Creazione di un dipartimento IT? [chiuso]

Non sono sicuro se questo è il posto migliore per chiedere questo, ma potrei davvero usare alcuni suggerimenti / consigli. Sono stato appena assunto da una piccola azienda (10 impiegati in azienda, più circa cinque fuori sede) che praticamente non ha un reparto IT. Inizialmente sono stato assunto per fornire assistenza su ciò che l'azienda fa regolarmente (vari tipi di verifica), ma da quando hanno scoperto che ho una laurea in informatica, mi è stato affidato il compito di creare un dipartimento IT. Ora sto lavorando con lo sviluppatore e devo organizzare tutto il software / hardware per l'intero ufficio. Non sono sicuro di come procedere. Sto cercando suggerimenti su set-up, organizzazione, cose da chiedere, ecc.

Alcuni dettagli:

Il nostro sviluppo è PHP e Java (quest'ultimo con cui ho esperienza)

Utilizziamo Windows 7 con PC Lenovo e un sistema telefonico Konnect.

Usiamo, credo, la sicurezza di Iolo (ma non ne sono nemmeno sicuro).

Di recente ho ordinato alcuni punti mancanti; nuovi tappetini per il mouse, tastiere migliori, altoparlanti, ecc., ma devo lavorare da zero con l'organizzazione di software e avere un armadio pieno di misc. hardware e fili, insieme ai nostri server in loco (non li ho ancora guardati).

Devo anche impostare un sistema di messaggistica interoffice, nonché un accesso remoto per lavorare da casa. (Ho intenzione di usare logmein) Idee diverse da un sacco di fascette? Qual è il tuo modo preferito di organizzare o le migliori soluzioni?

Non menzioni nulla sul budget, quindi prenderò il peggio e ti dirò come farei ciascuno a buon mercato. ;)

Innanzitutto, darei un'occhiata a ciò che è richiesto dal dipartimento. Quali servizi si aspettano che tu fornisca? Quindi inizierei a capire come posso usare il personale esistente per aiutarmi nella creazione del dipartimento, poiché è molto lavoro per una persona organizzare, inventario, scrivere politiche e procedure, ecc. Quindi quali sono le competenze delle altre persone ? Qualcuno sembra non essere così impegnato e avere grandi capacità organizzative? Hmm, fantastico. Li metterei al lavoro inventando tutto ciò che hai a tua disposizione. Se nessuno è disponibile, questa è ancora la prima attività per te. Scopri con cosa stai lavorando e scopri come utilizzarlo al meglio per raggiungere i requisiti previsti per il tuo dipartimento. Quindi formulare un piano d'azione,

Quindi, con quel piano, lo passerei attraverso la gerarchia aziendale solo al CYA .

Le cose che guarderei in quel piano sarebbero:

1. Riesci a utilizzare qualsiasi hardware e software esistente o hai bisogno di budget per nuove cose.
2. Hai qualche forza lavoro? In caso contrario, come puoi automatizzare le cose in modo da non essere troppo occupato con il tasking mentale.
   3. Infine, come hai intenzione di combinare 1 e 2 insieme per rendere il progetto il più efficiente possibile nel tempo.

È essenzialmente così che vorrei iniziare. Organizzerei quindi tutte le attrezzature rimanenti in una pila obsoleta e potenzialmente utile nella pila futura e otterrei l'autorizzazione a scaricare la pila obsoleta. Fidati di me, se non viene toccato in 6 mesi non verrà mai più toccato e finirai per accumularlo fino a quando l'inferno non si blocca e in un ambiente di piccole imprese (almeno nella mia esperienza), lo spazio è un premio.

Una volta avviato il piano, tieni d'occhio quello che stai facendo e continua a chiedere "perché lo sto facendo?". L'efficienza è la chiave per ottenere un reparto senza intoppi e l'automazione è utile se hai poca forza lavoro o è uno spettacolo individuale.

Per quanto riguarda l'hardware e i sistemi che usi, questa è pura preferenza personale, ma preferisco andare con nomi di marchi (come telefoni IP Cisco e desktop Dell) che hanno sistemi di supporto per il backup. Altrimenti, ti impantanerai nelle basi del dipartimento IT. Potresti anche avere una intranet con un sistema di ticketing dell'helpdesk in modo che le persone non intasino la tua e-mail o il tuo telefono per chiedere aiuto.

Per quanto riguarda i sistemi di messaggistica, ci sono alcuni decenti sistemi di messaggistica intra-ufficio decente che mi piacciono. Puoi passare da Pidgin a RabbitMQ (gratuito anche per uso commerciale). O come casa PHP / Java puoi sempre creare il tuo.

Mi rendo conto che questa non è una risposta molto completa, ma spero sia un inizio e forse di qualche utilità. Ho esperienza facendo esattamente quello che stai facendo e sono sul tratto di casa presso la mia attuale azienda facendo proprio questo con un budget limitato. Attenzione, ci vorrà il doppio del tempo che pensi. Ho pensato di essere attivo e funzionante in 6 mesi, ma dopo 9 mesi sono circa il 60% del percorso!

Riguarda l'ordine in cui farei le cose:

1. Scopri tutto. Questo è senza dubbio i passaggi più importanti. Parla con gli sviluppatori su ciò che funziona sui server e su come interagiscono, leggi il manuale del sistema telefonico, segui i cavi. Chiedi ad alcuni dipendenti di farti un breve elenco del software che usano molto e di leggere quei programmi se non sono cose che conosci. Assicurati di comprendere chi sono i fornitori di servizi IT e di sapere chi all'interno dell'azienda gestisce tali fatture e ha accesso a tali account. Ecco la cosa più importante da sapere, però: scoprire chi è responsabile o capisce ogni sistema, in modo che se non lo capisci, sai a chi chiedere.
2. Inventa tutto, così hai un'idea di quello che hai e di quello che ti serve. Cerca soluzioni di inventario open source, come Tracmor (versione SaS a pagamento disponibile su tracmor.com ).
3. Analizza le tue esigenze. I dipendenti sono a corto di computer? Qualcosa sta invecchiando e deve essere sostituito? lavora con i tuoi superiori per scoprire il tuo budget e fare un piano per sostituire o acquistare nuovo hardware per soddisfare le esigenze al momento.
4. Scopri se ci sono problemi che devono essere risolti in questo momento. Parla con tutti i dipendenti (faccia a faccia se puoi, non ce ne sono così tanti) e vedi se sono consapevoli di eventuali problemi con l'ambiente IT in questo momento. Fai un piano per sistemarli.
5. Configura le comunicazioni. È una piccola azienda, quindi è facile. Assicurati che tutti i dipendenti sappiano chi sei e che possano segnalarti problemi. Avere una sorta di modo formale e registrato per farlo. Se hai voglia, puoi impostare un tracker di biglietti o semplicemente farli mandare e-mail e ordinare le e-mail.
6. Ora sei in manutenzione. Continua a imparare di più sui sistemi, trascorri il tuo tempo libero a scavare ulteriormente e fai attenzione a tutto ciò che non funziona in modo ottimale.
7. E questa è la parte divertente: iniziare a migliorare le risorse IT. Scopri cosa pensano i dipendenti che potrebbero rendere il loro lavoro più facile o più efficiente e trovare soluzioni. Ci sono molti prodotti là fuori (molti dei quali FOSS) che affermano che miglioreranno il tuo business, cercheranno in quali pensi che effettivamente lo faranno e faranno un piano per implementarli.

Pianifica e tienili tracciati : avere un sacco di compiti da fare può essere travolgente, quindi tienili ben organizzati e dai la priorità. Quando hai un'idea chiara di ciò che deve essere fatto e quando, è meno stressante.

Comunicare : assicurarsi che gli altri dipendenti sappiano come contattarti e rimanere in contatto con come funzionano le cose e come potrebbero funzionare meglio. In un negozio tecnico i tuoi "clienti dipartimentali" stanno probabilmente risolvendo la maggior parte dei problemi da soli, il che può essere sia una benedizione che una maledizione. Di 'loro di farti sapere quando incontrano un problema con un sistema e di dirti come lo hanno risolto se lo hanno fatto (in questo modo sai come risolverlo se succede a qualcun altro).

Ci sono molti strumenti gratuiti che possono essere i tuoi migliori amici. Dai un'occhiata a Spiceworks , la sua versione gratuita minimamente supportata da pubblicità rileverà la tua rete locale, accederà a tutti i computer e inventerà il loro hardware e software. Tiene traccia di tutto ciò e osserva i problemi (software obsoleto, hardware difettoso, ecc.). Il tutto mentre ha un semplice sistema di risoluzione dei problemi integrato.

Sono sicuro che hai visto un milione di annunci per questo, ma Splunk è davvero uno strumento utile per diagnosticare quei server ed è gratuito per un piccolo ambiente. Se lo staff di sviluppo non lo utilizza già, probabilmente troverà che è uno strumento utile anche per loro.

Corri, corri per le colline!

Sai davvero in cosa ti stai cacciando? Così mi dice: un responsabile IT che lavora nel settore da oltre 20 anni.

Non sto dubitando delle tue capacità, ma è abbastanza difficile per un esperto veterano entrare in un'azienda con un'infrastruttura IT consolidata e assumere la sua gestione, figuriamoci avere il doppio malumore di nessuna infrastruttura E stai imparando la gestione IT al volo .

Ora, su una nota più formale: la tua organizzazione non è così grande, presumo che abbiano fiducia nelle tue capacità e tu lo fai ...

1. Identifica lo scopo commerciale se non l'hai già fatto.
2. Individua i sistemi e i servizi chiave che aiutano l'azienda a fare ciò che fa e assicurati che tutto sia documentato: dovresti disporre sia di procedure operative standard per eventi aziendali critici e regolari sia di un piano operativo generale che includa i piani SOP + Disaster Recovery e Business Continuity .
3. identificare le principali parti interessate (personale e fornitori) in tutti gli aspetti di ciò che sei lì da fare e tenerli aggiornati, cercare i loro: consigli, desideri, preoccupazioni ed esperienze.
4. Identificare i rischi e le esposizioni orientati all'IT che impediranno all'azienda di fare ciò che fanno.
5. Attribuire un valore ai costi di non fare affari per un periodo di tempo.
6. Identifica quali risorse hai già in casa per mitigare i rischi (backup, kit di riserva, siti remoti ecc.).
7. Identificare la carenza di mitigazione del rischio e quanto costerà riparare il buco.
8. Verifica se disponi di un budget per mitigare i rischi e decidi che cosa ti consente di fare.
9. Solo quando hai un piano solido per tutto quanto sopra, pensi addirittura di implementare nuove cose e fare più cambiamenti oltre a quelli che devi fare per quanto sopra. Alcuni compiti possono sovrapporsi, ma anche i fondamenti devono avere ragione.

Ok, puoi fare scorta di alcune tastiere e tappetini per mouse di riserva, ma che dire quando l'aria condizionata inizia a gocciolare acqua su alcuni kit nella stanza del server (se ne hai uno) - abbiamo avuto quella settimana scorsa e abbiamo dovuto implementare contingenze quando la temperatura salì a 30 ° C e tutti i server iniziarono a suonare come se stessero per decollare mentre guidavano le loro ventole di raffreddamento così duramente.

Rimani calmo in una crisi, vero?

Spero che vada bene.

Questo è per l'approccio strategico. Le piccole aziende spesso crescono molto in un arco di tempo molto breve. Questo sarebbe un quadro per non ottenere un esaurimento se si verifica una situazione del genere.

Dal momento che vengo dalla scuola di business (gestione IT), la mia risposta potrebbe essere diversa da quella che ho letto qui finora. Userò un approccio strategico anziché tecnico. Puoi anche scusare le mie capacità di scrittura poiché la mia lingua principale è il francese. Questo potrebbe non essere direttamente applicabile dal momento che è una società molto piccola, -questo non è un framework per un esercito IT individuale - ma iniziando nel modo giusto sarai preparato per la crescita. Ciò si ispira al framework ITIL per la gestione dei servizi IT, utilizzato dai grandi corpi di tutto il mondo.

Dal mio punto di vista, il primo passo nella "creazione" di un dipartimento IT non è sapere cosa possiede ma sapere cosa offre (o da un altro punto di vista quali sono gli altri reparti / unità aziendali che richiedono da te). Il dipartimento IT offre un servizio . A seguito di ciò, dovresti sempre essere in grado di pianificare, valutare, ottenere budget e fornire un buon servizio (a volte rifiutando con buoni punti alcuni lavori rispetto alle risorse disponibili per il dipartimento IT) (parla lingua commerciale: tutto è possibile se mi dai 2.000 uomini e flusso di cassa infinito).

Prendendo questa premessa, dovresti iniziare ottenendo quali servizi sono attesi dal tuo dipartimento . Potrebbe trattarsi di tutto ciò che riguarda l'IT (in questa fase, può sembrare che stiano chiedendo più di ciò che è fattibile, è meglio conoscerlo all'inizio e ottenere alcune risorse piuttosto che ottenere un buon burnout) alcuni esempi:

a livello aziendale: - una rete telefonica VoIP funzionante; - un'infrastruttura IT funzionante (intranet, LDAP / active directory, e-mail, stampanti, ecc.) - un'infrastruttura di backup; - postazioni di lavoro;

per dipartimenti specifici: - software (contabilità, acquisti, fatturazione, inventario, risorse umane, gestione della conoscenza, ecc.) - supporto IT;

È quindi possibile scrivere alcuni accordi sul livello di servizio (SLA) per i servizi che si prevede di offrire. Questo è un contratto. Questo ti aiuterà a valutare quali risorse (tempo, denaro, esseri umani) ti serviranno per adempiere al tuo dovere. Ciò garantirà inoltre che tutte le parti siano consapevoli di ciò che ottengono. Questo ti proteggerà dal sovraccarico di attività perché la tua pianificazione era basata solo su quei servizi e se qualcuno viene e ti chiede, ad esempio, di gestire 6 nuovi server, sai che otterrai più patch da applicare, più backup, ecc. E avrai bisogno di più risorse. Gli SLA potrebbero includere tempi di attività, finestre di manutenzione, incidenti aknowledge_time response_time Resolution_time e un accordo sulle metriche utilizzate per valutare i servizi forniti dall'ufficio IT.

Ora che tu (e i tuoi clienti: gli altri dipartimenti) sapete cosa dovete fare, vorrete sapere cosa dovete fare. Tempo di inventario , vedere i messaggi sopra. ultra-migliore sarebbe che il database delle risorse venga aggiornato automaticamente. Utilizzo di strumenti / script di rilevamento per inserire dati come firmware dei server, software, database e versioni del sistema operativo, ecc. Dato che è una piccola azienda, è ancora fattibile a mano. Questo database, consente di chiamarlo il database degli elementi di configurazione (CMDB) che dovrebbe sopravvivere nel corp. Lo userai quando si scopriranno vulnerabilità critiche per sapere quali host sono vulnerabili, per effettuare i tuoi acquisti, per valutare le esigenze delle patch, per ricordare l'indirizzo IP specifico di host.wtf, le date di inizio e fine delle licenze (con promemoria 1 mese prima della scadenza ), contratti di manutenzione, ecc.

Ora sai cosa fare, come misurarlo e cosa hai. Dal momento che ogni reparto ha un budget limitato , il reparto IT deve averne uno rispettabile. Valuta e scrivi un budget, a seconda dell'azienda che ti potrebbe essere chiesto di farlo su base trimestrale. Se lo lasci ad altri ... buona fortuna.

C'è molto di più, ma funziona per 3-4 mesi a tempo pieno in questo ... almeno, dal momento che non hai un manager per farlo per te e hai anche i tuoi compiti abituali da svolgere. Possa questo aiutarti.

Suggerimenti casuali:

• fai il tuo lavoro: significa fai IT, non fare acquisti, non fare elettricità, non riparare la macchina da caffè. Ad esempio: preparare l'ordine d'acquisto, ottenere il preventivo dal fornitore ma lasciare l'ordine e dare seguito a qualcuno che lo fa già.

Per un sistema di messaggistica utilizziamo le app di Google. Puoi usare il tuo nome di dominio per l'account Gmail, le conversazioni possono essere registrate se lo desideri, e puoi usare praticamente qualsiasi client di chat che desideri.

Come altri hanno già detto, l'inventario è una cosa importante. Hardware e software. Licenze per documenti (!).

Se crei qualcosa di nuovo, documentalo. Se impari qualcosa di nuovo, documentalo. Se scopri come è in esecuzione un servizio corrente, documentalo. In altre parole, pensa a questo come l'inizio della tua libreria di documentazione .

Collabora con il management per trovare tutte le esigenze di cui ha bisogno (dal momento che non ha un reparto IT), quindi dai la priorità a tali esigenze. Quindi ottenere la loro approvazione per la definizione delle priorità.

Sarai il ragazzo di riferimento, quindi devi essenzialmente capire come funziona tutto, dalla rete, all'amministrazione del server, al supporto desktop.

Dopo tutto ciò, puoi iniziare a preoccuparti di sicurezza, politiche e procedure, espansioni, cicli di fine vita dell'hardware, acquisti, ecc. Ecc. Ecc. :) Sarai molto occupato!

Questa è la parte tattica. Ciò tiene a mente che la tua azienda potrebbe crescere rapidamente. Questa è la differenza tra lavorare per te o lavorare per un'azienda (beh, questo è quello che penso).

----> Gestione delle scorte

Ottieni uno spazio riservato e bloccato per il tuo inventario IT. (Ridondanza a 3 tasti, può essere una stanza, un armadio, ...?) Prova a dividerlo in posizioni (scatole, scaffali, usa qualsiasi cosa per dividere lo spazio).

Crea una convenzione di denominazione per l'hardware e le posizioni.

Ottieni un'etichettatrice (come una P-Touch) ed etichetta seguendo la convenzione.

Conserva un inventario. Il commercialista potrebbe già disporre di un software che potrebbe aiutarti a tenerne traccia e questo ha il valore aggiunto che lo aiuterà a fare l'ammortamento dell'inventario. Evita il blocco note o lo pagherai un giorno. Excel / Free Office Calc con regole di integrità dei dati può essere gradevole in quanto può essere facilmente importato in una futura applicazione di inventario. Lansweeper è un software gratuito per questo (richiede MS SQL Server).

AGGIORNA IL TUO INVENTARIO. Quando si spostano cose, quando si ottengono nuove cose, ecc. O educare gli utenti a farlo.

----> Messaggi tra uffici, accesso remoto, ecc.

Non dimenticare mai i backup . E prova i tuoi backup. Ok questo punto è fatto. A seconda dell'infrastruttura IT corrente, LogMeIn potrebbe non essere la soluzione migliore. Ci sono firewall, proxy, ecc. In caso contrario, avrai bisogno di questo non fidarti degli utenti.

Un approccio più professionale sarebbe quello di impostare una VPN sicura per i tuoi server amministrativi e / o intranet per il calcolo remoto.

Per la messaggistica interna, tutto va bene, dovresti solo cercare qualcosa di cui puoi avere il controllo . Sembra che sia stato suggerito da Ryan M. Se qualcuno viene licenziato, non è divertente se è in grado di parlare con il cliente in quanto è in azienda.

----> Organizzazione

Elaborare una nuova lista di controllo per i dipendenti di ciò che è necessario fare e chiedere all'AR o a chiunque assuma di inviarti un'e-mail prima dell'arrivo di un nuovo dipendente. Non è divertente sapere il giorno esatto in cui arriva il dipendente e hai un'applicazione bloccata e in attesa di un ordine per creare nome utente e password ecc. Per quel nuovo arrivo. E poi, quando si stampa la carta per il nuovo ragazzo, la stampante si inceppa.

Impara a usare un'agenda o un PDA o Outlook o qualcosa del genere. Ci sono alcuni framework per l'uso di quelli come "Come fare le cose". Riceverai richieste da tutto il pianeta e qualche volta anche da altri pianeti. Pianifica attività come "fare l'inventario" e "testare i backup".

Scrivi documentazione su ciò che fai tecnicamente quando lo fai. E sviluppare un sistema di archiviazione per la conoscenza.

Disegna diagrammi del processo aziendale . Ad esempio, è possibile utilizzare il framework BPMN. Quindi tutti sanno come vengono fatte le cose, il flusso di lavoro ed è facile formare nuove persone.

Richiedi richieste e-mail Non accettare di fare cose quando ti viene chiesto al volo mentre stai facendo qualcos'altro.

Prepara i moduli per le richieste più comuni Ti assicurerai di ottenere tutte le informazioni di cui hai bisogno la prima volta e non perderai tempo a chiedere i dettagli di cui hai bisogno. È possibile fare riferimento a "le richieste più comuni" come "Richieste di servizio". So che è burocratico, ma potresti aggiungere un numero univoco a quelli, quindi puoi fare rapidamente riferimento a "Per questo avrò bisogno del modulo Win-102".

Ottieni un vulcaniano che non ha emozioni e buona memoria.

Seguire tutti questi principi dovrebbe evitare di colpire molto il fan. Mostra questo al tuo capo e chiedi un aumento. Due rilanci, dato che stai facendo 3 lavori.