Se venissi investito da un autobus, la tua compagnia sarebbe nei guai?


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Al lavoro, sono l'unico ragazzo IT (fai tutto, e ora digita guy) negli ultimi 10 anni. Se mai venissi investito da un autobus, sarebbero totalmente fregati. L'ho menzionato più volte alle persone di tipo dirigente / presidente, eppure mi ignorano. Peccato per loro.

Cosa posso fare per alleviare il loro dolore? (O dovrei preoccuparmene?)

(Sì, questo dovrebbe essere un wiki della comunità, ma non vedo la casella di controllo ... forse non ho abbastanza rappresentante.)


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Non sono d'accordo, al numero 1 sarebbe importato se tu morissi. se la società è in affari solo grazie a te, non sei solo un ragazzo IT.
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Risposte:


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Documenta il diavolo su tutto.

Recentemente c'è stato un thread su Slashdot sull'avvio della documentazione, che mi ha ispirato a scrivere i miei pensieri sulla documentazione.

I miei punti chiave erano:

Principio n. 1: non viene mai fatto

La documentazione è uno sforzo continuo che rimarrà sempre indietro rispetto a ciò che è in produzione. Le modifiche vengono apportate ad hoc, le cose vengono spostate o interrotte o messe in servizio a caso. La documentazione non raggiungerà mai.

Devi vendere le persone che pagano le bollette sul valore del tempo speso (e quindi del denaro) per mantenere aggiornata la documentazione in corso. Spesso quelle conversazioni vanno così: "ricordi quando ho dovuto spendere $ TIME per capire come $ THING è stato rotto? Beh, quando ho finito, c'era questa nota tecnica che dettagliava $ THING, in modo che il prossimo ragazzo a venire non lo farà devo capire tutto ".

Devi farlo, anche se non finirai mai.

Principio n. 2: l'unica cosa peggiore di nessuna documentazione è la documentazione sbagliata

Questo è più un vero truismo che un principio. La documentazione può cullarti nel falso senso che qualcosa è in uno stato noto e che se qualcosa va storto puoi quindi iniziare a correggerlo.

È importante riconoscere questo problema.

Principio n. 3: stai scrivendo documentazione per il tuo successore

Le probabilità sono il 95% di qualsiasi cosa tu faccia documenti a cui non dovrai mai più fare riferimento. La documentazione è una raccolta di saggezza per il futuro, non per te. Quindi devi presumere che il tuo pubblico sappia poco o niente sui dettagli di come le cose sono come sono.

E ci sarà un successore. Non ti conosco, ma non ho intenzione di essere in questi ambienti specifici per il resto della mia vita. Le opportunità vanno e vengono, e quando arrivano, a volte vai. Ma la vita continua dietro di te e più liscia puoi rendere migliore la vita per il tuo successore. Altrimenti potresti avere una collezione di ex clienti che dicono tranquillamente cose poco lusinghiere su di te. Mi piace dire che sono gli stessi 50 ragazzi che lavorano ovunque nell'IT a Ottawa perché continui a incontrarti ovunque. Aiutare il tuo successore potrebbe aprirti le porte in futuro.

Ora, fino a un certo punto, c'è sempre un certo grado di "incolpare il ragazzo precedente" quando sorgono problemi. Questo fa parte del business. L'ho fatto da solo. Ma in diverse occasioni in cui avevo fatto esplodere il ragazzo precedente come una specie di idiota, ho imparato diversamente che aveva davvero recitato insieme e sapeva più di quello che stava succedendo in quel momento.

Principio n. 4: "Perché" è spesso più importante di "Come"

Quando guardiamo un sistema, la maggior parte di noi inizia a pensare come perché diavolo è così? Ci sono quasi sempre ragioni molto specifiche per le scelte di configurazione fatte. In queste circostanze, il "Perché" detta il "Come" e devi assicurarti che il lettore comprenda i problemi specifici che vengono risolti quando si esaminano i resti di fumo della tua soluzione.

Principio n. 5: deve essere facile o non lo farai

Ciò significa che devi essere molto consapevole dei tuoi strumenti e di quelli che useranno i tuoi strumenti.

Mantenere le cose aggiornate deve essere facile. Se devi fare qualsiasi tipo di sforzo, troverai delle scuse per evitare di farlo quando è fatto meglio, che è immediatamente dopo un cambiamento.

Se i tuoi strumenti non sono facili da usare per gli altri, non li useranno. Questo può essere particolarmente paralizzante in un ambiente di squadra, poiché più è grande la squadra, più è probabile che incontrerai un membro della squadra a cui non piace la tua scelta di strumenti.

Personalmente, mi piace un wiki per i documenti. Tuttavia, il problema è che una wiki non ti impone una struttura, quindi la struttura deve essere imposta dall'esterno. Questo porta sempre al conflitto da qualche parte poiché qualcun altro ha un'idea migliore / diversa.

In alcuni punti ho usato i documenti Word e Visio "pubblicati" in PDF, con il "più recente" PDF considerato autorevole. Questo è positivo in quanto hai una collezione che puoi consegnare al tuo datore di lavoro / successore. I PDF, se correttamente datati, possono fornire una cronologia di ciò che è accaduto, sebbene non sia facile da navigare. È un male perché non mi piacciono Word o Visio e sono stato costretto a ottenere una conoscenza di base di questi strumenti per comunicare efficacemente le idee.

Il mio attuale datore di lavoro sta giocando con l'idea dei documenti di Word in un portale Sharepoint. Dovremo solo vedere fino a che punto ci arriviamo


Bella risposta. +1 se potessi.

@roygbiv - Perché non puoi? Hai abbastanza rappresentante (> 15)
Rook,

@Idigas - Al momento in cui ho fatto il commento, non avevo abbastanza rappresentante. :)

Non potrei essere più d'accordo con questa risposta. Mi piace usare i documenti di Word con uno stile coerente (alcune cose diventano il loro manuale). Alcune persone si preoccupano della perdita della sicurezza del lavoro, ma avere la documentazione non è sempre sufficiente. Devo avere le conoscenze e le abilità necessarie per farlo, come ha scoperto uno dei miei precedenti datori di lavoro dopo avermi ridimensionato e il mio sostituto non sapeva abbastanza dell'IT (era principalmente un programmatore).
Scott,

Sono d'accordo, ogni lavoro che assumo ora ne documento l'inferno non solo per il bene dell'azienda, ma per il mio bene. A volte fai qualcosa che fai solo una volta ogni tanto e se non lo esegui tanto finisci per dimenticare e dover capire come farlo di nuovo. Adoro il fatto che vado semplicemente nella mia cartella in cui tengo questo e rileggo i miei documenti e mi ricordo come farlo.
Hondalex,

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Certo che dovrebbe interessarti. Dopotutto, qualsiasi lavoro che valga la pena fare è un lavoro che vale la pena fare bene.

1.) È già stato detto ma deve essere ripetuto per la reiterazione. Documento, documento, documento. Usa fogli di calcolo Excel, carta da lettere, penna e pergamena, se necessario. Diverse migliaia di taccuini come nel film "Se7en", se necessario. Ad ogni modo, spiegalo in modo chiaro, conciso e di facile lettura per chiunque dovrà sostituirti quando verrai colpito da una meteora.

2.) Una volta che hai iniziato a documentare tutto, dovresti essere in vena di scrivere. È ora di avviare un progetto laterale che descriva in dettaglio le modifiche degli ultimi anni apportate ai server. Inizia a costruire un processo di gestione del cambiamento, ma attraversalo storicamente. Assicurati di notare quanto spesso hai cambiato quei dischi su alcuni di quei server difficili. Quanto costano, ecc. Questi forniscono ottime metriche su cui fare affidamento comunque, anche se quella meteora ti manca e porta fuori il cane del vicino.

3.) Implementare un sistema di monitoraggio che monitora e invia tramite e-mail guasti critici. Che cosa dici? Ne hai già uno? Dolce! Ora documentalo. Come funziona, cosa controlli, perché lo controlli.

4.) Hai la responsabilità di portarlo di nuovo ai tuoi tipi di gestione. E ancora e ancora. Quante volte puoi. Sii educato. Sii rispettoso, ma vieni a sostenere quale sarebbe il costo per l'azienda, se quella meteora scendesse e tu sparissi.

Questa non è una responsabilità che puoi far esplodere, è un requisito etico del tuo lavoro e si adatta alla posizione che ricopri come proverbiale "custode e guardiano delle chiavi del regno".

Pensare in questo modo. Se puoi evitare e dimenticare la preoccupazione per questo e sentirti bene farlo, allora perché non stai combinando le condivisioni di file per gli stipendi aziendali per vedere cosa e quanto più fanno quei tipi di gestione di te. Perché non stai sfruttando i dati aziendali riservati per uso personale? Perché non leggi l'e-mail delle persone?

In poche parole, (e si spera) non stai facendo queste cose a causa di un buon senso solido di morale ed etica. Sai, tutto giusto da cose sbagliate. Quindi, se ne hai, allora sai che è chiaramente tua responsabilità documentare e preparare contromisure contro lo scenario peggiore.

Detto questo, il tuo viaggio di vacanza ininterrotto per lavoro e rilassante alle Hawaii. :)

(Sans meteor, cioè.)


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Fai attenzione ad attraversare la strada, guarda in entrambi i modi, assicurati che non ci siano autobus con Keanu Reeves e Sandra Bullock all'interno che caricano lungo la strada.


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Se vuoi abbassare la curva di apprendimento per la tua sostituzione, la cosa migliore che puoi fare è scrivere la documentazione della configurazione e dei tuoi processi. Forse il modo più semplice per farlo è impostare un sistema wiki da qualche parte e continuare ad aggiungerlo. Alcuni di questi diventeranno obsoleti, ma ciò che non lo sarà sarà prezioso.


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I molti post precedenti sull'importanza della documentazione sono chiari, ma c'è un altro aspetto dell'essere "il ragazzo" al lavoro che vuoi cercare.

Se sei l'unica persona che sa gestire tutto, le vacanze / nascite / emergenze sono difficili da gestire e non puoi mai essere promosso o apprendere altre posizioni nell'azienda (se questo ti interessa). Se non sei in grado di crescere, apprendere ed espandere le tue abilità, potresti finire in una posizione in cui stai cercando un lavoro e il tuo curriculum mostra che hai trascorso 10 anni come programmatore COBOL / FORTRAN o un OS \ 2 / Novell / NT admin.

La crescita e il crosstraining sono importanti per lo sviluppo come amministratore di sistema. Invece di essere "il ragazzo" da cui dipende l'intera rete, sii "il ragazzo" che è sempre disposto a mostrare al nuovo ragazzo cosa fare e chi è sempre interessato a saperne di più sul business.


Ehi Sean, sono totalmente d'accordo. Tuttavia, solo perché sono stato in un posto per 10 anni non significa che sono indietro rispetto ai tempi. Al contrario, tengo il passo con l'ultimo e il più grande (come meglio posso.)

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La chiave qui è una documentazione dettagliata e completa. Questo è qualcosa di fondamentale non solo nel caso in cui tu sia incapace, ma se ha una persona più giovane che entra e vuoi andare in vacanza (o passare a pascoli più verdi). Avere documenti e riferimenti adeguati può essere immensamente utile per qualcun altro a prendere velocità sulla rete.


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Cerco MOLTO DURO di assicurarmi che non abbiamo SPoF in termini di conoscenza, inclusa la mia. Questo atteggiamento è più prezioso di qualsiasi conoscenza locale che avrei potuto tenere per me.


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Ho assunto questa posizione (Amministratore di sistema / Capo sviluppatore) da un ragazzo che aveva il suo modo specifico di fare tutto. I 17 server che abbiamo sono tutti leggermente diversi. Ci sono così tante procedure e la gestione manuale dei problemi qui e quasi nessuno di questi è stato documentato (la documentazione praticamente includeva una spiegazione a riga singola di ciascun server e il suo ruolo). Questo mi ha fatto rivalutare molti dei processi in ufficio. Ogni volta che imparo qualcosa, viene aggiunto al wiki. Delega anche alcuni lavori del server ad altri sviluppatori in modo che possano almeno imparare informazioni minime su piccoli lavori.

Scrivere documentazione fa schifo, ma pensa a come sarebbe entrare nella tua posizione senza nessuno.


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La documentazione è un grosso problema. Dove sono, ho il problema opposto rispetto a te, di recente abbiamo inserito un nuovo sistema POS / Order Tracking (siamo una società di incisioni e promozioni) e ho il problema di indurre le persone a scrivere nel sistema le informazioni sulla personalizzazione. Principalmente persone di basso livello, poiché il gestore lo farà per i suoi ordini, perché lo faceva per tutti gli ordini, inserendolo in un database di accesso MOLTO VECCHIO. Voglio così andare senza carta ed è del tutto possibile nella nostra attività, ma non riesco proprio a convincere le persone a digitare le informazioni sull'ordine di lavoro, dannazione.

Quindi, continua a staccarti per ottenere l'autorizzazione. O se ti senti bene, fallo nel tuo tempo libero. Potrebbe essere una buona cosa per il tuo futuro in azienda, per non parlare del tuo successore.


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quindi, con il supporto del manager, assicurati che le personalizzazioni siano tracciate ... poi qualche tempo dopo, trova la persona che l'ha fatto e falla documentare, quando hanno dimenticato cosa hanno fatto. Questo di solito porta a casa il motivo per documentarlo correttamente.
gbjbaanb,

Il problema è che devo ancora fargli buttare via la documentazione cartacea, quindi la tua idea non funzionerà. Quello su cui sto cercando di lavorare è un modo semplice come una torta per scansionare le prove firmate e simili e salvarle automaticamente in una cartella, richiedendo solo all'utente di digitare il numero dell'ordine, che è quindi il nome del file. Devo ancora trovare un modo per farlo accadere su OS X.
Cameron Conner,

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ri: dovrei preoccuparmi?

A meno che il tuo ufficio non sia disfunzionale al 100%, le persone noteranno che fai funzionare le cose più agevolmente. Che ti preoccupi del benessere dell'azienda e non solo di bloccare la tua "indispensabilità". La società che si affida a te non lascerà mai / non riceverà mai un'offerta migliore non funziona molto bene. È il LAVORO di qualcuno notare che tu trattieni quel genere di cose dall'azienda.

Personalmente ADORO lavorare con persone che documentano e voglio che il lavoro che hanno finito sia autonomo e non richieda costantemente il loro coinvolgimento. Quando documenti e metti le cose che hai già fatto spalle , vi aprite più tempo per lavorare su progetti futuri.


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Abbiamo sostanzialmente la stessa situazione. Ecco perché il regista mi ha assunto per aggiungere un altro nodo di conoscenza.

Ma onestamente, non è il tuo posto di cura. È compito del management valutare i rischi e affrontarli.


Concordato. È importante sensibilizzare il management sui problemi che potrebbero sorgere se il suo unico ragazzo IT non fosse disponibile, ma non è compito tuo infastidirli finché non fanno ciò che desideri. In realtà è probabilmente un buon modo per immergerti nell'acqua calda.
gillonba,

-1 per "non è il tuo posto di cura". È difficile esprimere un giudizio senza vedere l'organigramma della società del PO.
Ben Dunlap,

Inoltre il fatto che egli fa i mezzi di assistenza che è in ansia per la salute e il successo della sua azienda. Che è buono.
Ben Dunlap,

@rotard L'OP non ha bisogno di fastidio: scrivere alcuni "elementi essenziali" e archiviare due copie in luoghi sicuri fuori sede e in loco, e quindi informare la sua gestione, risolverà il problema senza fastidi.
Ben Dunlap,

0

Ho scoperto che l' approccio Getting Things Done aiuta a superare la barriera mentale iniziale impedendoti di documentare correttamente il tuo lavoro. Invece di pensare alla documentazione come a un'attività monolitica che ti impedirà di fare un lavoro "reale", suddividila in blocchi di dimensioni ridotte. Ogni volta che ti imbatti in un'infinità di informazioni che il tuo successore dovrebbe conoscere, scrivile. Quindi riservare un'ora o due alla settimana per rivedere, chiarire e classificare le proprie conoscenze.


-1
  • Documentazione: importante
  • Il tuo prezioso lavoro: non è importante come pensi

Forse sono solo conciso sull'argomento, ma apprezzerei il feedback con un voto negativo.
spoulson,

non ho declassato la risposta in quanto non è poi così male. Potrebbero aver pensato che non fosse utile. Nessun esempio o spiegazione potrebbe averlo indotto. Ancora una volta, immagino come te.
Matt,

indovinare non indovinare. Mi dispiace :)
Matt,

Sicuro. Non avevo intenzione di scrivere un libro, ma se lo avessi fatto sarebbe intitolato "Non essere pretenzioso".
spoulson,

-4

Non documentare. Non condividere le conoscenze con gli altri. Documentando le cose, ti rendi meno prezioso. Verrai pagato di meno. Il tuo bonus sarà inferiore. La sicurezza del tuo lavoro sarà ridotta. Perché dovresti farlo?

Il giusto equilibrio è dove non vieni disturbato inutilmente durante il sonno o le vacanze. Altrimenti, ti svaluti.


questo è davvero un buon punto, ma penso che si aspetti che dopo qualche anno l'azienda diventerà reparto IT e lui può essere il capo di esso (ora è l'unico ragazzo IT). quando muore la compagnia andrà bene, perché troveranno un ragazzo come lui.
10.

A seconda della tua azienda, questo è miope o necessario per la sopravvivenza. Sospetto che sia più spesso il primo.
Kara Marfia,

1
Questo è probabilmente il consiglio egocentrico più egocentrico che abbia mai letto.
spoulson,

Sceglieresti di disobbedire al tuo management, ricevere una paga significativamente più bassa per te stesso, essere percepito come meno prezioso e laborioso. A lungo termine, ricevi un reddito sufficientemente ridotto e peggiora la sicurezza del lavoro in modo da avere un impatto sul futuro della tua famiglia. Tutto perché intendi costringere un'azienda a fare ciò che è giusto per se stessa, anche se l'azienda non ha un amore simile per te. Penso che confondi quanto l'azienda rispetta e ti ama se sei disposto a sacrificarti così tanto da dare loro qualcosa che pensano di non voler.
carlito,

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nota a sé. Quando si assumono amministratori di sistema, chiedere se hanno un nome utente su serverfault. Se glielo chiedono se sono chuck, se lo sono, non assumerlo.
Matt,
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