Qual è il modo migliore per indirizzare gli utenti alla memorizzazione e allo streaming di musica all'interno della tua azienda?

Abbiamo un numero di utenti che hanno MP3 nelle loro home directory che sono memorizzati sul nostro file server centralizzato. Questo ha un effetto negativo su quanto tempo impiegano i nostri backup, quanto spazio su disco dobbiamo avere, ecc. Ho pensato di inviare e-mail alle persone per rimuoverlo con un avviso che sarebbe stato eliminato entro un determinato giorno, ma io non pensare che questo sia il modo giusto di procedere. Molti di questi dipendenti hanno musica perché li aiuta a lavorare in modo più efficiente e non hanno quantità eccessive ma la somma in somma tra tutti i dipendenti è ancora significativa.

Ho escogitato un paio di idee ma ognuna ha i propri problemi:

• Idea : consentire agli utenti di riprodurre musica in streaming anziché archiviarla
• Problema : occupa troppa larghezza di banda
• Idea : sposta tutta la musica sui computer locali degli utenti
• Problema : ciò comporterebbe uno sforzo notevole da parte del mio dipartimento e saremmo quindi responsabili di fare cose come il reindirizzamento delle directory predefinite per iTunes sui computer delle persone in modo che i dati vengano archiviati localmente
• Idea : incoraggiare le persone ad acquistare i propri lettori MP3 portatili sfruttando il nostro sconto aziendale per offrire ai giocatori lettori scontati
• Problema : alcuni dei nostri utenti ascoltano i podcast, cosa che ho trovato estremamente utile nel mio lavoro e che potrebbero non avere un computer a casa con cui sincronizzarsi

Quali sono alcuni buoni modi per gestire il rispetto dei nostri utenti e ottenere i vantaggi di produttività e morale offerti dalla musica senza dover archiviare la musica degli utenti sul nostro file server?

Sarei tentato di chiedere al senior management solo di inviare un'e-mail "rimuovi e non farlo più", quindi puoi fare una scansione mensile e dare alla direzione un elenco di quelli che ancora lo fanno.

Non è un problema tecnico, quindi non farlo.

Qualunque cosa tu faccia, avrai bisogno del supporto di gestione per questo. L'IT può raramente impostare i propri criteri senza questo supporto (soprattutto se la politica influisce sulla gestione, ad esempio se memorizzano anche mp3 sul server ...) Gli utenti generalmente si arrabbiano quando le cose smettono di funzionare come sempre, quindi tu sei dovrai comunicare con loro PRIMA di apportare eventuali modifiche. L'archiviazione aziendale di mp3 non è una buona idea anche se non si ha alcun SLA sui dati e potrebbe scomparire in qualsiasi momento poiché potrebbe portare a problemi legali (si può essere certi che NESSUNO degli mp3 è protetto da copyright?). Ancora una volta, questa è una piccola possibilità, ma è ancora lì.

A seconda del file server, potrebbe essere possibile escludere determinati tipi di file dall'archiviazione e in genere è possibile escludere determinati tipi di file dai backup, a seconda del software di backup. Windows 2003 ha Gestione risorse file server che consente di impostare quote, schermate dei file, ecc ...

Escludi interamente le directory di musica e video dai tuoi backup e fai sapere ai tuoi colleghi che quelle directory sono fornite così come sono, non sono sottoposte a backup e non dovrebbero mettere cose importanti lì.

Se i problemi legali / di copyright sono una preoccupazione, chiedi ai dipendenti di firmare una rinuncia che dice che tutto ciò che inseriscono in quelle directory è di loro esclusiva responsabilità.

Ho visto molte aziende in cui il reparto IT è un vero toccasana, il che rende i loro colleghi infelici giorno dopo giorno. Per favore, lavora sodo per non essere uno di quelli. Tieni presente che sei lì per aiutare i tuoi colleghi a trarre il meglio dalla loro giornata lavorativa :)

Temo che non ci sia una risposta che piacerà a te o ai tuoi utenti. Questo tipo di problema affligge molti dipartimenti IT. Sono fortunato perché lavoro per un'agenzia governativa, dove è severamente vietato strappare MP3 alla rete (del resto, è severamente vietato connettere QUALSIASI dispositivo personale alla rete). Abbiamo messo in atto politiche specifiche che lo vietano.

Incoraggiamo invece le persone a portare radio portatili o lettori MP3. Questo è il percorso più semplice.

Modificato per aggiungere : il minuto in cui imporrete le mani (IT) su questo problema sarà il minuto in cui gli utenti si aspettano che accadano numerose cose. Uno, che li aiuterai a ripristinare tutti gli MP3 che hanno eliminato. Due, li aiuterai a strappare i CD che hanno portato. Tre, semplificano la condivisione della musica con altri dipendenti ... e l'elenco potrebbe continuare all'infinito.

Questa è una scatola di Pandora che non vuoi aprire amico mio, perché finirà solo per la frustrazione dal punto di vista IT. NON CONSENTIRE QUESTO .

Ho avuto lo stesso problema nella mia azienda, quello che alla fine ho fatto è stato creare una condivisione di rete separata dedicata alla musica. I backup sono limitati a una singola sincronizzazione settimanale. Chiamiamo la condivisione 'play', ed è riservata ai dati non essenziali, tutto ciò che finisce lì potrebbe scomparire per sempre :)

Modifica bonus: appena verificato la dimensione della condivisione:

[ben@kentro play]# du -h
  ...
712G    .

Yikes!

Non sono un datore di lavoro né un amministratore di sistema, quindi posso offrire solo la prospettiva di un dipendente:

Una società che mi vieta di archiviare musica sul mio PC di lavoro fa schifo .

Naturalmente trovare una soluzione costerà risorse (ed effettivamente denaro). Ma così fanno tutti gli altri investimenti per i dipendenti, dal secondo monitor a un frigorifero pieno di latte e tutto il resto .

Ho avuto l'impressione che l'abolizione del latte fresco per ridurre i costi sia universalmente vista come una mossa impertinente. In effetti, Joel lo usa persino come gancio in un film promozionale per Fog Creek , per compensare se stesso da quelle grandi società ostili.

Se la musica rende produttivi i programmatori, secondo me le migliori soluzioni non sono una mossa intelligente.

Invece di richiedere lettori MP3 portatili o radio a tutto volume, la società non può prenotare una cartella remota per l'archiviazione di cui non è stato eseguito il backup?

L'hardware è economico, i dipendenti sono costosi . Se l'aggiunta di $ 100 in hardware / infrastruttura e $ 50 / mese in costi di supporto PER UTENTE consente agli utenti di essere persino più efficaci del 5%, allora è una buona decisione commerciale. Acquista più dischi rigidi e una rete più veloce per il tuo sistema di backup o una rete più veloce per consentire lo streaming. I dipendenti felici sono dipendenti produttivi.

Per iniziare imponevo quote per le home directory ed escludevo * .mp3, * .mp4, * .ogg, * .wma * .whats-other-stuff di cui non desideri eseguire il backup.

Una possibilità è che tu possa creare una condivisione MP3 per ogni utente su alcune unità USB collegate al tuo sistema (o una sorta di spazio di archiviazione più economico) a seconda delle dimensioni della tua azienda. L'unico aspetto negativo è che tu o la tua azienda potreste avere dei problemi se questi sono mp3 protetti da copyright - mi sembra un po 'paranoico per una piccola / media azienda.

Non puoi quindi preoccuparti di eseguire il backup di queste condivisioni. Inoltre, non aiuterebbe i problemi di archiviazione dei file ma potresti sempre escludere * .mp3 dai backup. Ma potresti perdere i contenuti mp3 necessari.

Il mio voto sarebbe semplicemente quello di cancellarli periodicamente per qualsiasi cosa al di fuori di iTunes che potevi controllare con l'oggetto Criteri di gruppo. Penso che dire "No Music" danneggerebbe davvero Moral, ma non ho mai avuto molti contraccolpi quando ho provato a dire loro che questi file dovevano essere locali - gli utenti capivano. È possibile creare un documento di aiuto che spiega come spostarlo e inviare avvisi automatici. Si potrebbe anche dire che devono essere anche dati legali in quel documento.

Suggerirei di promuovere la politica personale del lettore musicale. Incoraggia gli utenti a continuare ad ascoltare la musica che aiuta la loro produttività, ma limita la tua responsabilità. Impostare una politica per l'archiviazione dei dati personali e l'utilizzo dei servizi di streaming su computer / reti di lavoro.

Alcuni dipendenti hanno acquistato smartphone allo scopo di riprodurre musica in streaming durante l'orario di lavoro senza utilizzare la larghezza di banda dell'azienda. Lo fa il ragazzo dall'altra parte del corridoio.

Puoi anche cercare file .mp3 e inviare tramite e-mail i promemoria degli utenti sull'uso responsabile del computer, ma questo rischia di andare nel territorio "Mordac the Preventer" dell'amministrazione del sistema.

Nessuno sembra menzionare il lato legale delle cose qui. Esistono enormi problemi di violazione del copyright relativi alla memorizzazione di MP3 sui server aziendali. Qualsiasi CIO degno di nota vieterà l'archiviazione MP3 su PC o server aziendali.

Ho LMAO quando ho letto "Una società che mi vieta di archiviare musica sul mio PC di lavoro fa schifo. ", Sopra.

Applica quote per le directory di cui è stato eseguito il backup e lascia spazio di archiviazione più ampio disponibile per i dati non critici.

Se ti trovi in ​​Europa, Spotify risolve il tuo problema. O reindirizza "My Music" sul loro hard disk locale se sei sulla piattaforma Windows.

Non so nemmeno perché questo sia un problema.

Non permettiamo alle persone di archiviare file musicali / video personali su macchine aziendali. Non lo facciamo a causa delle implicazioni di archiviazione in quanto si tratta di un non-problema relativo - lo facciamo perché non sappiamo e non abbiamo la risorsa per scoprire se volevamo sapere, la situazione del copyright di quelli File.

Alcune persone sembrano visualizzare i file musicali in modo diverso da come farebbero se, ad esempio, un utente volesse archiviare un sacco di videogiochi strappati su una macchina di proprietà dell'azienda.

Una chiavetta USB da 8 GB non costa quasi nulla, se le persone vogliono riprodurre la propria musica su un PC aziendale sono i benvenuti, semplicemente non archiviarla su uno.

Supponendo che i computer client dispongano di molto spazio su disco, utilizzare Criteri di gruppo per reindirizzare la cartella del profilo My Music su un percorso locale (come la posizione predefinita o qualcosa di simile a " C:\Local\Music". Una volta che questa impostazione è attiva, gli utenti non avranno fare qualcosa di speciale per convincere Windows Media Player o iTunes a eseguire il ripping in quella directory locale.

Per quanto valgono i miei 2 centesimi, ottengo sicuramente entrambi gli argomenti fatti qui. Ho cercato di dividere la differenza nel mio ambiente: reindirizzo le loro cartelle My Music a una condivisione locale e chiarisco che mentre gli utenti sono più che benvenuti ad ascoltare (e archiviare) musica sulle loro workstation, questo è un'attività che CONSENTIAMO, non SOSTENIAMO. I biglietti per l'helpdesk relativi alla musica verranno apertamente derisi.

Regole del pragmatismo !!

1. Crea un'unità con una (o due) cartelle di livello superiore: musica e video.

2. nascondi l'unità in modo che non sia rilevabile: comunica ad alcuni utenti che esiste.

3. dimenticalo: gli utenti si autoregoleranno.

Perché nasconderlo - quindi un semplice controllo non lo troverà. Non dirlo a nessuno. Vai avanti...

Il tuo reparto IT non può permettersi di gestirlo - la tua azienda non può permettersi di moderarlo / sorvegliarlo - anche ammettere che la sua esistenza è pericolosa.

Da dove viene la musica? Se lo stanno scaricando sul loro PC aziendale, hai alcuni problemi più grandi. Se stanno collegando i loro lettori MP3 portatili, questo deve fermarsi: non c'è motivo per cui debbano installare iTunes o altro e avere la loro biblioteca personale sui propri computer.

Indipendentemente da ciò, dovrai ottenere il buy-in / supporto dal senior management, ma non ho avuto problemi nell'implementare la seguente politica negli uffici dei miei clienti:

1. Per le aree comuni, la reception, ecc., 9 volte su 10 sono felici con una radio: non possono ascoltare nulla del NSFW, quindi il tuo "easy rock" locale è sufficiente. Abbiamo appena acquistato un paio di docking station / radio combo per <$ 100 in un grande negozio di elettronica.

2. Per tutti gli altri, collegare gli auricolari al dispositivo mp3: cercare di trovare una stanza o un cubicolo che possano essere tutti d'accordo sulla musica non è qualcosa che puoi risolvere con la tecnologia.

3. Impostazione dello screening dei file sui server: Windows 2003 R2 e 2008 supportano lo screening dei file in cui è possibile impostare un criterio per vietare la memorizzazione di alcuni tipi di file sui file server. È possibile eliminare un'attività pianificata su ogni workstation che elimina i file audio ma è necessario fare attenzione a non eliminare i file legittimi (come la dettatura audio o eventuali avvisi sonori che potrebbero essere richiesti per un'applicazione).

L'ultima volta che ho dovuto occuparmi di questo, ho preso un vecchio PC, alcuni vecchi HDD da 250 GB che non venivano più utilizzati, hanno fatto in modo che la compagnia facesse quattrocento sterline per una scheda RAID economica e ho creato un server terabyte per "contenuti" . Avrei potuto farlo con il software RAID se non avessi voluto assolutamente spendere soldi.

La gestione IT lo sapeva in un modo "plausibilmente negabile", vale a dire, glielo dissi in modo tale che nessuno potesse dimostrare di averglielo detto.

Quindi ho fatto sapere agli utenti che era lì. Erano quasi tutti sviluppatori, e gli sviluppatori lavorano meglio quando hanno la loro musica, radio memorizzata nella cache e giochi stupidi e qualsiasi altra cosa a portata di mano, e facilmente condivisibili con i loro amici (non come in "copia questo", ma come in "ascolta questo, è sul media box "). Ho detto loro che non era stato eseguito il backup del server, ma era RAID, quindi il contenuto probabilmente non sarebbe semplicemente svanito. Ho detto loro che se avessi trovato il loro contenuto in streaming occupare spazio sui file server di produzione, lo eliminerei in modo sommario e li ucciderei con un bastone.

Ha funzionato molto bene, per un po '; Ho recuperato circa un terzo del mio file server principale, hanno avuto musica e video a loro piacimento e tutti erano felici. Alla fine, il senior management lo ha scoperto e si è incazzato tranquillamente a causa dei problemi di responsabilità che alcuni hanno sollevato sopra ed è stato spento. Ovviamente, gli sviluppatori hanno capito questo (quando gliel'ho detto) e, come avevo previsto, nel giro di una settimana abbiamo esaurito lo spazio sul file server principale.

Ci sono state note sopra riguardanti la legalità della copia dei propri CD. Non sono un avvocato, ma penso che ci siano motivi per sospettare come FUD la posizione " oh dei o oh dei il server è fatto di pezzi di società sulle proprietà dell'azienda che moriremo tutti e la riaa mangerà i nostri bambini eek eek " che prendono alcuni dirigenti. C'è un po 'meno dubbio sul fatto che gli sviluppatori disporranno e condivideranno questi contenuti al lavoro, quindi mi è sempre sembrato che un accordo pragmatico fosse migliore.