Il modo migliore per convincere il management a spendere soldi per le spese IT è comprendere la relazione che l'IT ha con l'azienda nel suo complesso e come il reparto IT può aiutare meglio il business a prosperare. Molti proprietari e manager di aziende vedono l'IT solo come un centro di costo, spesso a causa della loro scarsa familiarità con la tecnologia; allo stesso modo, molti amministratori di sistema considerano le operazioni aziendali come un budget e un server rack, senza alcuna visibilità sul perché l'azienda ha bisogno dell'IT.
Mark Burgess (il creatore di cfengine ) ha alcune idee affascinanti sull'allineamento business-IT , tra cui:
Se chiediamo come allineare business e IT, ha senso trovare un terreno comune. Scienza e commercio non sono poi così diversi. Entrambi fanno "gestione dell'incertezza". Uno scienziato cerca di ridurre al minimo le possibili incomprensioni e documentare principi duraturi per il futuro. Amministratori di sistema e ingegneri cercano di offrire agli utenti tale prevedibilità. Gli imprenditori stanno cercando di progettare flussi prevedibili di entrate in un ambiente instabile. [...]
Quale sarà la forma professionale degli amministratori di sistema a venire? Dovranno essere sempre più in sintonia con i diversi obiettivi della loro organizzazione. Chiederanno: quali sono le principali promesse della mia organizzazione e cosa ho fatto per mantenere queste promesse oggi?
Per mettere in relazione questa idea con la tua situazione attuale, prova a esaminare i problemi che stai affrontando dal punto di vista dell'azienda nel suo complesso. Invece di chiedere alla direzione di darti $ 10k per acquistare uno o l'altro articolo, prepara un'analisi costi-benefici delle cose che desideri acquistare che colpiscono sulla maggior parte dei seguenti punti:
- Quali sono i problemi aziendali che sto cercando di risolvere?
- Assicurati di comunicare con la direzione sui loro piani per l'azienda; forse stanno pianificando di entrare in un nuovo mercato, che potrebbe richiedere un nuovo software non compatibile con il server corrente, che cambierebbe completamente la tua analisi, ecc.
- Quali sono i costi potenziali per il business di non risolvere questi problemi?
- Cerca di essere molto chiaro su questo punto. Non esagerare ("il server si spegnerà e tutti moriranno !!"), ma non sottovalutare neanche; se i costi sono elevati, la direzione deve essere in grado di tenerne conto.
- Quali sono le soluzioni che ho preso in considerazione e i costi e i vantaggi di ciascuna?
- Questo non deve essere altamente tecnico, ma aiuterà a convincere la direzione a fare i compiti. Inoltre, durante la preparazione dell'elenco, potresti trovare una soluzione che non avevi mai considerato prima.
- Conta i tempi di implementazione e supporto come costo; i servizi di outsourcing (come la configurazione di Google Apps per la gestione della posta elettronica anziché l'utilizzo di Exchange) possono costare denaro contante, ma il tempo che risparmi non gestendo un server Exchange può avere un valore commerciale sostanziale.
Molti amministratori commettono l'errore di vedere un problema esclusivamente in termini tecnici; ad esempio, un sistema obsoleto deve essere aggiornato perché obsoleto (potrebbe avere prestazioni scadenti o essere incompatibile con le applicazioni più recenti, ecc.). Sebbene questa possa essere la migliore pratica da un punto di vista tecnico, la gestione di un'azienda consiste nel bilanciare costi e benefici e gestire i rischi. Se il vantaggio per l'azienda è, relativamente, piccolo, potrebbe non valere la pena accumulare i costi in licenze, test, tempo per implementare l'aggiornamento e anche il rischio aumentato di qualcosa che non va.
Se impari a sviluppare e presentare proposte come questa, troverai qualcosa di interessante: inizierai a vedere l'IT come parte del business piuttosto che come un'unità indipendente e la gestione inizierà a diventare molto più ricettiva alle tue richieste quando si rendono conto che hai quella prospettiva. Imparerai a fare ciò che chiedi per allinearti a ciò che la direzione vuole fare in ogni caso e ti assicureranno di ottenere tutte le risorse di cui hai bisogno.