Questo è davvero complicato, e in una certa misura non è un problema tecnico e potrebbe non appartenere qui, ma
Server Fault è per gli amministratori di sistema ... che gestiscono o mantengono i computer a livello professionale
E lo faccio .. e questo è uno dei miei compiti .. Comunque.
Immagina di avere 5000 + pagine a doppia faccia di A4. Dati aziendali, tutti fondamentali per l'azienda.
È necessario eseguirne il backup, in qualche modo. Le soluzioni proposte finora sono:
- PDF -> Archiviazione online
- PDF -> DVD / BluRay / Tape
- PDF -> Unità disco fisso / SSD / Flash portatile.
- Acquista / Leasing / Assumi / 'Ruba' una grande fotocopiatrice e copia.
- ???
Problemi immediati con quanto sopra:
- Cosa succede se il partner di archiviazione fallisce?
- I DVD marciscono nel tempo. Nastri allo stesso modo.
- Anche questi si rompono nel tempo.
- Costoso. Lento. Pesante. Non adatto agli alberi.
Le domande):
Qual è il gold standard per la conservazione e l'archiviazione dei dati a medio-lungo termine? Hai risolto un problema simile sul posto di lavoro?
Dopo il caricamento iniziale, è necessario aggiungere alla raccolta circa 100 pagine al mese. Il recupero dovrebbe essere possibile, facilmente, ma probabilmente non è frequente.
Idealmente, vorrei garantire che la soluzione sarà praticabile molto tempo dopo aver lasciato l'azienda, e che non richiederà una quantità enorme per mantenerla mantenibile, quindi conservare molti molti DVD non è solo l'ideale, ma anche no una buona soluzione a lungo termine.
Mentre fare copie cartacee è sicuramente il più semplice, non è il più ecologico, non di gran lunga. Inoltre, non è molto gestibile, difficile da cercare, indicizzare e così via. Combinato con pesante e difficile da conservare fisicamente.
Mi piace molto l'idea in linea di principio di avere tutto archiviato elettronicamente, ma il meccanismo effettivo per farlo deve essere trasparente e facile. Non voglio davvero essere responsabile di questo per sempre e per un giorno, supportando gli utenti dell'ufficio mentre si accalcano e perdono documenti. Inoltre, non voglio fare affidamento su un singolo fornitore di archiviazione, e se Dropbox (abbiamo una soluzione di backup online ATM, ma non è Dropbox.) Dovesse fallire, o altrimenti sperimentare un evento catastrofico, quante aziende chi sta usando i loro servizi sarebbe il ruscello, senza pagaia?
C'è una certa flessibilità di bilancio qui, ma sospetto che tutto ciò che costa di più rispetto al nostro attuale backup online (che è come 2500 USD / anno), sarebbe visto in modo meno favorevole, rispetto al solo metterlo in una scatola da scarpe sotto un letto. Il che è senza dubbio cosa accadrebbe se non facessi nulla e mi dimettessi domani.
Qualche idea?
-Modificare-
La ragione per farlo è duplice.
1) fornire un backup sicuro ragionevole delle pratiche burocratiche aziendali in caso di incendio dell'ufficio.
2) per soddisfare le leggi sull'archiviazione dei dati WRT nel Regno Unito in materia fiscale per le aziende e così via.
Modifica 2:
Avere qualche meccanismo per indicizzare i documenti sarebbe anche dannatamente utile ..