli. Sembra fornire un controllo abbastanza decente, ma non sono sicuro di come influenzerebbe i tuoi progetti (es. Layout di più pagine, ecc.)

Non so quanto funzioni in pratica. Ho usato la cartella di lavoro / foglio di lavoro Protect in Excel abbastanza regolarmente (con buoni risultati), ma non ho mai provato a distribuire un documento Word protetto. In bocca al lupo!

Fare clic su "Proteggi documento" nella scheda Rivedi barra multifunzione per visualizzare questa finestra di dialogo:

Finestra di dialogo Proteggi documento

— Farray
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È utile saperlo. Ho odiato il "Ribbon" (tutto ciò che mi ostacola o mi rallenta diventa così scarso) così tanto che mi sono bloccato con il 2003. Ho scoperto che tutti i miei clienti esperti di tecnologia hanno fatto lo stesso, quindi sono le persone con problemi di tecnologia che hanno 2007 e 2010. Contrariamente alla ricerca UX off-the-wall di Microsoft, le nuove versioni sono molto più difficili da lavorare per queste persone, perché lo stile dell'interfaccia utente è molto diverso da tutte le altre applicazioni.

— Alan Gilbertson,

@Alan una delle cose positive della barra multifunzione è che ora tutto ha una scorciatoia da tastiera. Nella versione precedente, alcuni elementi potevano essere raggiunti solo tramite i tasti freccia del menu o il mouse.

— Farray,

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c'è una certa ironia in questo, non credi? :) Il miglioramento di KBSC si qualifica sicuramente per un premio "caratteristica meno rilevabile" ... di certo non è stato menzionato nella campagna pubblicitaria. È l'unica cosa che mi avrebbe venduto sulla nuova interfaccia utente.

— Alan Gilbertson,

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Imposta l'intestazione e / o il piè di pagina come desiderato.
Inserire un'interruzione continua sulla prima riga del documento.
Crea il resto del documento come desiderato.
Proteggi il documento come modulo, assicurandoti che la prima sezione (la parte prima dell'interruzione continua) sia l'unica sezione protetta.
Salva il tuo documento.

— Ryan
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Autore per cosa? Consegna fisica o consegna elettronica?

Consegna fisica: far stampare una testata / carta intestata da una stampa commerciale. Quindi chiedi ai dipendenti di usare quei pezzi prestampati nelle stampanti per ufficio. Fornire solo un framework di Word in modo da non sovraccaricare la grafica prestampata.

Consegna elettronica: non credo che si possa fare molto. La parola è ... beh ... Parola.

— Scott
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Questa probabilmente non è un'opzione per le organizzazioni più piccole, ma le aziende più grandi potrebbero impiegare sistemi di preparazione dei documenti nei loro flussi di lavoro.

Il contenuto sarebbe preparato attraverso una serie di moduli o semplicemente un normale elaboratore di testi. Quindi verrebbe trasferito a un sistema di preparazione dei documenti come LaTeX, ConTeXt, Halibut, ecc., Che applicherebbe ad esso il modello appropriato.

Molte soluzioni ECM offrono questo tipo di funzionalità. Puoi persino scansionare documenti fisici esistenti, digitalizzarli e produrre un PDF coerente con il tuo marchio.

Inoltre, non l'ho provato, ma presumibilmente InCopy e InDesign possono essere utilizzati per implementare flussi di lavoro gestiti tra designer e copywriter anche in piccole organizzazioni.

— Lèse majesté
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In Word 2010, puoi limitare la modifica dei modelli per consentire solo la modifica del contenuto (nessuna modifica del formato), il che aiuta molto. Apri "Rivedi" nelle barre degli strumenti Seleziona "Limita modifica", quindi configura le tue esigenze.

— Scott Jones
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