Ufficio senza carta (o meno di prima) - Quali strumenti stai usando? [chiuso]

Quali strumenti ha abbracciato con successo la tua azienda che ha facilitato i carichi di lavoro cartacei? In particolare, lo sto chiedendo in relazione a una PMI di 25-100 persone. Stai utilizzando strumenti di accesso unici personalizzati? Stai usando Infopath con successo? Hai integrato moduli standard nelle pagine HTML / PHP / RoR sulla tua intranet?

Cosa funziona; cosa no?

I vantaggi della carta:

1. Si adatta alle dimensioni della tua scrivania.
2. È facile da leggere (non tremola).
3. È facile da trasportare senza richiedere batterie / elettricità per funzionare

Quindi, per rendere il tuo ufficio più privo di carta, devi fornire un modo migliore:

1. Installazione multi monitor
2. LCD di buona qualità
3. Non richiedere alle persone di spostarsi o fornire molti metodi di visualizzazione (pensa alle riunioni).

Poiché i documenti elettrici sono molto facili da lavorare, gradualmente le persone non si preoccuperanno di stampare roba perché non ha alcun vantaggio. Il modo migliore per fare in modo che le persone facciano le cose è rendere l'alternativa (la tua scelta) meno fastidiosa di quella che stanno facendo ora.

Questo non risponde realmente alla domanda come posta, ma un'osservazione a lungo termine. Per parecchi anni (quasi quanto il sogno di un ufficio senza carta) ho osservato che più un'azienda cerca di creare quella cosa mitica che chiamiamo ufficio senza carta, più è probabile che il loro uso della carta aumenti. Ogni volta che qualcuno crea un'alternativa elettronica alla carta, vedo comunque gli utenti finali stamparla.

ad es. il nostro sistema fax di rete invia i fax ricevuti come e-mail alla persona appropriata. Ciascuno di questi fax viene quindi stampato prima di essere letto. Gli utenti mi dicono che non gli piace leggerli sullo schermo.

Molto più successo che cercare di puntare a quello che credo fermamente essere un obiettivo irraggiungibile, è il riciclaggio della carta. In altre parole, accetta che la carta faccia parte del processo e ricicla il più possibile.

Sfortunatamente non devo ancora cancellare la carta dalla mia azienda, tuttavia ciò non significa che non abbia esaminato la questione.

I "carichi di lavoro cartacei" sono piuttosto generali.

si riduce a "esiste un sistema elettronico o sistemi in tandem in grado di soddisfare le esigenze di qualunque reparto e chiunque interagisca con tale dipartimento".

Quando ho iniziato qui, non avevamo un sistema IT ticketing, quindi l'ho installato, il che ha impedito (la maggior parte) alle persone di scrivere post-it sulla mia scrivania e sul mio monitor. : P

Non sono un analista aziendale qualificato, ma nell'elaborare i processi qui, si riduce a, hai un processo concreto per i tipi di richieste nel tuo dipartimento?

e per calcestruzzo, intendo diagrammi di flusso. sì, non rabbrividire, sono fantastici.

finché non puoi dire "Se ricevo una richiesta per il tipo di cosa X, se penso che sia una buona idea, chi vado all'approvazione, con quali informazioni o, in alternativa, qual è il processo formale per il declino della cosa X".

Se non disponi di un diagramma di flusso per il funzionamento di un sistema, come puoi aspettarti di costruire un sistema elettronico attorno ad esso?

MA

se ce l'hai, un pacchetto che ho visto, MOLTO interessante è http://phpformgen.sourceforge.net/ sembra abbastanza flessibile da gestire le informazioni che desideri, in qualunque formato.

che si tratti di inviare un'e-mail, aggiornare un record in un database o scrivere sull'output del file.

Tutte le altre ricerche che ho trovato mi hanno portato a strumenti proprietari che sembravano messi insieme da società relativamente piccole, nessuna sembrava così eccezionale, e la maggior parte di loro lavorava attorno ad ASP e sembrava relativamente non supportata.

modifica: inoltre, l'unica cosa che phpformgen non fa è l'autenticazione. ma una volta generato il modulo, se sai cosa stai facendo con PHP e LDAP, sono sicuro che potrebbe essere implementato.

Abbiamo una lavagna digitale. Un proiettore proietta sulla lavagna e quando ci scrivi con le penne speciali (ci sono quattro colori diversi) in realtà lo disegna sul PC e lo proietta sulla lavagna come se davvero ci stesse scrivendo sopra.

Se hai un buon proiettore è geniale, e puoi davvero usarlo con un enorme touchscreen durante le presentazioni (impressiona davvero le persone). Alla fine della sessione, basta salvare la lavagna su una bitmap o un SVG e ricominciare. Niente più brainstorming comune su carta e nessuna doppia manipolazione per scrivere note sulla lavagna.

Per prendere appunti, uso Evernote : ho scannerizzato biglietti da visita e fatture e conservato tutti i miei appunti. poiché ha la sincronizzazione online, posso raggiungere tutte le mie note "cartacee" da tutte le mie macchine e da qualsiasi altro dispositivo con accesso al web.

Quando mi è stato affidato il compito di ridurre l'utilizzo di carta durante l'esecuzione dell'IT presso una PMI che impiegava circa 130 persone, ho utilizzato la seguente tecnica innovativa:

Ho dotato la sala stampa aziendale di un server fax / stampa basato su Linux / Samba. Tutte le stampanti erano collegate a questo, così come un modem fax per i fax in arrivo (che sono stati salvati in un file-share come TIFF anziché essere stampati direttamente). Mi sono quindi assicurato che ci fossero sempre dei "problemi" con questo server (era abbastanza facile farlo estraendo 'accidentalmente' i cavi, ecc. Assicurandomi che i fan avessero sparato, ecc.).

Il personale ha preso molto rapidamente l'abitudine di fare affidamento su e-mail, pdf, doc, xls e leggere materiale sui propri monitor! Ho anche ripetutamente respinto le richieste di un dipartimento di acquistare una fotocopiatrice, dando invece loro uno scanner desktop e dicendo loro di stampare roba solo se avevano davvero bisogno di una copia cartacea !!!

Alla fine, non abbiamo mai avuto davvero bisogno delle funzionalità di log di stampa del server di stampa (che era apparentemente il suo scopo originale).

Tieni presente che la riduzione dei record cartacei comporta una maggiore responsabilità di archiviazione, recupero e tempo di attività dei file. Abbiamo finito per investire di più nello storage NAS per condivisioni di file, server di backup ridondanti, sistemi ERP e storage di posta elettronica esterno di terze parti capace di allegati di grandi dimensioni e dimensioni illimitate della casella di posta.

Mi piace la risposta di Posty e dovresti anche tenere presente la risposta di Martin P. Hellwig.

In generale si riduce a, Per quale processo attuale ha senso passare dalla carta alla carta.

Dal momento che non so in quale settore stai lavorando, non posso davvero raccomandare una soluzione. E anche se conosco il settore, la soluzione deve ancora adattarsi al flusso di lavoro / alla cultura dell'azienda. Per un'azienda IT può avere senso implementare i processi di gestione dei requisiti, gestione dei problemi e gestione dei rilasci. I nomi comuni sono Bugzilla, Jira, OCNS o inStep . In generale, analizza le tue tracce di carta (in che modo documenti e come si trasformano) e cerca opportunità (aziendali) per rimuovere la carta. L'obiettivo principale dovrebbe essere quello di rendere la tua azienda più efficace, diventare più efficiente, più veloce, ... e non ridurre la carta ad ogni costo.