È molto difficile lavorare in queste condizioni "pronto, fuoco, mira". Mi sembra che tu stia ricevendo requisiti da una persona molto insicura, la cui opinione cambia ogni volta che una persona più alta suggerisce un'idea concettuale.
In questo tipo di situazioni, ho trovato utile attendere ALMENO un'ora prima di rispondere alle e-mail. (Ignorerei i testi, a meno che i messaggi di testo non abbiano ampiamente sostituito la posta elettronica dalla tua organizzazione nel suo insieme.) Leggili, forse, ma non rispondi. In questo modo puoi dedicare il tuo tempo a concentrarti sul lavoro effettivo che devi svolgere, non sulla discussione di urgenze casuali che potrebbero diventare irrilevanti domani, o anche due o tre e-mail in seguito. Nel mio ultimo lavoro, se qualcosa fosse DAVVERO urgente, qualcuno sarebbe venuto a parlarmi di persona, supponendo che non avessi ancora visto le e-mail (se lavori in remoto, una telefonata con una vera conversazione a due vie potrebbe essere la equivalente).
Quando hai il faccia a faccia o la conversazione telefonica, è utile ripetere ciò che la persona chiede con le tue parole e quindi porre le tue domande sui nuovi requisiti e priorità. "Se ho capito bene, stai dicendo che dovremmo smettere di lavorare sull'attuale massima priorità X e ora concentrarci sulla priorità del minuto Y. È un grande cambiamento. Puoi spiegare il cambiamento nel business? Potrei aver bisogno di fare più background funziona piuttosto che cambiare l'interfaccia utente. Ci saranno cambiamenti in altri processi aziendali, come fatturazione o inventario (ad esempio)? Ti aspetti che questi nuovi elementi di dati vengano visualizzati in tutti i rapporti mensili? " È anche utile dire qualcosa sull'effetto di "Comprendi che se procediamo con questo nuovo sforzo, ritarderà il rilascio dell'attuale priorità massima X di almeno una (settimana, mese,
Se si tratta di una vera emergenza, il richiedente dovrebbe essere in grado di rispondere a questo tipo di domande o indirizzarti immediatamente a qualcuno che potrebbe. Se non si tratta di una vera emergenza, questo tipo di conversazione costringerà il richiedente a rallentare e determinare quanto sia importante il cambiamento, dato che devono ottenere maggiori informazioni. Spesso vedranno che ciò che è già nella pipe è più importante, o almeno non vale la pena fermarsi, e la nuova richiesta può andare sulla lista.
Se si ritiene che le modifiche siano necessarie, ho trovato utile annotare ciò che è stato richiesto e la tua comprensione delle modifiche in una e-mail e inviarlo al richiedente originale, chiedendo se concordano sull'ambito della modifica, di nuovo, come chiarimento. In questo modo hai scritto la documentazione di ciò che deve essere fatto e del motivo per cui è stato richiesto, nel caso in cui ci sia qualche soffocamento sul perché non stai più lavorando su Current Top Priority X o devi spiegare perché le scadenze originali non stanno andando essere incontrato.
Si spera che questo possa migliorare il rapporto con il richiedente, dal momento che stai dimostrando le tue conoscenze e assicurandoti di lavorare su ciò che vogliono, ma sei onesto su ciò che serve per apportare modifiche. Chiedendo in dettaglio la richiesta, vedono che pensi in anticipo e considerano cose che potrebbero non avere originariamente.