Le migliori pratiche per una condivisione di file di rete?

Quindi abbiamo una condivisione file avviata circa 10 anni fa e iniziata con le migliori intenzioni. Ma ora è gonfio, ci sono file che nessuno sa chi li ha messi lì, è difficile trovare informazioni, ecc. Probabilmente conosci il problema. Quindi quello che mi chiedo è cosa fanno le persone in questa situazione. Qualcuno sa di un programma decente che può passare attraverso una condivisione di file e trovare file che nessun corpo ha toccato? File duplicati? Qualche altro suggerimento su come pulire questo pasticcio?

Bene, la condivisione dei file è basata su Windows ed è quasi sopra i 3 TB. C'è un'utilità là fuori che può fare alcuni rapporti per me. Ci piace l'idea di poter trovare qualcosa di più vecchio di 6 mesi e poi portarlo in archivio, l'unico problema è con una condivisione di file così grande che potrebbe essere davvero difficile da fare a mano.

Consigliamo ai clienti di "bruciare la terra" e ricominciare spesso, spesso.

Devo ancora vedere una buona soluzione che funzioni senza coinvolgere le parti interessate non IT. Lo scenario migliore che abbia mai visto è un cliente che ha avuto la direzione di identificare gli "steward" di varie aree di dati e il controllo delegato dei gruppi AD che controllano l'accesso a tali aree condivise a quegli "steward". Ha funzionato davvero molto bene, ma ha richiesto un po 'di addestramento da parte degli "amministratori".

Ecco cosa so che non funziona:

• Denominazione dei singoli utenti nelle autorizzazioni. Usa i gruppi. Sempre. Ogni volta. Senza fallire. Anche se è un gruppo di un utente, usa un gruppo. I ruoli lavorativi cambiano, il turnover avviene.
• Consentire agli utenti non IT di modificare le autorizzazioni. Finirai con il "computer Vietnam" (le parti coinvolte hanno "buone" intenzioni, nessuno può uscire e tutti perdono).
• Avere idee troppo grandiose sulle autorizzazioni. "Vogliamo che gli utenti siano in grado di scrivere file qui ma non modificare i file che hanno già scritto", ecc. Semplifica le cose.

Cose che ho visto funzionare (alcune bene, altre non così bene):

• Pubblica una "mappa" che indichi dove devono essere memorizzati vari tipi di dati, in genere per area funzionale. Questo è un buon posto per fare interviste con vari dipartimenti e imparare come usano le condivisioni di file.
• Considera la "fatturazione retroattiva" per l'utilizzo dello spazio o, almeno, pubblica regolarmente una "classifica" degli utenti dello spazio dipartimentale.
• Ho menzionato i gruppi di nomi esclusivamente nelle autorizzazioni?
• Sviluppa un piano per le aree di dati che "crescono senza limiti" per portare i vecchi dati "offline" o per archiviare "nearline". Se consenti ai dati di crescere per sempre, i tuoi backup verranno portati all'infinito.
• Pianifica una sorta di tendenza per l'utilizzo dello spazio e la crescita delle cartelle. Puoi usare strumenti commerciali (qualcuno ha menzionato Tree Size Professional o SpaceObServer dal software JAM) oppure puoi codificare qualcosa di abbastanza efficace con un programma "du" e qualche "colla" di scripting.
• Condivisioni di file di segmenti basate su "SLA". Potresti considerare di avere sia una condivisione "business-critical" che attraversa le linee dipartimentali, sia una condivisione "piacevole da eseguire ma non critica". L'idea è di mantenere la condivisione "business-critical" segregata per scopi di backup / ripristino / manutenzione. Dover buttare giù affari per ripristinare 2 TB di file dal backup, quando tutto ciò che era veramente necessario per fare affari era circa 2 GB di file, è un po 'sciocco (e ho visto che succede).

Sono d'accordo con Evan che ricominciare da capo sia una buona idea. Nel corso degli anni ho fatto 4 "migrazioni di file" nella mia attuale azienda, e ogni volta che abbiamo creato una nuova struttura e copiato (alcuni) file, abbiamo eseguito il backup dei vecchi file condivisi e li abbiamo portati offline.

Una cosa che abbiamo fatto sulla nostra ultima migrazione potrebbe funzionare per te. Abbiamo avuto una situazione in qualche modo simile a quella che abbiamo chiamato il nostro disco "comune", che era un posto dove chiunque poteva leggere / scrivere / cancellare. Nel corso degli anni, molte cose si sono accumulate lì, mentre le persone condividevano cose tra i gruppi. Quando ci siamo trasferiti in un nuovo file server, abbiamo impostato una nuova directory comune, ma non abbiamo copiato nulla per gli utenti. Abbiamo lasciato il vecchio Common sul posto (e lo abbiamo chiamato Old Common), l'abbiamo reso di sola lettura e abbiamo detto a tutti che avevano 30 giorni per copiare tutto ciò che volevano nelle nuove directory. Dopodiché, abbiamo nascosto la directory ma, su richiesta, la nasconderemmo. Durante questa migrazione, abbiamo anche lavorato con tutti i dipartimenti e creato nuove directory condivise e aiutato le persone a identificare i duplicati.

Abbiamo usato Treesize per anni per capire chi sta usando lo spazio su disco. Di recente abbiamo provato Spacehound e piace ad alcuni dei miei collaboratori, ma continuo a tornare su Treesize.

Dopo la nostra migrazione più recente, abbiamo provato a configurare una struttura di archivio che le persone potevano utilizzare da sole, ma non ha funzionato molto bene. Le persone semplicemente non hanno il tempo di tenere traccia di ciò che è attivo e cosa no. Stiamo esaminando strumenti che potrebbero eseguire automaticamente l'archiviazione e nel nostro caso funzionerebbe per spostare periodicamente tutti i file che non sono stati toccati per 6 mesi in un'altra condivisione.

A 3 TB probabilmente ci sono molti file inutili e spazzatura duplicata. Un metodo utile che ho trovato è fare ricerche, partendo da file> 100 MB (potrei anche salire fino a 500 MB nel tuo caso), quindi eliminarlo. Rende più gestibile il compito di trovare i veri idioti spaziali.

Il mio primo ordine di attività consisterebbe nell'utilizzare un file manager / analizzatore / reporter / qualunque cosa tu voglia chiamarlo come TreeSize Professional o SpaceObServer . Puoi vedere quali file sono dove, ordinare per dati di creazione, data di accesso e una serie di altri criteri tra cui statistiche su tipi di file e proprietari. SpaceObServer può eseguire la scansione di vari file system, inclusi i sistemi remoti Linux / UNIX tramite una connessione SSH. Ciò può darti un'ottima visibilità nella tua raccolta di file. Da lì, puoi "Dividere e conquistare".

Potresti prendere in considerazione la possibilità di archiviare solo una copia di qualcosa di più vecchio di sei mesi su un'altra condivisione e cercare gli accessi ai file su quella condivisione. I file a cui si accede costantemente potrebbero essere rimessi sul server primario.

Un'altra opzione è qualcosa come Google Search Appliance . In questo modo puoi lasciare che l'app di Google capisca in modo intelligente ciò che le persone stanno cercando quando cercano cose e si "archiverà" mettendo i documenti meno accessibili più in basso nella pagina di ricerca.

Sul nostro file server Windows 2003 R2 utilizziamo la funzionalità di report integrata di File Resource Monitor, ti invierà gli elenchi di file meno utilizzati insieme ad altri report.

Forse il primo passo è farsi un'idea delle dimensioni del problema. Quanto spazio è occupato dalla condivisione file? Di quanti file stiamo parlando?

Se sei fortunato, scoprirai che alcune parti della condivisione file seguono le convenzioni di denominazione, sia per utente, per processo aziendale o per reparto. Questo può aiutarti a ripartire il compito di triaging dei file.

Nel peggiore dei casi, puoi portare tutto offline e aspettare per vedere chi si lamenta. Quindi puoi scoprire chi sono e per cosa lo stavano usando. (Il male, ma funziona.)

Penso che la soluzione migliore sia passare a una nuova unità. Se il numero di persone che accedono alla condivisione è ragionevole, chiediglielo e scopri quali parti sono veramente necessarie. Sposta quelli nella nuova condivisione. Quindi incoraggiare tutti a utilizzare la nuova condivisione. Dopo un certo periodo di tempo, abbassa la vecchia quota. Guarda chi urla e poi sposta i dati nella nuova condivisione. Se nessuno chiede qualcosa per 3-6 mesi, puoi tranquillamente eliminarlo o archiviarlo.

Sposto tutti i dati esistenti in una nuova cartella condivisa di sola lettura: se l'utente finale deve aggiornare un file, può copiarlo nella nuova nuova unità condivisa.

In questo modo, tutte le vecchie cose rimangono disponibili, ma posso eliminare la pianificazione del backup.

Inoltre, una volta all'anno, rimuovo le cartelle (dopo aver verificato che l'archivio sia integro) che non sono state aggiornate / accessibili da 3 anni.