Ciao, sto lavorando come principale graphic designer / stampante in un negozio di insegne. Abbiamo un flusso di lavoro costante che è continuo. La pressione fluttua ma è piuttosto costante.

Mi piacerebbe sapere se qualcuno ha qualche consiglio o sistema che potrei implementare per aiutare a gestire e sentirsi sotto controllo all'interno della gestione e del processo di progettazione.

Attualmente esco dal lavoro il giorno in cui lo ricevo e ordino la pila dal periodo più breve a quello più lungo. Il mio regista mi chiede di mirare a portare a termine il lavoro entro 2 giorni, ma non riesco a tenere il passo.

Una parte importante non è solo quella di destreggiarsi tra i compiti di stampa dei progetti, ma anche di lasciare tempo a lavori urgenti che continuano a spingere in avanti.

Qualche consiglio o modo in cui altri hanno gestito il carico di lavoro? Questo è il mio primo lavoro di progettazione in cui ho lavorato per 3 anni e mezzo e sento che potrebbero esserci modi più intelligenti là fuori per rendere le mie giornate meno stressanti!

La risposta facile sarebbe coinvolgere un altro designer, ma non dipende proprio da me :)

Hai mai provato qualcosa come Trello ?

Trello è uno strumento utile per organizzare le attività all'interno dei progetti ed è incredibilmente facile da usare. Ed è gratuito per l'uso di base. È stato progettato per le aziende che praticano lo sviluppo Agile, ma è ottimo per chiunque desideri tenere traccia di ciò che sta accadendo in qualsiasi momento dello sviluppo di un progetto (lo uso nel mio lavoro quotidiano e per i miei progetti personali).

Un esempio di come potresti impostare le cose:

1. Crea una nuova bacheca per ogni cliente.
2. Su quella scheda, creare colonne per tenere traccia dei passi di avanzamento.
3. Nelle colonne vivono le carte per ciascun progetto / incarico.

Un esempio di come è possibile tenere traccia dei progressi di un determinato progetto (gli elementi in grassetto sono nomi di colonne):

• Progetti ricevuti: è qui che inizia un progetto. Quando viene ricevuto un nuovo incarico, qualcuno crea una carta per esso e aggiunge il / i progettista / i ad esso che ci lavorerà. Puoi anche aggiungere etichette speciali o addirittura scadenze alle carte che cambiano colore man mano che la data si avvicina.
• Brainstorming: quando qualcuno è pronto a lavorare sull'assegnazione, sposta la scheda in questa colonna, quindi fai un po 'di brainstorming e aggiungi tutte le foto dalle tue strisce bianche o schizzi che potresti avere.
• Mock-up: sposta qui la carta e una volta che hai delle composizioni a bassa fedeltà puoi assegnarle.
• Revisioni: sposta la scheda in questa colonna per mostrare che il progettista sta per incorporare il feedback del cliente o dei colleghi. È possibile aggiungere commenti su ciò che è stato discusso durante le riunioni o per telefono. I commenti sono timestamp, molto utili se è necessario tornare più tardi.
• Pre-stampa: se il tuo progetto è in fase di stampa, sposta qui la scheda per mostrare che le modifiche non vengono più apportate e che i file sono pronti per la stampa.
• Finito: la migliore colonna! Quando la carta si sposta qui, c'è una storia completa di tutto ciò che è accaduto durante la vita del progetto. E se hai creato una bacheca per ogni cliente, hai uno sportello unico organizzato per tornare indietro e vedere tutto quello che hai fatto per loro.

Questo è solo un esempio. Potresti anche avere solo una tavola enorme e usare una nuova carta per ogni cliente + progetto. Qualunque cosa si adatti meglio alle tue esigenze. Suggerirei di giocarci (poiché è gratuito) per vedere se è adatto al tuo flusso di lavoro e al tuo stile.

Molte, molte, molte lune fa ho avuto un lavoro in un ambiente di produzione che richiedeva una rapida inversione di tendenza dei "progetti". Uso le virgolette perché in realtà era molto più impaginabile, layout o produzione di quanto non fosse il design reale.

Questa è stata davvero una posizione preziosa per la mia carriera nel suo complesso. Mi ha dato una solida base nella produzione che mi ha servito bene nel corso degli anni. Quindi, anche se può essere più produzione che design, c'è molto da dire per passare qualche anno in quel tipo di ambiente.

Quando lavoravo in questa posizione, usualmente sputavo quotidianamente 70-100 progetti . (nessuna esagerazione, ho tenuto traccia) Molte di queste erano semplici "metti un nome su un modello di biglietto da visita" o cose del genere. Ma c'era una montagna di lavoro e solo io stesso per affrontare tutto. Questo era prima dei giorni di Internet, con 8 MB di RAM era ENORME (sì MEGAbyte). Con Photoshop 3/4, Illustrator 7/8 e QuarkXPress 2/4 (YUCK!) ... Quindi ... è stato parecchio tempo fa. I sistemi erano più lenti e tutto richiedeva molto più tempo, quindi abituare i colleghi a farmi respirare mi ha richiesto un po 'di sforzo.

Quello che ho imparato ad aiutare nell'organizzazione ...

1. OGNI lavoro deve avere un ticket di lavoro che descriva ciò che è richiesto. Questi biglietti devono essere compilati dal collega che richiede il lavoro. Biglietti incompleti o poco chiari avrebbero semplicemente ritardato la produzione e si sarebbe ritenuto che i ritardi fossero dovuti al collega, non a me. Ciò è servito per ottenere biglietti di lavoro accurati e chiari per la maggior parte del tempo.
2. Le offerte di lavoro sono state impilate come ricevute per prime, completate per prime, senza eccezioni . Nuovi biglietti sono stati collocati in fondo alla pila.
3. Personalmente, non ho mai saltato la pila. Qualunque cosa fosse in cima ... è ciò su cui ho lavorato dopo, indipendentemente da cosa fosse o su cosa "mi sentissi" come lavorare. Il ticket di lavoro principale è stato il prossimo ad essere fatto in tutti i casi.
4. Nella mia posizione avevo 6 persone che presentavano i biglietti di lavoro. Ho fornito a ciascuna di queste 2 sole opportunità di "corsa" a settimana. Sì, riceverai ripetutamente richieste per "saltare la fila", ma tutto ciò che fa è causare accumuli. Quindi, fornendo 2 possibilità di richiedere una corsa, li hanno usati con parsimonia piuttosto che per OGNI biglietto.
5. Gli errori / correzioni dovuti ai miei errori venivano sempre trattati come progetti urgenti e completati "successivo". Quindi, non c'è mai stato più di un giorno di ritardo con la correzione. Questi tipi di errori erano più comunemente cose come errori di battitura o disallineamenti: correzioni rapide e facili.
6. Gli errori / correzioni dovuti a un ticket di lavoro difettoso venivano sempre completati entro le 10 del giorno successivo. Quindi non c'è mai stato un tale ritardo con quelli. Ma questi errori probabilmente implicano più di una rapida correzione di errore di battitura.

Oltre a gestire l'afflusso di lavoro, è anche indispensabile mantenere una struttura di file ben organizzata sul computer . Il modo in cui organizzi le cose non è così importante quanto l' intuitiva organizzazione per te. È necessario assicurarsi di utilizzare convenzioni di denominazione di file e directory che consentono rapidamente di trovare elementi. Non nominare tutti i file di biglietti da visita "BusCard1.indd" che non sono utili. Usa identificatori univoci in tutti i nomi di file: nome dell'azienda + tipo di file (ad es. McDonalds_BusinessCard.indd) o altro, purché non generico. Ciò consente di effettuare ricerche più accurate e di identificare il contenuto del file semplicemente in base al titolo del file.

Nel mondo di oggi .. Immagino che la maggior parte dei biglietti di lavoro che avevo ora fossero e-mail. Quindi, ho impostato un indirizzo e-mail specifico solo per i ticket lavoro e ho configurato alcune cartelle di posta in arrivo ... Nuovo, Completato, Ritardato, Rush. Tutte le nuove e-mail di ticket verrebbero archiviate nella nuova cartella, quindi spostate di conseguenza in altre. Ordina il nuovo direttore in ordine decrescente e qualunque e-mail sia in cima all'elenco è il prossimo progetto da completare.

Non so che nulla di tutto ciò ti aiuterà in modo specifico. È proprio come ho gestito le cose. Una cosa importante che ho imparato è parlare se ritieni di essere stato spinto troppo. Nessuno deciderà semplicemente di darti un giorno in più per qualcosa. Molto probabilmente tutto ciò che tocchi è voluto IERI !!!!!!!!. Quindi sta a te fissare le aspettative. Prendi le persone abituate al ritorno di 2 giorni sui nuovi biglietti a causa del tuo carico di lavoro e 1 giorno su modifiche, correzioni o aggiornamenti ... quindi alla fine potresti essere in grado di farli adeguare al turnaround di 3 giorni per i nuoviBiglietti. Questo ti fornirà un po 'di respiro. La verità è che oggi gestisco ancora le cose in questo modo. I nuovi progetti vengono sempre impostati con diversi giorni o settimane alla consegna iniziale, mentre le modifiche, le correzioni o gli aggiornamenti ai progetti esistenti vengono sempre completati il ​​più presto possibile.

Ciò non significa che lascerò cadere tutto non appena arriva una correzione / aggiornamento. Ma piuttosto, quando sto lavorando a un nuovo progetto e arrivo a un punto in cui ho bisogno di prendermi una pausa o devo dare un po ' così posso guardarlo con occhi "freschi", prendo le correzioni / gli aggiornamenti e sputo quelli. Semplicemente non inizio un "nuovo" progetto fino a quando l'ultimo "nuovo" progetto è pronto e non ci sono correzioni / aggiornamenti da fare.

Ho anche l'abitudine di passare la prima o due ore del giorno a fare i compiti di lavoro grugnito come correzioni / modifiche / aggiornamenti. Dal momento che l'estetica è probabilmente già ordinata, c'è meno potere creativo necessario per quelli. Quindi, tradizionalmente è stato un buon modo per me prepararmi per cose più creative più tardi nel corso della giornata.

Nessuna distrazione

La cosa più importante è: non devi essere disturbato tutto il giorno dalle richieste dei venditori, dal telefono e da altre distrazioni. Se lavori con una squadra, una delle squadre deve essere il manager e prendersi cura di tutte queste cose.

Non solo le distrazioni causano perdite di tempo, ma causano anche errori perché distolgono l'attenzione di te e della tua squadra. Dalla mia esperienza, questo è un fattore enorme che influenza la produttività. Se devi rispondere molto al telefono, devi cambiarlo; le persone dovranno abituarsi invece a scriverti, a parlare con il manager o utilizzare il sistema di cartelle che cito nel prossimo punto. Questo è davvero importante.

Cartelle

Ogni progetto dovrebbe avere una cartella con un numero. Tutti i file devono essere nominati di conseguenza per il recupero rapido quando archiviati o quando è necessario lavorarci su.

Ogni cartella deve essere compilata dal venditore con istruzioni chiare; ci dovrebbe essere un posto per dimensioni, colori, data di ricezione, data di consegna e note sui file che sono già forniti. Se c'è una corsa, questo dovrebbe essere approvato dal dipartimento di stima o chiunque stia fissando i prezzi per i progetti. Altrimenti finirai per fare fretta che non è proprio fretta.

Quando ricevi una cartella, se queste istruzioni non sono chiare o incomplete, il manager (o tu) dovrebbe rispedirlo al venditore con una nota su ciò che manca. Questa cartella risale alla fine della riga! Nel tempo, gli addetti alle vendite finiscono per essere più attenti perché soffrono della mancanza di cure e attenzioni; ma risparmierai molto tempo in questo modo e il tuo flusso di lavoro non si fermerà o rallenterà a causa di ciò.

Inoltre, le istruzioni sono utili per verificare più facilmente il proprio lavoro. Le istruzioni dovrebbero essere scritte come punti elenco, come 1.2.3.4 .... Dopo aver fatto una riga di istruzioni, puoi mettere un segno di spunta accanto ad essa. In questo modo non dimentichi nulla. Le istruzioni non devono essere scritte in un grande paragrafo o saranno confuse.

Il modo in cui è possibile creare queste "cartelle" è utilizzando la normale busta marrone o crearne di grandi dimensioni che è possibile riutilizzare; e in ognuno di essi usa un foglio 17x11 "piegato in 2, e stampa campi e righe su di essi come un opuscolo che sarà riempito dai tuoi addetti alle vendite. Ogni set di prove dovrebbe avere la sua cartella per evitare confusione. E tutti questi i fogli dovrebbero essere facilmente reperibili nella busta; in questo modo si hanno sempre riferimenti se è necessario verificare qualcosa dalle prove / richieste precedenti.

Riempire le carte a volte può sembrare fastidioso, ma quando hai delle cose scritte, hai delle prove e hai anche dei riferimenti di cui ti puoi fidare se la tua memoria ti fallisce. Soprattutto con un sacco di stress, aiuta davvero ad usare un sistema con una traccia di carta come questa. Obbliga anche gli altri dipartimenti a svolgere correttamente il proprio lavoro in modo da non dover perdere tempo a fare "puzzle" o a passare del tempo in cose che non dovresti. Non è necessario alzarsi per cambiare una scheda, è sufficiente riempire le cartelle e metterle con la prova.

corsa

Non c'è modo di fermarlo e alcune aziende fanno grandi guadagni semplicemente perché riescono a fornire fretta che altri no. È possibile che lavori per uno di loro! Quindi l'unica cosa che puoi fare è assicurarti di avere un flusso di lavoro efficiente e che nessun progetto lo rallenta.

Ma ci sono alcuni limiti a ciò che può essere fatto. Ciò che deve essere fatto per primo è valutare quanti progetti possono essere realizzati in un giorno e quanti devono essere eseguiti in media.

Di solito, il tuo dipartimento di stima o le persone che hanno fissato i prezzi per i lavori dovrebbero SAPERE quante ore dovrebbero essere dedicate a ciascun progetto e dovresti anche parlarne. Logicamente, se lavori 8 ore al giorno, devono pianificare circa 5-6 ore al massimo dei progetti normali e lasciarti 2-3 ore per la corsa. Ancor meno se si contano l'ora di pranzo e le pause. In questo modo avrai tempo per un certo numero di progetti che devono essere realizzati quel giorno e avrai ancora tempo extra per emergenze imprevedibili. E se non hai fretta un giorno, inizierai semplicemente i progetti del giorno successivo! Ecco come farai sempre tutto in tempo.

I tuoi manager non possono darti 14 ore di lavoro in un giorno e aggiungere fretta e si aspettano che tu sia puntuale; ad un certo punto, la qualità diminuirà e / o ti esaurirai! E comunque, non ha senso; non puoi creare tempo, puoi solo usarlo meglio! Se lo desiderano, dovranno assumere più designer o un manager in modo da poter lavorare in pace e a tempo pieno sui progetti.

Se il tuo capo ti chiede richieste speciali, le fai ma dovrebbero comunque adattarsi al tipo di sistema sopra menzionato. È del tutto normale che lo faccia e dovrebbe semplicemente essere considerato come una corsa; ma se puoi parlare liberamente con lui e chiedergli se può essere fatto come un normale progetto, sarà felice di lasciarti più tempo per queste richieste. Sono affari suoi ed è lì per i soldi dopo tutto.

Programma

Come spiegato sopra, ogni progetto dovrebbe avere un periodo di tempo preciso calcolato per ciascuno di essi. Puoi usare un diagramma di Gantt se può aiutarti a visualizzare meglio il flusso di lavoro, ma francamente, è qualcosa che i dipartimenti che preparano il lavoro per te dovrebbero usare. Con un flusso di lavoro rapido di 2 giorni, è quasi inutile perdere tempo a sistemare il grafico.

Una cosa: non promettere troppo per compiacere gli altri. Sii realista. Non so come sia l'ambiente in cui lavori, ma di solito tutti i dipartimenti finiscono per chiedere ai progettisti richieste extra o maggiore attenzione al proprio progetto. Devi stare attento a questo e continuare a seguire i programmi delle tue cartelle e rispettare le date di consegna per i progetti che erano pianificati per essere realizzati e la vera corsa. Altrimenti finirai per penalizzare te stesso e gli altri collaboratori che sono ben organizzati.

Denominazione dei file

Questo è un sistema che funziona molto bene:

Qual è la convenzione di denominazione dei file che usi per il controllo della versione?

Quando lavoravo in un flusso costante di attività vecchie e nuove, i miei strumenti migliori erano Gmail, Finder in OS X, note per notebook e InDesign.

In Gmail , i miei clienti (o forse il tuo direttore) mi avrebbero inviato e-mail con le attività. Le e-mail hanno una data e talvolta anche una scadenza, quindi è conveniente. Puoi anche creare cartelle, anche questo è conveniente. Se continui a organizzare le tue e-mail in cartelle, o forse lasci quelle per le attività in corso in cima alla tua casella di posta, nel momento in cui accendi il computer al mattino stai guardando le e-mail dei lavori in corso e forse le scadenze come bene.

Nel Finder di OS X , di solito uscivo con tutte le cartelle che avevo creato e creavo una cartella per ogni nuova attività. Ad esempio "2015-08-05-Nome-cliente-nome-progetto". Nominare in questo modo è molto importante perché è così che puoi cercare nel tuo computer tutto ciò che è stato realizzato in "2015-08", ad esempio, e ordinare facilmente i risultati per nome o data modificata. Inoltre, puoi lasciare le cartelle con il lavoro in corso aperto nel tuo Finder, poiché Finder riapre le cartelle che sono state lasciate aperte all'avvio.

In InDesign , che è dove la maggior parte del lavoro avviene per molti designer, molti progetti possono essere aperti contemporaneamente. E, proprio come Finder, riapre i progetti in corso ogni volta che chiudi e riapri l'applicazione. Pertanto, è possibile disporre di 15 progetti in schede affiancate in InDesign e passare da uno all'altro fino al termine. Se sono aperti in una scheda, significa che sono incompiuti, proprio lì, sotto i tuoi occhi. Quando hai finito di esportarli e inviarli alla stampante, puoi chiudere la scheda.

Alla fine, tenere appunti su un taccuino è anche un buon modo per organizzarsi. Elenca tutte le attività in corso, scrivi la scadenza per ognuna di esse e cancellale o anneriscile con un pennarello grande quando hanno finito. In questo modo vedrai solo ciò che è stato lasciato fuori da fare. Qualche volta riscrivi su un nuovo foglio gli attuali tzsks o dopo un incontro con il tuo capo.