Quali sono le migliori pratiche per la struttura delle cartelle aziendali?

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In passato abbiamo teso ad avere cartelle dipartimentali (vendite, marketing, ecc.) Su una singola condivisione e quindi aggiungere cartelle sotto queste ad-hoc come e quando sono necessarie.

È diventato un po 'disordinato - mi è stato assegnato il compito di creare una' gerarchia di cartelle '.

Qualcuno ha le migliori pratiche su come organizzare una struttura di cartelle?

Stiamo eseguendo SBS2011 sul file server corrente.

windows best-practices directory

— jidl
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Se c'è una verità che ho trovato nell'imporre l'organizzazione agli altri, è questa: sono nati slob e moriranno in quel modo prima che io li cambi. In risposta a questo ho cartelle dipartimentali su una condivisione. In base a ciò creano ciò che vogliono. Ogni mese uno script "ripulisce" la cartella spostando tutto ciò che non è stato modificato in 6 mesi in una "vecchia" sottocartella. Ciò impedisce alle cartelle dei dipartimenti di perdere completamente il controllo.

— Chris S,

La tua sceneggiatura distingue tra "data di accesso" e "data modificata"?

— jidl

Poiché troppe cose toccano "data accesso", non è una rappresentazione accurata dell'ultima volta che il file è stato aperto.

— Chris S,

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Qualcuno ha le migliori pratiche su come organizzare una struttura di cartelle?

Non farlo.

Credimi, non vuoi possedere la gerarchia di cartelle per nessun reparto (tranne forse il tuo). Non sai quali sono le loro esigenze, non hai la conoscenza o l'esperienza di altri dipartimenti per fare buone scelte e non vuoi essere il custode dei file dell'azienda.

E se pensi che facciano casino, non è niente in confronto al casino che farai delle cose. So che dici che ti è stato affidato il compito di farlo, ma la cosa migliore che puoi fare per te stesso è di non tralasciarlo, in fretta. Questo è un esempio di come essere impostato per fallire - non importa come lo fai, qualcuno avrà un problema con esso e si lamenterà di te o di te a causa di ciò.

La migliore pratica è letteralmente "[capo dipartimento], ecco la tua parte di dipartimento. Sei responsabile della struttura e delle autorizzazioni al di sotto di questo livello. Impostalo come meglio si adatta alle tue esigenze."

— HopelessN00b
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Ottima risposta, ma non sembra chiaro per quanto riguarda un problema davvero grande. Molte organizzazioni con cui ho avuto a che fare non sono d'accordo se l'autorizzazione dovrebbe essere a questo livello e al di sotto o al di sotto di questo livello . Questa è una decisione critica che deve venire dalla gente con C nei loro titoli.

— Tim Brigham,

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@TimBrigham Un dettaglio che lascio a qualcun altro, ove possibile. Condividi concede a tutti i membri delle autorizzazioni del reparto e se desiderano autorizzazioni diverse per le cartelle sottostanti, possono impostarle autonomamente. Dopotutto, essere il custode delle autorizzazioni in una complessa gerarchia di cartelle non è molto meglio che essere il custode dei file.

— HopelessN00b,

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Non esiste una "taglia unica", ma raccomanderei alle persone di tenere le cose il più possibile vicine all'universo fisico. Quando vedo una persona con 10 cartelle in fondo a hiearchy, allora so che non hanno idea di quali file abbiano e non trovano mai nulla.

Nella "vita reale" hai:

File Cabinets
  --> Drawers
        --> Folders
            --> Documents

Tienilo così nei file del computer. Non più di 3-4 nidificazioni di cartelle.

A seconda del tipo di file, le categorie sono per data o per argomento. I nomi dei file avrebbero yyyy-mm-dd-subjectoffile.ext tipo di denominazione.

— ETL
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Non ho avuto fortuna a convincere gli utenti ad aderire a un protocollo di denominazione dei file. Ho pensato di avere una struttura abbastanza piatta e di utilizzare i tag per facilitare una ricerca efficiente: qualcuno ha avuto fortuna con questo approccio?

— jidl,