Dovremmo documentare riunioni stand-up?

Un altro team della mia azienda inizia a documentare le proprie riunioni stand-up, ma credo che sia una perdita di tempo. Per quanto ne so, le riunioni stand-up sono per la comunicazione e non per la segnalazione dello stato (per favore, correggimi se sbaglio)

Quindi, dovremmo documentare riunioni stand-up?

Uno dei vantaggi di Agile è che ogni squadra può determinare ciò che funziona meglio per loro e seguirlo.

Tuttavia: dovresti prendere appunti? No; nella mia esperienza, nel momento in cui una squadra decide di iniziare a tornare indietro su alcuni dei principi fondamentali come:

• individui e interazioni su processi e strumenti (scrum documentati che iniziano a non essere simili a scrum) E
• software funzionante su documentazione completa (scrum minuti un giorno, chissà quale sarebbe il prossimo)

allora quella squadra inizierà ad allontanarsi da Agile e verso un approccio al lavoro più denso di documentazione e a bassa velocità.

In "It's Not Just Standing Up" di Martin Fowler , non si fa menzione di prendere appunti o documentare i "minuti" di una riunione stand-up. Tutto ciò che dovresti togliere da quella riunione stand-up sono REGALI:

• Per iniziare bene la giornata
• Per supportare il miglioramento
• Rafforzare l'attenzione sulle cose giuste
• Per rafforzare il senso di squadra
• Per comunicare cosa sta succedendo

Come dispositivo mnemonico, pensa ai REGALI: buon inizio, miglioramento, attenzione, squadra, stato

Tuttavia , se qualcuno ha un bloccante di cui hai bisogno per aiutarlo a lavorare e prendi nota di quello che stanno dicendo, è completamente diverso. - buttati fuori con quello.

Come punto di riferimento, sono un Product Owner e sto mentorando lo ScrumMaster in questo momento nella mia azienda, e di tutti gli incontri Agile che abbiamo (scrum, pianificazione dello sprint, revisione dello sprint, retrospettiva dello sprint), l'unico che prendiamo ufficiale minuti di è la retrospettiva, perché ciò dà alla squadra qualcosa di concreto su cui lavorare e cui fare riferimento nel prossimo sprint (e quei "minuti" sono un paio di brevi punti elenco).

La tua mischia dovrebbe essere:

• Su cosa ho lavorato
• A cosa sto lavorando dopo
• Qualsiasi bloccante

Questo è tutto. Veloce e al punto. 5-10 minuti max. Non c'è assolutamente bisogno di documentare, ma se qualcuno ha bisogno di scrivere qualcosa per agire, questo non dovrebbe essere un problema.

Nell'ultima società per cui ho lavorato, documentavamo solo le grandi decisioni prese durante le riunioni di stand-up.

Come hai detto, le riunioni stand-up sono per la comunicazione all'interno di un piccolo gruppo di persone, e riguardano solo quel gruppo specifico di persone ... comunque ... a volte ... qualcuno dice qualcosa di interessante che può essere importante e alla fine può influenza il modo in cui viene realizzato il progetto (spesso sono stati avvertiti di bug difficili da gestire o punti tecnici molto importanti da sapere). Ecco perché abbiamo iniziato a documentare SOLO i punti "importanti per un futuro migliore".

Penso che documentare le riunioni stand-up sia intelligente se sei assolutamente sicuro dell'importanza del contenuto e solo se puoi dire che aiuterà il tuo team in un futuro prossimo o lontano.

Tratta lo stand-up come un incontro occasionale - senza l'aspettativa che le dichiarazioni siano formali, definitive, ecc. Che renderanno le persone meno propense a sollevare argomenti con cui non sono ancora a proprio agio - ma hanno semplicemente la consapevolezza che qualcosa di importante dovrebbe avere la discussione continua altrove, anche se è solo una semplice e-mail per il team. Oltre ad aiutare a evitare che lo standup si trasformi in una riunione di progetto completa, questo evita anche di escludere chiunque non riesca a raggiungere uno standup particolare.

Nella mia esperienza, gli stand-up sono un ottimo modo per ottenere un "battito cardiaco" su dove si trova il team nel progetto. Quelli a cui frequento sono pochi minuti ciascuno, che non sono abbastanza lunghi da meritare la documentazione, ma sono ottimi per avere un'idea di dove sono le cose lungo il processo e per darmi un avvertimento su tutto ciò che potrebbe influenzarmi il termine immediato.

Se da una riunione stand-up dovesse emergere qualcosa di particolarmente rilevante, dovresti documentarlo e trasmetterlo separatamente, ma non mi prenderei l'abitudine di documentare ogni incontro ogni giorno.

Non c'è (quasi non ci può essere) una risposta assoluta a questo - è molto dipende ...

Pragmaticamente, se stai facendo "cosa ho fatto, cosa ho intenzione di fare, ecco i miei problemi", allora potrebbe esserci del merito, per alcuni (quelli teoricamente responsabili), di registrarlo in modo da poter verificare contro nella prossima riunione (anche se "lavorare su" dovrebbe essere evidente anche con altri mezzi) - ma non particolarmente al di là di questo, cioè è un'informazione che dovrebbe smettere di avere valore una volta terminata la riunione successiva .

Inoltre, se ci sono questioni / riunioni derivanti dallo stand-up, è potenzialmente utile registrare quelle per tenere traccia dell'effettiva verifica dei follow-up (anche se, di nuovo, sono sicuro che mi verrà detto che per lo più questo dovrebbe essere evidente in altri modi ).

Minuti formali però? Avrei pensato quelli contrari allo spirito della cosa.

Nella mia attuale azienda, abbiamo 2 team Scrum con standup separati e li documentiamo inviando un'e-mail di riepilogo alla fine di ogni standup. Funziona abbastanza bene, rendendo immediatamente importanti informazioni a tutti i membri dell'altra squadra. Tuttavia, non conserviamo in particolare una cronologia delle mail a scopo di archiviazione.

Quindi il mio consiglio sarebbe:

• Per una singola squadra, documentare gli stand up potrebbe non valere il tempo speso. Lo Scrum Master può semplicemente trasmettere per via orale avvisi o informazioni importanti a chi ritiene opportuno in seguito.

• Per più team il cui lavoro è strettamente correlato, documentare gli stand up è un modo per trasmettere informazioni potenzialmente rivoluzionarie immediatamente dopo l'incontro senza aspettare che accada una Scrum of Scrums.

Non vedo alcun problema a sfuggire a una simile riunione e ad inviare un'email al gruppo come promemoria / chiaritore di una decisione significativa presa o di azioni che sono sorte. Dopotutto, non vuoi rischiare di dimenticare o lasciare che il tempo svanisca il ricordo di ciò che è stato discusso.

Ma per quanto riguarda la documentazione formale dell'incontro, come potresti fare per un incontro più tradizionale ... beh, sembra controintuitivo. Tali incontri dovrebbero essere snelli e agili, quindi impantanarli con troppi "processi" sembra controproducente.

Aggiunge valore? Le persone in seguito guardano la documentazione delle riunioni? Altrimenti, è solo una perdita di tempo. E dubito seriamente che lo siano. Scrivere un documento che nessuno legge è una perdita di tempo.

Ad un certo punto abbiamo effettivamente documentato e archiviato i cambiamenti di stato dalla nostra mischia quotidiana, ovvero chi ha lavorato su quale compito, chi ha eseguito una revisione tra pari, ecc. Ciò è stato fatto solo perché qualcuno lo riteneva necessario per essere conforme al requisito di tracciabilità dai requisiti di sistema al codice perché stavamo sviluppando software per dispositivi medici.

Successivamente siamo riusciti a convincere il management che non era proprio così, e la pratica è stata abbandonata con molta gioia per i responsabili di questa documentazione.

Sì .

Stai prendendo decisioni su (a) chi è responsabile di un oggetto di lavoro e / o (b) l'importanza di un oggetto di lavoro rispetto ad altri oggetti?

Se lo sei, scrivi queste decisioni. Altrimenti li ridisegnerai e le decisioni come loro, all'infinito.

In caso contrario, non tenere le riunioni.