Come ristrutturare questo piccolo dipartimento IT? [chiuso]

Durante questi ultimi 2 anni, io e mio fratello siamo stati responsabili del "dipartimento IT" della nostra famiglia. Non possiamo dedicare tutto il nostro tempo a questo, perché siamo al college e abbiamo anche alcuni progetti e cose da fare.

In questo momento l'infrastruttura del nostro dipartimento è composta da noi stessi e da un fornitore di servizi IT in outsourcing. Questa configurazione non ha funzionato come volevamo però. Questa società ci addebita circa 650 USD / mese e non riteniamo che il servizio che offrono valga la pena.

Ad esempio, inviano un ragazzo una volta alla settimana per eseguire la manutenzione sui PC e "amministrano" in remoto i nostri server. Tuttavia, ho sempre chiesto loro rapporti sul loro lavoro remoto e non li hanno mai fatti. Inoltre, ho insistito nel strutturare chiaramente sulla carta (un wiki) le strategie di backup e simili, ma ancora nessun risultato.

Come puoi dire, siamo stanchi di queste persone. Quello che vogliamo fare ora è rimuovere queste persone e assumere un tecnico e fargli eseguire alcune procedure, come backup, amministrazione di Active Directory, amministrazione del firewall, ecc ... Quello che voglio è un consiglio su come strutturare le procedure del nostro dipartimento e lavoro.

Ecco la nostra configurazione attuale:

• Circa 20 PC.
• Circa 20 telefoni IP.
• 2 server con macchine virtuali (server Windows).
• 1 server con Asterisk (usando Elastix).
• 1 macchina per il firewall (usando Untangle).
• 1 NAS più alcuni HD esterni per i backup.
• Una sottoscrizione con iBackup.com per il backup dei database MS SQL.
• Google Apps per il servizio di posta elettronica.

Quali (risorse informative, software) mi consigliate per:

• Strutturare un piccolo dipartimento IT. Quali sono le cose che potrei mancare?
• Amministrazione del NAS e dei backup (considerando JungleDisk per i backup fuori sede)
• Verifica dello stato del server in remoto
• Manutenzione comune sui PC
• Software antivirus per PC e server.

Questa società ci addebita circa 650 USD / mese e non riteniamo che il servizio che offrono valga la pena.

$ 650 / mese sono le arachidi. Uno staff a tempo pieno ti costerà 5 volte tanto meno - 8 volte o più è più probabile, soprattutto se si considerano vantaggi, attrezzature, imposte sui salari e spazi per uffici nel mix. Dall'altra parte, una tipica attività di consulenza potrebbe addebitare più di $ 100 all'ora . Potrebbe essere di più, potrebbe essere di meno, a seconda della posizione, ma non è economico. Usando $ 100 / ora come campione, li stai guardando spendendo meno di 2 ore a settimana in totale sulla tua attività. Anche se ti stanno dando una sorta di tariffa speciale a causa del business garantito che è al massimo 3 o 4 ore alla settimana.

Nella tua organizzazione di dimensioni probabilmente hai ragione nel credere che non hai bisogno della tua persona a tempo pieno, e se non senti che stai ricevendo il tuo valore di $ 650 ogni mese, va bene. Basta capire che altre opzioni potrebbero costare di più , non di meno. Probabilmente molto di più.

Quindi la prima cosa da fare è sedersi e capire quanto tempo pensi che i tuoi servizi IT necessitino ogni settimana, in termini di attenzione, monitoraggio, manutenzione e pianificazione. Dopodiché, scopri il modo migliore per pagarlo. Mi sembra che per $ 650 stai ricevendo un ottimo affare in questo momento dal tuo fornitore esistente. Se decidi di aver bisogno di 12 ore settimanali e in questo momento ne paghi solo 4, potresti trovare il tuo attuale fornitore più che disposto e in grado di offrirti il ​​servizio che desideri dopo aver iniziato a pagarlo abbastanza per giustificare la loro spesa in quel modo di tempo. Sembra anche che tu voglia davvero solo una pausa pulita, e va bene. In tal caso, il mio consiglio è semplicemente di non bruciare i ponti quando si effettua la modifica.

Infine, l'unico pezzo che ritengo manchi nella tua attuale infrastruttura è un buon sistema di ticketing per le richieste di help desk. Non uscirei e non otterrei nulla fino a quando non saprai con chi lavorerai e chi manterrà il sistema. Avranno software che già conoscono bene e potrebbero voler usare o essere in grado di supportare meglio.

Prima di tutto, Joel ha ragione: per un supporto IT competente stai cercando un costo più elevato. L'estremità inferiore del mercato dei professionisti IT è satura di persone autodidatta che lavorano da casa. Il prezzo è buono, ma l'attenzione ai dettagli, la professionalità e la coerenza non c'è, e c'è la tendenza a fare le cose "a modo mio" piuttosto che aderire alle migliori pratiche (o anche essere consapevoli di ciò che potrebbero essere). In altre parole, spara per il più economico e di solito finirai con i cowboy.

Dovresti essere in grado di trovare una società di supporto IT locale che ti offrirà un supporto di ambiente a prezzo fisso a tempo determinato specifico. Ad esempio, un contratto di 6 mesi per 25 ore uomo di supporto ambientale al mese, di cui 10 ore di lavoro remoto che svolge attività di manutenzione x / y / z, 5 ore di produzione di un rapporto mensile, 10 ore di lavoro in loco come necessario. Lavoro in loco oltre a questo addebitato a x all'ora.

Idealmente, vuoi che un'azienda offra il proprio software di helpdesk (usiamo Beetil , è fantastico) e otterrai solo accessi al sistema, non dovrai eseguirlo da solo.

Elementi chiave da cercare dal proprio fornitore di supporto:

• Soluzione di helpdesk basata sul Web che consente di accedere, generare un ticket, verificare l'avanzamento, ecc
• Rapporti di backup attivi e ripristino dei test come parte del programma di manutenzione (ad esempio, ripristino dal backup ogni 6 mesi per verificarne la validità). Questo dovrebbe essere abbastanza semplice con il tuo host virtuale in quanto puoi semplicemente ripristinare su una VM temporanea senza costi hardware aggiuntivi.
• Rapporto definito consegnabile con elementi specifici nell'elenco (ad es. Stato della patch server / server, stato AV, rapporto ore)

Hai una serie di problemi ma sono di natura gestionale piuttosto che informatici. Quello che hai descritto è un disastro in attesa di accadere e, in tal caso, il business potrebbe benissimo piegarsi di conseguenza. I backup su cui non si ha alcun controllo non sono backup su cui si può fare affidamento e che potrebbero non esistere.

Fai un favore a te stesso e agli affari. Tu e tuo fratello dovete smettere di fingere di essere persone IT e mettere l'infrastruttura IT aziendale nelle mani di qualcuno che sa cosa stanno facendo.

Progettare un piano che assicurerà che le esigenze aziendali siano soddisfatte. Ciò include un'adeguata strategia di backup e manutenzione dei computer e dei sistemi. Ho intenzione di andare contro l'attuale moda e ti consiglio di usare solo backup fisici, non upload in "the cloud". Anche i backup devono essere eseguiti fuori sede.

Troppe aziende hanno piegato dopo un disastro semplicemente perché non erano in grado di ripristinare i propri dati. Le statistiche mostrano che anche le aziende che dispongono di buoni backup sono in pericolo di ripiegamento entro il primo anno dopo un grave disastro.

Il business non è abbastanza grande da richiedere una persona IT a tempo pieno. Lavoro per un'azienda un po 'più grande e se non fosse per i miei progetti di programmazione non avrei niente da fare almeno il 90% delle volte. Ecco cosa ti suggerisco di fare.

• Creare un piano adeguato su cosa deve fare la persona / azienda It e quale documentazione è richiesta.
• Organizzare di avere almeno una persona presso la sede aziendale, con un'altra che funga da backup, per eseguire la parte fisica del backup giornaliero. cioè scambia nastri, dischi rigidi (yuk!) o qualsiasi altra cosa debba essere usata.
• Rimuovere te stesso dal coinvolgimento diretto, ma forse assumere un ruolo più attento per garantire che tutte le fasi vengano seguite.
• Sbarazzati del tuo attuale appaltatore e trova qualcuno che è pronto a fare il lavoro entro i parametri che stabilisci.

L'appaltatore dovrebbe essere in grado di fare quasi tutto da remoto, ma dovrebbe anche essere preparato ad avere una presenza fisica come e quando richiesto, che non è in un programma arbitrario. Non c'è niente di male o di male nel lavorare in remoto. Vado persino al punto di dire che qualcuno che non può lavorare in questo modo non è la persona di cui hai bisogno.

Se l'appaltatore deve trascorrere più di qualche ora a settimana sui tuoi sistemi, allora sono incompetenti o qualcun altro sta facendo qualcosa di gravemente sbagliato, quindi assicurati che l'appaltatore sia pronto a mantenere un registro non solo di ciò che fa ma anche le ore trascorse a farlo.