Che tipo di sistema di gestione del tempo usi?

Gli amministratori di sistema e di rete sono generalmente persone molto impegnate. Giocoleria di progetti, incontri, biglietti di supporto e richieste verbali da parte di persone nei corridoi possono creare un vero casino. Abbiamo discusso alcuni sistemi di tracciamento delle richieste qui in passato, ma quali altri metodi o strumenti usi per gestire il tuo tempo per essere più efficace?

Il libro di Thomas Limoncelli, Gestione del tempo per amministratori di sistema , ha alcune idee fantastiche, ma cosa funziona e non funziona per te nel mondo reale?

Fare le cose .

Buon uso di un sistema di ticket.

Buon uso di documentazione completa (wiki) sulla configurazione del sistema, sulla rete, ecc. Sempre aggiornata (quindi non devo mai cercare nulla)

-Adamo

Todo.txt Command Line Interface (CLI) : multipiattaforma, a prova di futuro , funziona su SSH. Cosa si può volere di più?

Il sistema che uso è Getting Things Done , menzionato sopra. Ho anche trovato molto utile la gestione del tempo per gli amministratori di sistema (anche menzionata sopra).

La cosa che mi è piaciuta di più di GTD è stata la sua agnostica riguardo al tuo "sistema". Può essere cartaceo, elettronico, qualsiasi cosa. Finché funziona, a chi importa?

Ho iniziato a utilizzare le schede fissate con una clip per raccoglitore che ho portato in giro ovunque. Ogni scheda indice era un diverso contesto GTD. Questo è probabilmente ciò che mi ha tenuto più vicino ai principi GTD. Dopo di che ho usato OmniFocus per un po ', ho anche partecipato alla beta pubblica e ho ottenuto una copia davvero economica. Ma l'ho trovato dannatamente complicato. (e l'ho appena aperto la settimana scorsa e l'ho chiuso di nuovo quasi altrettanto rapidamente per paura!) Inoltre non mi piace che stiano caricando $ 25 per la versione iPhone, come se i $ 70 per OmniFocus non siano già scandalosi. Successivamente, ho usato un semplice file di testo che ho tenuto aperto in vim per tutto il giorno. Probabilmente il mio miglior sistema finora, ma non era molto portatile. Quindi ho spostato il file di testo in un wiki e avevo in programma di utilizzare un'estensione in Firefox per consentirmi di aprirlo in vim,

Ora sto usando Things per Mac . Fin qui tutto bene. È molto semplice. Probabilmente la sua migliore caratteristica è la categoria "Oggi" in cui metti le cose che vuoi fare oggi. Non è molto GTD, ma funziona per me. Il problema più grande con Things è che è troppo facile perdere traccia delle attività. È elencato sotto il prossimo? In programma? Un giorno? Progetti? Perché le prossime azioni nei progetti non si presentano nelle aree di responsabilità? Ci sono molte carenze e vorrei che avesse la possibilità di creare le tue viste personalizzate come in OmniFocus. Ma nonostante ciò ho acquistato una licenza e probabilmente comprerò presto la versione di iPod touch. Non è perfetto, ma mi sta aiutando a rimanere organizzato, il che credo sia l'unica cosa che conta davvero.

Se non sei un one-man-band, avere un supporto di rotazione è un must. I vantaggi di essere in grado di deviare le domande di supporto su qualcun altro per una settimana non possono essere sottovalutati; ti permette di abbassare la testa nelle cose a medio-lungo termine che altrimenti rimarrebbero ritardate.

In termini di gestione del tempo / attività, ho 3 elenchi:

• @desk : questa è roba di cui ho bisogno per agire;
• @waiting : cose che sto aspettando per qualcun altro;
• @somestage : roba da giorno di pioggia che sarebbe bello sistemare / arrivare ogni volta che c'è un momento libero.

L'elenco @desk è ulteriormente ordinato per data di scadenza, con le cose più urgenti in alto.

Inoltre, l'elenco @somestage è sorprendentemente catartico; è bello avere un posto dove scrivere le cose che davvero, davvero ti infastidiscono, ma non puoi giustificare passare il tempo a sistemare in questo momento, poiché non ha un impatto sul servizio.

Un paio di consigli generali in termini di abitudini di lavoro, che, sebbene non direttamente sulla gestione del tempo, probabilmente ti faranno risparmiare tempo nel lungo periodo:

1. Non lasciare mai cose fisse a metà. Se qualcosa si è rotto e hai inserito una correzione temporanea, ottieni la correzione permanente nella prima finestra disponibile. Altrimenti l'hacking rimarrà abbastanza a lungo da essere inserito nell'elenco "@somestage".
2. Ogni volta che apporti una modifica, assicurati sempre di rifletterla sulla tua documentazione. Non appena un documento non riflette l'ambiente di produzione, è peggio che inutile e ti causerà fastidio in seguito.

Utilizziamo un software chiamato AdvenNet ManageEngine per l'intero reparto IT. È un ottimo strumento per l'invio e il monitoraggio di ticket, risorse e knowledge base.

Quando un utente mi ferma nella hall, onestamente faccio sapere loro che mi dimenticherò quando torno alla mia scrivania, quindi si prega di inviare un biglietto. Questi biglietti possono tenere traccia dell'avanzamento, dell'ora, ecc. E gli utenti possono registrarli in qualsiasi momento.

Dai un'occhiata, è un ottimo strumento.

Personalmente utilizzo una combinazione di sistema di ticketing ( Request Tracker ) e calendario di Outlook. Lavoro dal sistema di ticketing per i ticket di tipo fix-them-now, ma per problemi più grandi, quelli che richiedono più periodi di lavoro li pianifico nel mio calendario di Outlook. Trascino semplicemente la scheda o la barra degli indirizzi e la rilascia nel calendario. Lascio i promemoria impostati per ricordarmelo 0 minuti prima della scadenza, quindi so quando cambiare compito. Se qualcosa mi interrompe (e lo fa di frequente) o se un'attività richiede più tempo, trascino di conseguenza le mie attività sul calendario.

Adoro l'idea che una persona gestisca le interruzioni mentre l'altra ha una "fortezza di solitudine" per concentrarsi su questioni importanti, ma non urgenti. Quindi cambiare posizione più tardi nel corso della giornata. Sfortunatamente, sono un one man show per la maggior parte del tempo e non ho porte nel mio ufficio, quindi ricevo un sacco di passaggi.

Uso il mio ibrido di GTD (vedi la risposta di Adam ) e Linenbergers "Total Workday Control" ( vedi sotto ).

IMHO, le chiavi sono:
1- Riconosci che non puoi controllare il tempo, puoi solo controllare le attività. Il valore più grande di qualsiasi sistema è identificare la cosa migliore da fare dopo.

2- Un unico posto per raccogliere tutti i compiti, i progetti, le azioni successive. Uso le attività di Outlook, con connettori per ToodleDo sul mio iPhone.

3- Revisione periodica di compiti, progetti, azioni successive, ecc. Lo faccio settimanalmente.

4- Disciplina. Disciplina per utilizzare il sistema per trovare l'attività successiva, disciplina per inserire tutto nel sistema e disciplina per ridurre al minimo interruzioni e distrazioni (come ServerFault!).

Nota su TWC. Non ho effettuato il collegamento perché la versione che utilizzo non è più aggiornata. Ho letto la versione 1 del suo libro "Total Workday Control utilizzando Microsoft Outlook". L'ha aggiornato (versione 2) in "Gestisci il tuo ora", che non ho capito.

Uso Remember the Milk . Può legarsi in Outlook. Ha 3 livelli di priorità, può essere associato ad altre persone, consente di utilizzare le schede per raggruppare gli elementi e consente l'uso di tag. Se si dispone di un Blackberry o di un altro dispositivo mobile, ci sono client che mantengono sincronizzati RTM e l'elenco delle attività. Quindi, se stai avendo quel convo del corridoio e viene visualizzato un todo, puoi inserirlo nel tuo telefono. Quindi viene visualizzato nella tua casella di posta la prossima volta che accedi al sito Web (tendo ad averlo sul mio schermo). E puoi fare attività ricorrenti, ecc.

Vai su Strumenti di gestione e trova i loro podcast su Gestione calendario. Non puoi gestire il tempo, non risponde bene ai tentativi di accelerarlo o rallentarlo e in realtà ci sono solo così tante ore al giorno.

Uso un sistema di ticket sia per risolverlo ora sia per attività basate su progetti. Per le attività ricorrenti e le attività intermedie utilizzo Outlook.

Acquisizione dati: è necessario un modo per acquisire richieste, idee, requisiti, ecc. Quando non si è alla propria scrivania. Sono uscito e ho preso un notebook MoleSkin, circa 4 "x6" e nero, quindi sembra abbastanza buono da entrare nella sala riunioni. Stampo il mio calendario di Outlook ogni lunedì e lo piego in modo che si adatti e lo infilo nella pagina in cui mi trovo. durante la settimana, aggiornerò la copia cartacea e Outlook.

Se sei su un Mac, OmniFocus è davvero fantastico per la gestione di una serie di progetti e attività associati alle attività. È abbastanza semplice da usare e implementa alcuni dei principi Getting Things Done , ma non ti costringe a farlo.

Mentre ho provato il metodo Total Workday Control menzionato altrove, non sono mai stato in grado di farlo funzionare bene con il mio flusso di lavoro. Ho avuto MOLTO più fortuna (e consiglio vivamente) Take Back Your Life di Sally McGhee, che fondamentalmente prende in considerazione i principi di Getting Things Done di David Allen e li applica specificamente a Outlook (dove passo la maggior parte della mia giornata). Anche se al momento sono caduto dal carro, è l'unica volta in cui ho mai avuto una casella di posta con oggetti ZERO (e l'ho tenuta in quel modo per mesi alla volta). Consiglio vivamente (e ... prendendo nota di andare a leggere di nuovo il libro :).