Ecco un problema di flusso di lavoro di progettazione comune, probabilmente più rilevante per i progettisti interni, ma anche per le agenzie che hanno un sacco di personale di scrittura o ricerca non di progettazione, o liberi professionisti che lavorano con scrittori interni. Molti designer lo incontrano e hanno un modo di affrontarlo: sono interessato a ciò che la nostra esperienza di progettazione collettiva può inventare per il modo migliore per affrontarlo.

Ecco il problema:

• Sto realizzando un layout di testo e immagini e devo inviare bozze iniziali agli autori per la modifica delle copie.
• Questi scrittori non hanno software di progettazione e non lo faranno mai: acquistarlo non è un'opzione. Supponiamo di avere MS Office e che forse una persona in ufficio abbia Acrobat ma non possono accedervi facilmente. (Nel mio caso, queste persone sono scrittori ed esperti di ricerca, ce ne sono molti e copiare la scrittura e la modifica per i disegni è una piccola parte di ciò che fanno)
• La modifica della copia dipende in qualche modo dal layout: gli autori devono essere in grado di vedere il flusso della pagina per vedere come si inserisce ogni blocco e quanto spazio hanno per ogni blocco. Sto pensando a casi come infografiche e diagrammi con etichette dettagliate in cui testo, immagini e layout vanno di pari passo, piuttosto che casi come libri o layout di riviste in cui diciamo semplicemente "dai al designer tra le parole XXX e YYY e fidati di loro ".
• Il layout in questa fase non deve essere esatto da parte loro, ma devono essere in grado di averne un'idea. Non importa se ciò che mi inviano è un po 'un casino visivamente, estrarrò e userò il loro testo modificato

Quindi, quali sono i metodi migliori per dare alle persone un'approssimazione approssimativa modificabile di un layout?

Qualsiasi risposta dovrebbe idealmente essere migliore del mio metodo attuale - che è quello di inviare per e-mail attorno a PDF che mostrano il layout approssimativo insieme a documenti Word piatti con il testo, sperando che gli autori capiscano e rispettino il layout e capiscano quanto spazio hanno ... raramente lo fanno ... e poiché la scrittura e la modifica di copie per disegni è una piccola parte di ciò che fanno, è improbabile che ciò cambi.

Idealmente, dovrebbe essere meno goffo e dispendioso in termini di tempo rispetto alla creazione di un modulo PDF separato e alla ri-creazione di ogni casella di testo come elemento di input per creare una sorta di PDF modificabile o, ricreare un'approssimazione del layout manualmente qualcosa come Word.

Accetterò risposte a partire da qualsiasi software di progettazione comune. Nel mio caso è principalmente Illustrator, ma i trucchi che funzionano a partire dai disegni in InDesign, Photoshop, Corel, Inkcape ecc. Sono tutti rilevanti.

Ho fatto le mie ricerche e ho trovato un'opzione che sembra funzionare bene. Fornisce allo scrittore una versione imperfetta ma quasi accurata del layout in cui lavorare e non richiede quasi alcun tempo lontano dal lavoro reale per produrlo.

Si basa sulla trasformazione di un PDF in un documento di Word ... l'idea di cui mi fa sentire impuro ... ma sembra funzionare, e il copywriter che ho usato come cavia sperimentale ha detto che trovava più facile lavorare per impostare layout in questo modo.

• Fonte di un programma che fa un lavoro decente a metà strada di trasformare i PDF in documenti Word. Nitro PDF Pro è sorprendentemente ok / non terribile finora, e c'è una versione online gratuita se non ti dispiace aspettare 20 minuti e fidarti del tuo lavoro con un servizio remoto di terze parti. Ho anche visto una raccomandazione per questo altro strumento online gratuito ma non l'ho provato
• Salva / esporta come PDF, usa detto strumento per convertirlo
• (facoltativo) Lavati le mani e il viso e chiedi perdono agli dei del design
• (opzionale) Aggiungi cambiamenti di traccia, note e qualche brutta evidenziazione di Word gialla ai bit chiave che richiedono particolare attenzione, per ricordare a tutti i soggetti coinvolti (incluso te stesso) che non dovrebbe avere un bell'aspetto, è un documento di Word ... e che quei bit dove il testo viene troncato casualmente va bene per questo, davvero, va bene ...
• Invialo agli autori o agli editori delle copie con chiare istruzioni
• Copia le loro modifiche nel vero programma di progettazione e lancia quella parola doc - che ora è probabilmente deformata in modo grottesco - nell'abisso, per non parlarne mai più. Ha raggiunto il suo scopo.

Ciò di cui hai bisogno è InCopy con flusso di lavoro InDesign. InCopy fa esattamente ciò di cui hai bisogno (ed è fatto esattamente per questo compito). Non c'è nient'altro là fuori, francamente, che non comporta soluzioni alternative klugy.

Con InCopy, i tuoi redattori e scrittori lavorano con il layout esatto, possono vedere esattamente come scorre la copia e dove sarà sovraesposta, ma non possono cambiare il layout o rovinare il design. Non è una curva di apprendimento ripida per un copywriter esperto. Hai anche stili di paragrafo esatti con cui possono lavorare, quindi non hai mai dubbi su cosa andrà a finire nel layout. Anne-Marie Concepcion , che è una delle migliori del settore su questo argomento, ha tonnellate di informazioni qui e su lynda.com . C'è un eccellente white paper qui .

Lavoro nel settore dell'editoria da 15 anni e questa è davvero una sfida. La mia conclusione è che il flusso di lavoro deve cambiare; finora non esiste una soluzione perfetta a questo problema. Se l'editor fa risparmiare tempo, non lo fai. Se risparmi tempo, non lo fa;)

La maggior parte degli editor non ha un abbonamento Adobe. In questo caso, dimentica InCopy e soprattutto dimentica di dare i tuoi file modificabili.

Salvare un PDF come testo ti costringerà a reinserire tutto il testo rivisto in Indesign. Se stai bene con questo, può funzionare per te. Va bene per un volantino, ma questa è un'altra storia per i libri. Ho anche scoperto di ottenere frasi più fluide durante l'esportazione da PDF a XML / HTML rispetto a .doc. La conversione in Word da PDF a volte può spezzare tutte le frasi e creare sillabazioni "false".

In ogni caso, il grande editing dovrebbe sempre essere fatto PRIMA del layout. Per la correzione di bozze, è diverso perché le revisioni sono generalmente di piccole dimensioni e non sono necessarie modifiche di grandi dimensioni. Un cliente responsabile (o consapevole) pagherà prima un vero editore per rivedere la struttura del testo, verificare le fonti, capitoli e paragrafi separati, ecc. Quindi verrà pagato un correttore di bozze per dare un'altra occhiata al file e concentrarsi sulla grammatica. Questi 2 lavori sono totalmente diversi anche se molti correttori di bozze adorano definirsi redattori. Quindi, infine, viene fornito un testo finale al progettista, verrà prodotta una prova, inviata al correttore di bozze e verranno apportate lievi modifiche. Fino a quando la prova non sarà completamente approvata.Questo è il vero flusso di lavoro per questo e di gran lunga il più efficiente per tutti e il più economico in termini di tempo e denaro. Forse però non puoi semplicemente farlo in questo modo.

Indicare con un file di testo / Word collegato

A meno che non sia stato importato il file Word in Indesign come collegamento, quel file Word non aggiornerà il testo in Indesign anche se viene modificato. Ma è possibile collegare un file Word nello stesso modo in cui si collega un'immagine in Indesign e quando il file Word viene aggiornato, anche il testo di Indesign verrà aggiornato. Tuttavia non funziona al contrario; la modifica del testo in Indesign non aggiorna il file Word!

Quindi è ancora un'opzione se l'editor deve solo eseguire la correzione di bozze e la modifica di base. Non molto buono per l'editing reale (ad es. Modifica di un'intera frase in qualcos'altro, aggiunta di frasi, ecc.) È un altro tipo di flusso di lavoro che ha alcuni limiti, ad esempio potrebbe essere necessario modificare il file Indesign dopo un aggiornamento se si dispone di un molti elementi grafici mescolati con il testo. Questa soluzione è migliore per report, romanzi, schede tecniche, ecc.

Senza vedere il tuo layout, sembra essere il più vicino a cui puoi arrivare "[i redattori] possono modificare all'interno del layout, o almeno all'interno di un'approssimazione di quel layout".

L'editor può vedere un'approssimazione del design poiché puoi abbinare i tuoi fogli di stile da Word a Indesign. Quindi, anche quando aggiornano uno stile di testo in Word, si aggiornerà anche in Indesign (se lo desideri). Penso che potresti sempre aggiungere le immagini nel file word ma forzare InDesign a ignorarle; l'aggiunta delle immagini in Word servirebbe solo come riferimento per gli editor / correttori di bozze.

Commenti di Adobe Acrobat

Questo è il modo in cui ho trovato il più flessibile, versatile ed efficiente finora. Chiunque può usare Acrobatto aggiungere commenti, lascia una traccia delle modifiche, è facile da seguire, ci sono persino caselle di controllo per contrassegnare le revisioni che sono state fatte o no, ecc.

Non distrugge il tuo layout ma devi aggiornare ogni revisione una ad una in Indesign o nel software che hai usato per il layout ...! Quindi sì, questa opzione può essere un po 'deprimente quando non hai ricevuto un testo finale e ricevi un PDF con 150 commenti.

Vedi maggiori dettagli qui:

Come aggiungere note nascoste agli sviluppatori all'interno di progetti mockup?

Altro

Ci sono plugin disponibili per questo. Sfortunatamente non posso consigliarne nessuno poiché non li ho mai testati completamente sui prodotti Indesign o Adobe. Ma puoi sempre indagare su questo.

Mi sono imbattuto per caso oggi in qualcosa di completamente diverso, e ho dovuto tornare indietro e provarlo, e sembra che potrebbe effettivamente funzionare. Finora l'ho fatto solo con una singola tavola da disegno .ai; Non ho provato più pagine.

• Salvare il file .ai come pdf. (Ho .ai 5.5)
• Apri il pdf in Adobe Acrobat Pro (I have 10.1.15)
• Salva con nome: Microsoft Word. Ci è voluto circa un minuto per trasformarsi in un documento di Word, e il file di Word era di circa 7 MB, ma ha mantenuto perfettamente la maleabilità del layout e del tipo, quindi se il tuo copywriter voleva modificare leggermente il testo o il layout, sembra che funzioni.

Sto cercando questa funzionalità da anni! Questa è una nuova funzione? Non l'avevo mai visto prima, ma sembra che funzioni! (Sono ancora incredulo). È in circolazione da sempre e ho appena vissuto sotto una roccia? Abbastanza possibile

Non importa se ciò che mi inviano è un po 'un casino visivamente, estrarrò e userò il loro testo modificato

Se non ti servono per presentarti con un layout pulito, allora in realtà penso che la tua soluzione attuale sia la migliore, con un po 'di modifiche.

Contrassegnare il layout (nel programma di layout) con i punti problematici. Metti una grande scatola rossa attorno al testo in eccesso o colora il magenta o qualsiasi altra cosa. Di 'qualcosa nell'e-mail tipo "vedi la sezione evidenziata? Ho bisogno che tu ne tagli circa 20 parole. Modifica il documento di Word di conseguenza."

Esporta un normale PDF con il layout approssimativo e allega un documento di Word. Quindi lo scrittore modifica il documento di Word, che tu riposi, e da lì puoi perfezionare.

Forse la parte problematica del processo è che non stai dando agli autori una chiara direzione su ciò che deve accadere per risolvere il problema del layout.

Hai provato uno strumento di correzione online come ProofHQ ? Ti consente di condividere oltre 100 tipi di media e quei revisori / commentatori non hanno bisogno dell'app originale in cui è stata caricata. così, le persone interne o esterne che hanno bisogno di contribuire, possono, senza essere loro stesse designer.

Nel caso in cui qualcuno stia ancora cercando di risolvere questo problema, vai ad Adobe Acrobat Professional ed esporta in PPT. Funziona meravigliosamente!

Se hai già la copia, non puoi copiarla / incollarla nel documento e quindi esportare un pdf? Questo è quello che faccio di solito. Le modifiche alla copia possono essere apportate abbastanza rapidamente all'interno di Illustrator / InDesign / ecc. E vedere la copia effettiva in situ è ​​spesso utile se sto cercando di mettere in evidenza un punto come "dobbiamo ridurre la quantità di copia" o "questo l'elenco degli articoli dovrebbe davvero essere presentato in questo modo ".

Se mi occupo solo del layout (o non ne ho ancora una copia), mi piace ancora Lorem Ipsum. È vero, devi spiegare che cosa è "quella roba latina" di volta in volta, ma è ancora un metodo molto efficace per mostrare il flusso di testo, ecc. Continuo a inviare un file .pdf poiché è uno standard di fatto e non richiede un layout finanziario per il lettore (per la cronaca, è anche possibile aprire i file Illustrator in Acrobat Reader).

Se hai un client che ha un computer ma si rifiuta di installare un lettore .pdf al giorno d'oggi sembra un po 'strano - per una revisione semplice dei documenti è il metodo di condivisione più semplice ed economico (ed è stato infatti inventato per proprio per questo). Mi viene in mente un cliente per il quale stavo realizzando il layout web, fino a un paio di mesi fa, insistendo per visualizzare tutte le pagine usando IE6. Forse potresti suggerire che installano Acrobat Reader (o il loro lettore .pdf gratuito preferito) come metodo per "semplificare il processo di revisione" (o qualche altro eufemismo politicamente corretto). Potrebbero anche essere in grado di visualizzare il file direttamente in un browser Web senza dover installare un lettore .pdf (i risultati possono variare a seconda del browser e della versione).