Intervento e formazione su accaparratore di email - (ambiente di scambio)

Nel corso della mia carriera, ho incontrato diversi utenti che erano accaparratori di email ...

Sto gestendo un ambiente con 100 utenti in cui gli utenti in precedenza avevano quote da 100 MB e una soluzione Cyrus IMAP / Postfix di base. Ciò ha portato a un sacco di posta archiviata localmente e ai relativi problemi con la conservazione dei dati e la perdita di posta a seguito di guasti del PC.

Mi sono trasferito prontamente verso Exchange 2010 con MailArchiva(per scoperta / archiviazione) e canticchiamo da quasi un anno in questa configurazione. Tutto in entrata e in uscita viene archiviato e conservato ai fini della conformità. Inizialmente ho impostato limiti di cassetta postale da 3 GB per utente. Una manciata di utenti aveva bisogno di spazio aggiuntivo per i loro gruppi di e-mail funzionanti e sono stati in grado di giustificarlo, quindi ho fatto alcune eccezioni. Tuttavia, ho un utente particolarmente cattivo (ma importante) la cui Posta in arrivo è attualmente di 22.000 articoli, di cui 14.000 non letti. Probabilmente non è il numero di messaggi, ma la natura dell'email; molti rapporti, dichiarazioni e allegati PDF di grandi dimensioni. Anche questo è un utente Blackberry, quindi sospetto che leggano la posta in modo selettivo, in base all'oggetto. L'utente ha raggiunto il limite di 3 GB per la prima volta e non è disposto a eliminare la cassetta postale. Mi sono preso cura dei loro 3.000 articoli eliminati per mantenere il flusso della posta, ma sono in perdita su come educare gli utenti su come organizzare la loro e-mail. Sono in grado di istituire politiche rigorose ed essere un duro, o potrei sedermi con l'utente e aiutare a smistare e eliminare la posta. Ad ogni modo, non affronta il vero problema di come aiutare con l'istruzione.

Qualcuno qui ha qualche consiglio su come affrontare questo tipo di situazione? Vorrei alcune linee guida di esempio. Se stai usando le politiche nella tua azienda, quali tipi di politiche aiutano a tenere le persone sotto controllo?

Trovo che le persone utilizzino la posta in modo diverso, ma è una sfida costringerli a un determinato modo di organizzazione. Potrei anche non essere il miglior esempio, ma so anche cosa tenere e cosa cancellare.

Aggiornamento - La prima battaglia è finita, in quanto sono stato in grado di mantenere l'utente sotto il limite della cassetta postale di Exchange con una potatura ragionevole. Tuttavia, sono andato a ricostruire il computer dell'utente e ho scoperto un file PST locale da 17 GB con poco più di 6.500 sottocartelle! L'utente stava copiando (non spostando) i messaggi in una matrice di sottocartelle; a volte con singoli messaggi che vengono copiati / archiviati in più cartelle. I trattini bassi (_) e i prefissi (az) sono stati usati per controllare l'ordine di visualizzazione delle cartelle all'interno del file!L'utente si era anche impegnato a scrivere messaggi di posta elettronica in uscita in modo da avere un record di messaggi di posta in arrivo da archiviare in una delle sottocartelle PST locali. Questo è un uso improprio assoluto della tecnologia ed è un modo spaventoso per organizzare i dati dell'azienda. Lo sto consegnando ai proprietari per affrontare la situazione, poiché ora è una responsabilità dell'azienda.

Questo può essere un puro problema di gestione, ma nella mia esperienza questo tipo di decisione si rivolge allo staff del sysadmin per giustificare e applicare troppo spesso. Per questo motivo, il mio compito di amministratore di sistema è convincere il management che qui c'è un problema che dovrebbe essere preso sul serio e di individuare meccanismi di gestione che potrebbero essere utili.

Uno dei miei vecchi datori di lavoro aveva un sistema GroupWise, che all'epoca non aveva meccanismi di quote (questo era un po 'di tempo fa, GW lo aveva da un po' di tempo). Quindi alla fine abbiamo fatto ricorso a un metodo di pressione tra pari. Ogni mese stampavamo un rapporto delle cassette postali più grandi di $ X in ciascun dipartimento e spedivamo i rapporti ai responsabili dell'ufficio. Entro due mesi l'elenco dei primi 5 delle cassette postali più grandi aveva dimensioni medie molto inferiori.

Alcuni metodi che ho trovato utili per convincere il management a prestare attenzione a questo problema:

Definire il costo dell'archiviazione della posta

Se ricevi il pushback "ma Google lo fa", inizia a creare fogli di calcolo che mostrano quanto costa la posta. I gestori comprendono i costi. Tu o le persone attraverso le quali acquisti le cose, hanno i costi per l'hardware del server, il software, il software AV e altri costi correlati. Da questo è possibile assegnare un numero di dollari per MB per l'archiviazione della posta. Ciò consente di fornire un valore in dollari decentemente buono per una cassetta postale da 3 GB rispetto a una cassetta postale da 200 MB.

Questo, tra l'altro, è il motivo per cui hai imparato l'algebra a scuola.

Questo può andare in tre modi:

1. Aumentano la spesa per l'archiviazione della posta. Vedono i numeri, si rendono conto che stanno investendo poco e ci buttano soldi per arrivare dove dovresti "essere".
2. Concordano di esercitare una pressione al ribasso sulla crescita della posta al fine di controllare meglio questo costo.
3. Dicono% * &! @ It! Nel cloud!

Produrre costi di aggiornamento del sistema di posta

Se quanto sopra è al di là delle tue pazze capacità di foglio di calcolo, la produzione di piani di aggiornamento per tenere il passo con la curva dei consumi di archiviazione è un buon modo per almeno iniziare la conversazione. Quando vedranno bigbigmoney per gli aggiornamenti, chiederanno perché. E poi glielo dirai. Quando chiedono come possono evitare questo costo, menziona la pressione al ribasso sui grandi utenti di posta.

Ho fatto entrambe le cose sopra per giustificare i semplici acquisti di archiviazione. Le stesse tecniche funzionano per la posta elettronica, in cui hai un intero stack di applicazioni in cima alle tue infrastrutture di archiviazione / backup. Dollari (o valuta di scelta) per unità è un ottimo metodo per evidenziare i costi e i pericoli di eccessiva indulgenza. A volte può causare cambiamenti strategici molto significativi (vedi anche, nel cloud! ). A volte può perdere risorse.

Sul piano politico, è una buona idea fornire alcuni suggerimenti su come fornire una pressione al ribasso per il consumo di e-mail. Ma è tutto ciò che sono, suggerimenti per il management che deve effettivamente implementarli o convincere altri manager a farlo.

La nostra soluzione è stata dolorosa. Una delle nostre organizzazioni partner (istruzione k12) è stata colpita dalla richiesta di scoperta in una causa (FOIA). I costi per riordinare le tonnellate di e-mail e redarre i bit segreti erano enormi (~ $ 100k) a causa della quantità di e-mail salvata che potrebbe corrispondere alla richiesta. I nostri avvocati hanno suggerito e il nostro Soprintendente ha messo in atto una rigorosa politica di conservazione in modo da poter limitare i costi di una richiesta per noi in futuro.

Per impostazione predefinita, tutta la posta viene eliminata dopo 45 giorni. Tutto ciò che deve essere salvato per motivi legali, deve essere spostato in una cartella gestita . Esistono un paio di cartelle gestite diverse con varie politiche di conservazione applicate.

Ad ogni modo, il mio punto è che questa dovrebbe essere una decisione aziendale, non IT che si lamenta dello storage. Fai del tuo meglio per chiarire i costi reali e sottolineare i potenziali costi di avere una cassetta postale enorme. Quindi l'ufficiale esecutivo di prendere una decisione in base ai costi.

Una quota assegnata arbitrariamente non avrà senso per un utente.

Credo che non sia un tuo problema. Secondo me è un problema del manager. Non penso che tu debba essere un duro, ma sembra che qualcuno debba esserlo.

L'archiviazione illimitata della posta elettronica dell'utente sta costando i soldi dell'azienda. All'utente non sarebbe consentito di archiviare la spazzatura nel proprio ufficio: perché l'accumulo di spazzatura sul server di posta elettronica dovrebbe essere diverso?

L'IT deve stabilire limiti per l'archiviazione dei dati a causa di problemi di prestazioni e backup. Queste sono preoccupazioni reali, fisiche, tangibili. Si spera che le vostre politiche aziendali in materia di sicurezza IT, ripristino di emergenza, conservazione della posta elettronica, uso accettabile, ecc. Diano a questi tipi di preoccupazioni "denti".

Se spetta assolutamente a te "aiutare" l'utente, prenderei almeno in considerazione l'impostazione delle regole di Outlook per archiviare i messaggi in arrivo nelle cartelle "2010", "2011", "2012", ecc. In base alla data di ricezione. Quindi l'utente (o te) può eliminare le vecchie e-mail un anno alla volta. Ciò manterrà anche la cartella Posta in arrivo più piccola.

Sono stato un appaltatore per quasi tutta la mia "vita IT", quindi non ho mai dovuto combattere le battaglie politiche intorno a qualcosa del genere. Se avessi un utente di "livello C" (o in una piccola impresa il proprietario o la famiglia del proprietario) che fosse problematico in questo modo probabilmente finirei per capitolare piuttosto che combattere. Almeno proverei a fare un caso aziendale, ma probabilmente finirei anche per arrendermi, e vorrei sicuramente che quel caso commerciale fosse scritto per scopi "CYA" se il loro accumulo finisse per creare difficoltà operative.

Abbiamo avuto lo stesso problema, è attualmente sotto controllo, ma sono sicuro che tornerà.

Prima di tutto, è raramente il numero di messaggi che costituisce un problema - e non è nel tuo caso, 22.000 non è niente, la mia cassetta postale arriva a oltre 200.000 messaggi - sono gli allegati & ^% $ #.

Penso che gli allegati siano un modo terribile per archiviare i file, ma a molte persone piace perché conserva alcuni metadati: data di invio o ricezione e da chi è stato inviato o da cui è stato inviato un file). Inoltre, le persone sono semplicemente pigre: ci vuole tempo per salvare ed eliminare gli allegati.

Nel nostro caso, l'istruzione è stata la chiave: ci siamo assicurati che le persone che "necessitavano" di una quota maggiore comprendessero i costi nascosti (tempo di backup e esigenze di archiviazione, tempo di recupero, incubo in caso di problemi legali, ecc.)

Quindi ci siamo assicurati che capissero che il problema più grande erano gli allegati (ecco perché ho tenuto così tante e-mail online - mi sono sbarazzato rigorosamente dei miei allegati, quindi ho potuto puntare alla mia casella di posta e dire "Ho 20 volte più posta che tu, ma la mia casella di posta ha dimensioni inferiori a 1/4 ") e ha fornito loro alcuni strumenti per aiutarli a gestire gli allegati.

Gli strumenti che abbiamo utilizzato sono stati principalmente una maggiore formazione, ad esempio come ordinare i messaggi per dimensione, come salvare gli allegati, come salvare più allegati contemporaneamente, come salvare anche un'e-mail in un file se volevano i "metadati", come per eliminare gli allegati (e la necessità di SALVARE le modifiche dopo averle eliminate), aiutare con l'impostazione delle strutture di directory e così via.

In esattamente due casi (e uno di questi ero io), siamo stati in grado di utilizzare strumenti di terze parti per aiutare. Ci sono un sacco di strumenti che salveranno messaggi e / o file, usiamo EZDetach e MessageSave, sono ok, ma non sono abbastanza facili da usare per molte persone (per essere onesti, nessuno dei prodotti che ho visto per questa funzione erano abbastanza facili per gli utenti generici). Per un utente, hanno imparato a usare il software e hanno apprezzato l'idea di eseguirlo una volta al mese per estrarre ed eliminare tutti i loro allegati contemporaneamente. Per tutti gli altri che abbiamo cercato di usarlo, lo hanno trovato troppo complicato, quindi ci siamo bloccati con la formazione di base su Outlook.

Nel nostro caso, ha funzionato perché il presidente era uno dei grandi utenti e un dirigente era quello che amava EZDetach. Ci hanno dato abbastanza slancio per poter dire alla gente "no, nessuno ottiene più quote di posta elettronica, se queste tecniche funzionano per le bigwigs, funzioneranno per te!"

Sembra che tu abbia una politica formale di cui i dipendenti sono a conoscenza: esiste un limite di archiviazione di 3 GB senza validi motivi per un'esenzione per casi speciali. "Non leggo la mia posta" non è (IMHO) un motivo valido.
Il manager dell'utente deve essere informato che l'utente si rifiuta di conformarsi alla politica IT a livello aziendale e che è necessario essere pronti a presentare un caso aziendale agli uffici di livello C sul motivo per cui la politica ha senso. (In questi giorni in cui tutti hanno un account Gmail, il vero giustificatore sarà il costo).
Se questa persona ha davvero bisogno del suo spazio extra, dovrebbe essere in grado di darti una giustificazione scritta per un aumento delle quote.

Oltre a ciò, è necessario inviare un promemoria CYA (su supporto cartaceo, conservarne una copia) per gli utenti che si avvicinano alla soglia di 3 GB e i loro gestori che descrivono in dettaglio il fatto che l'utente smetterà di ricevere posta se non riduce il loro utilizzo o presentare un motivo valido hanno bisogno di più spazio. Una volta hai già fatto di tutto per aiutare questa persona, quindi a questo punto dopo una comunicazione scritta diventa loro la responsabilità di agire (ripulire o chiedere un aumento della quota), altrimenti i rimbalzi della posta diventano colpa loro .
Vuoi fare tutto il possibile per evitare una faccia piena quando le feci colpiscono il ventilatore perché la posta di questa persona rimbalza.

Come sapete, questo è davvero un problema gestionale, non tecnico.

Vorrei parlare con il gestore di questo utente. Spiega la situazione. Spiega che lo spazio su disco è una risorsa limitata. Spiega che ha davvero bisogno di parlare con questo dipendente e di informarli che devono dedicare più tempo alla gestione, all'archiviazione e alla cancellazione della posta elettronica. Se il manager non è disposto a farlo, informalo che dovrà andare a [inserire qui un dirigente di livello C] e spiegare perché il suo dipendente è così importante che non può essere disturbato a gestire la posta come tutti gli altri è, e che il [exec di livello C] dovrà approvare l'acquisto di spazio su disco e backup aggiuntivo per supportare le esigenze di questo utente.

Le persone che non riescono a organizzare le loro mail non stanno cercando mail. Non li mancano nemmeno. Presumo che le 22.000 mail nella posta in arrivo non siano di quest'anno. Quindi sposterei le mail in sottocartelle separate per ogni anno. Se anche quello è troppo per una cartella, aggiungi una sottocartella per ogni mese.

Questo è il modo in cui organizzo la mia cartella "inviata" in quanto non mi interessa ciò che ho inviato. Se voglio cercare una risposta particolare a una casella di posta in arrivo, allora posso semplicemente approfondire fino a quella data. Organizzo solo le mie mail in arrivo.

La cosa su email e documenti è che è una cattiva idea metterli in una struttura gerarchica su supporti separati. In un mondo perfetto, li metteremmo entrambi in "scatole", etichettarli e etichettarli e collegarli tra scatole e contenuto della scatola. In quelle caselle si dovrebbero anche mettere note, note telefoniche, telefonate, fax, ...

Ci sono una miriade di casi validi in cui è fondamentale conservare tutta (o almeno la maggior parte) la posta elettronica - la maggior parte dei lavori che ho avuto hanno avuto il caso: tutte le e-mail relative a clienti diversi, cosa è stato fatto quando, rapporti sullo stato, ecc.

E scommetto che i tuoi utenti diranno qualcosa del tipo "ma Google mi dà 7 GB ..." se dici loro che c'è un limite rigido al 3G.

Dall'esperienza personale, aneddotica, la migliore configurazione che abbia mai avuto è stata la mia prima università: nel 1999, ci hanno dato quote di rete che dovevano ospitare la nostra e-mail, i file personali, i compiti e le pagine Web personali. Spetta interamente a ciascun utente quale percentuale è stata utilizzata per cosa.