Gestire domande tecniche difficili o impreviste durante le riunioni [chiuso]

A seconda del progetto a cui sto lavorando, potrebbe essere richiesto di partecipare a più riunioni con le parti interessate interne o la gestione tecnica nelle aziende clienti.

Nel corso di questi incontri, sorgeranno inevitabilmente alcune domande che:

• Non hai una risposta a.
• Non ci hai pensato per un motivo o per l'altro.
• Ritenete irrilevante o completamente al di fuori dell'ambito della riunione in corso.

In ogni caso, come rispondi a queste domande? Qualche consiglio o trucco per rimanere autorevole pur rimanendo onesto?

a) Scoprirò quale sarà la risposta della persona responsabile di quell'area del progetto e ti risponderò entro i prossimi due giorni

b) Questo è un buon punto, grazie per averlo sollevato. Non ho pensato a questo aspetto, ma lo farò e ti risponderò entro i prossimi due giorni

c) Cosa intendi realmente riguardo a questo dato che non sembra adattarsi alla mia comprensione del progetto.

Certo, solo esempi, ma se leggi il significato che sta dietro a questi sono tutti incentrati sulla gestione delle loro aspettative e sul farli sentire parte del processo. Conosciuto anche come assertivo.

Hai citato tre tipi di domande:

a) non conosci la risposta a: di ' loro che non conosco la risposta, ma che scoprirai la risposta. Quindi scrivi la loro domanda / preoccupazione e rispondigli rapidamente.

b) non ci hai pensato per un motivo o per l'altro: digli che è un'idea interessante. Quindi scrivilo e seguilo rapidamente.

c) ritieni irrilevante o completamente al di fuori dell'ambito della riunione in corso: questa risposta è più complessa. Se è irrilevante per l'intero progetto, prova a dire loro che non è correlato. Ma fallo attentamente perché non sai perché lo stanno allevando. Se si riferiva al progetto, ma non alla riunione; digli che lo passerai alla persona giusta. Quindi scrivilo e seguilo rapidamente.

Man mano che acquisisci esperienza nel progetto, i problemi di imbarazzo andranno bene. Man mano che acquisisci più esperienza sul lavoro, sarai più bravo a gestire questo tipo di domande.

Questo succede a tutti di volta in volta, non importa quanto siano esperti o preparati. L'onestà è la migliore politica in queste situazioni, il che significa riconoscere che non si hanno le risposte. A lungo termine sarai molto più credibile che se provi a bluffare.

Domande specifiche:

(a) Se non conosci la risposta, invece di limitarti a scrollare le spalle, l'importante è assicurare alle persone che capisci cosa stanno chiedendo e che puoi andare via e scoprirlo. Potresti voler fornire una sequenza temporale e qualche idea del lavoro coinvolto se è probabile che richieda un sollevamento pesante.

(b) Se non ci hai pensato, di nuovo, va bene. Come sopra, faglielo sapere e torna da loro.

(c) Se ritieni che le domande siano irrilevanti, dovresti generalmente parlare con delicatezza del perché; è del tutto possibile che non si siano resi conto che era irrilevante. Se lavori con professionisti, accetteranno che sia irrilevante se fornisci prove / ragionamenti e, verificando con loro, potresti scoprire che è rilevante dopo tutto.

I suggerimenti sopra riportati sono sicuramente fantastici e funzionano bene nella maggior parte dei contesti. Come hanno indicato gli altri soccorritori, questo è destinato a succedere, specialmente se stai presentando idee a persone intelligenti e stai cercando la loro critica o feedback (ad esempio, cercando di raccogliere fondi per una start-up).

Comunque rispondi, vuoi ottenere alcune cose:

• Mantieni la credibilità e l'autorità per il tuo argomento / i tuoi clienti (questo significa anche non fabbricare o inventare cose che davvero non sai di cui non sei sicuro)
• Riconosci la loro risposta (così si sentono ascoltati e compresi)
• Mantieni la presentazione / riunione in pista

Mentre i suggerimenti sono sicuramente utili, un ottimo modello di progettazione a queste domande funziona come segue:

1. Riafferma la domanda e assicurati di capire cosa stanno chiedendo e perché (poiché a volte questo non è ovvio e vuoi assicurarti di affrontare la loro causa principale). Ad esempio "Perché stai usando [inserisci la tecnologia qui] invece di [inserisci una tecnologia qui che potresti non aver visto]?" con questa domanda sarebbe bene dare seguito a una domanda (o una serie di domande) sul perché l'hanno posta e se avessero avuto esperienza con diverse tecnologie, o relazioni con i venditori, ecc. Assicurati di capire a cosa stanno arrivando e perché (dal momento che possono essere veramente sperimentati con qualcosa, o semplicemente averne sentito parlare dal bracciale, ecc. e devi trattare ogni situazione in modo diverso).
2. Riconoscere "chi chiede" e porre domande non conflittuali , ovvero "Questa è una grande domanda ...." o "Questa è una prospettiva interessante ....."
3. Identifica come intendi seguire "... lascia che ti risponda su questo tramite e-mail" (a) o "... che è sicuramente un argomento per ulteriori considerazioni, ma mettiamolo per ora e forse tu e Posso parlarne offline. " (b) o "... questo è un buon punto, ma poiché l'obiettivo della riunione è {inserire qui}, andiamo avanti ora, ma possiamo tornare a questo se il tempo lo consente."

Generalmente capire "perché" stanno chiedendo qualcosa, ti aiuteranno a selezionare il miglior follow-up e ad assicurarti che si sentano ascoltati e compresi.

• Non improvvisare o inventare fatti che non conosci o che non sei adeguatamente preparato a dare. Domande a cui non puoi rispondere, chiedi di tornare dopo averlo verificato.
• Se qualcosa è fuori portata per la discussione corrente, dillo e suggerisci che puoi discuterne con quella persona dopo l'incontro
• Invita sempre le persone a inviare domande prima della riunione, dandoti l'opportunità di preparare le risposte. Se stai organizzando la riunione, assicurati di avere un ordine del giorno che invii in anticipo (può essere solo un paio di righe, purché delinei la questione della riunione).
• Se non stai organizzando la riunione, chiedi all'organizzatore di fornirti un ordine del giorno, a meno che non sia pubblicato.

Nella mia esperienza, una delle cause più comuni di discussioni fuori campo o domande per le quali non siete preparati sono le riunioni senza agenda. Richiedi sempre che una riunione abbia un ordine del giorno chiaro. Se la riunione dovrebbe prendere una decisione su qualcosa, ciò dovrebbe essere chiaramente indicato nell'ordine del giorno e dovrebbe essere riflesso (e riconosciuto) in minuti o note inviati dopo la riunione.

Se le persone insistono nel convocare riunioni senza un ordine del giorno, portalo con loro e suggerisci che sarebbe molto più efficiente con uno. Se non funziona, portalo con il tuo capo con la motivazione che il tuo tempo viene sprecato in modo inefficiente. Se ritieni di riuscire a cavartela (senza ottenere molta cattiva volontà), sentiti libero di iniziare a rifiutare le riunioni senza agenda. Ho dovuto ricorrere a questo alcune volte quando le cose sono sfuggite di mano.

Non ho visto questo accennato, ma la cosa peggiore che puoi fare è provare a BS. È sempre giusto rispondere:

a) non conosci la risposta alla
risposta: "Non lo so, ma lo scoprirò"

b) non hai pensato per un motivo o per un altro
Risposta: "L'argomento non è mai emerso. Farò qualche ricerca e ti risponderò"

c) ritieni che sia irrilevante o completamente al di fuori dell'ambito della presente riunione
Risposta: "Dovremmo discuterne in un'altra riunione"