Quali metodi sono disponibili per mostrare ai colleghi i vantaggi di una soluzione di database + applicazione su Excel?

Lavoro in un'azienda in cui ci sono fogli di calcolo Excel ovunque. Dato che i miei colleghi non sono programmatori, sono sicuro che non hanno previsto che ci potrebbe essere un modo migliore / più facile / più produttivo di gestire i propri dati. Naturalmente, propongo una sorta di applicazione in grado di sfruttare le funzionalità che trovi nei database relazionali e nei front-end interattivi, adattati alle esigenze dei vari flussi di lavoro attualmente distribuiti su fogli di calcolo disparati.

Il problema che ho è che ho cercato di spiegare i meriti di tali sistemi a varie parti, ma a parte il fatto di scriverli da zero, faccio fatica a convincerli, o anche solo a esporli all'erba più verde. Le persone in generale comprendono Excel (anche se non sono utenti esperti) ma forse diventano confuse quando viene visualizzata la parola "database" o si inizia a parlare di "codice".

Qualcuno può suggerire un metodo, con prove di come è stato migliorato un flusso di lavoro passando da fogli di calcolo a un'applicazione reale?

Quando le persone gestiscono i dati, ci sono tre modi sostanzialmente diversi in cui possono aggiungere valore:

1. Computing
2. Archiviazione e recupero
3. Inoltro e condivisione.

Per il calcolo a livello di semplice aritmetica, non puoi battere Excel. Anche se sei un programmatore esperto, puoi creare un foglio di calcolo in una frazione del tempo impiegato per scrivere ed eseguire il debug di un programma per computer. È anche possibile raggruppare i dati in tabelle e utilizzare le funzioni di ricerca per ottenere alcuni dei vantaggi che si ottengono con le query. La tabella pivot e le funzioni grafiche rendono il riepilogo dei dati semplice e facile.

Per l'archiviazione e il recupero a livello di file / documento Excel è utile quanto MS Word o MS Access. Per il recupero a livello di query SQL, MS Access funziona molto meglio di Excel, sebbene Access sia notevolmente limitato, come saprai se hai mai confrontato Access con un DBMS di livello industriale.

Per la condivisione dei dati, Excel è estremamente primitivo. La maggior parte dei negozi che adottano Excel per contagio incontrano problemi a questo punto. La tua domanda suggerisce che questo è il caso nel tuo negozio.

Esistono diversi problemi nell'introduzione di database in un luogo non pronto per i database. Uno è politico. Le persone che eseguono il jockey sui loro fogli di calcolo possono riconoscere il problema di sistema, ma sono estremamente soddisfatte del controllo che hanno sui propri piccoli dati. Puoi aspettarti resistenza se provi a sostituire la gestione centralizzata e il controllo con la soluzione decentralizzata che hai adesso. Parte di quella resistenza è giustificata.

Un altro è il costo dei database. Come è già stato affermato in un'altra risposta, gli svantaggi del database possono superare i vantaggi.

Un altro è la credibilità dei database. Le persone che inseriscono i dati nei database di solito lo fanno perché è il loro lavoro o forse per guadagnare qualcosa per se stessi, come effettuare un ordine su un sito Web. Non lo fanno per spirito di comunità. Almeno non molto. Senza buoni input, il database non guadagna mai credibilità.

Una soluzione a cui sto lavorando ora in un sito in cui i fogli di calcolo stanno solo prendendo in considerazione sta costruendo un prototipo di database in MS Access. C'è un netto svantaggio in questo: le persone possono imparare qualcosa di sbagliato sui database, qualcosa che dovranno disimparare in una fase successiva dell'evoluzione. Penso anche che le funzionalità di reporting di Access siano gravemente carenti. e se stai pensando a utenti simultanei, devi pensare oltre Access anche se Access sta facendo progressi a riguardo.

Mi piacciono tre cose su Access: produrre prototipi primitivi è semplice, rapido ed economico. Non c'è quasi nessuna curva di apprendimento, soprattutto se si capisce già l'analisi dei dati e la composizione della tabella.

In secondo luogo, è meno intimidatorio di un grande DBMS centralizzato. Quando agli utenti viene mostrato come aprire una tabella di Access in vista tabella, semplicemente facendo clic su di essa, perdono la paura delle tabelle. E il fatto che un singolo file memorizzi i dati, le definizioni dei dati e l'applicazione rende le cose semplici per le persone che non pensano in termini di sistemi.

Terzo, gioca bene con Excel e Word. copiare una tabella o una query in un foglio di calcolo Excel è semplice come fare clic su un pulsante.

Prima di arrivare a questo punto, ho dovuto superare un atteggiamento un po 'snob nei confronti di Access. Non è SQL Server o Oracle. Ma ha i suoi usi, purché tu capisca i limiti

Detto questo, dovrai comunque affrontare un compito monumentale quando arriva il momento di spostare il tuo negozio da un sacco di piccoli database di Access in un unico database integrato su larga scala, con gestione professionale e risorse condivise.

Vorrei aggiungere alcune idee / pensieri alla bella risposta di @ WalterMitty.

Ha ragione nel fatto che dipende davvero dallo scopo dei file di Excel. Aggiungerei tuttavia che se contengono regole E dati complessi, potresti pensare di sfruttare la potenza dei motori delle regole. I motori di regole come Drools , OpenRules o OpenL Tablets consentono di utilizzare file Excel per archiviare le regole aziendali e (almeno per Drools che conosco), per aggiornare queste regole al volo.

È un modo eccellente per le persone orientate al business di mantenere il controllo del proprio ... business e di separare adeguatamente il business dal datan che è il tuo lavoro, o almeno il lavoro del dipartimento IT. Penso che gli uomini d'affari sarebbero d'accordo sul fatto che l' archiviazione, la manutenzione e il backup dovrebbero essere tolti dalle loro spalle. Dovresti spaventarli un po 'con la parte di backup in effetti:

• Cosa succederebbe se il disco rigido del ragazzo dovesse improvvisamente morire?
• Cosa accadrebbe se il file venisse danneggiato, cancellato, ripristinato inavvertitamente?
• Se migriamo in Excel 2013 da Excel 2007, andrà tutto bene?

Ora, se vai in quel modo, pensa anche al fatto che se aggiungi database, sarà tuo compito mantenerne l'integrità e l'integrità. Cioè, dovresti concepire un modo o / e preparare la tua infrastruttura IT per mantenere i backup dei dati. Sebbene non sia sofisticato come i database Oracle o IBM, Microsoft Access può produrre backup (anche se non sono sicuro che questo possa essere automatizzato).

Ultimo ma non meno importante, se accettano, non dimenticare che avresti bisogno di qualcuno per analizzare i dati aziendali, concepire il database, preparare un piano di migrazione, consentire agli uomini d'affari di inviare piani di evoluzione, ecc. A seconda della quantità di dati, potrebbe essere un progetto IT di una certa dimensione e molto probabilmente ne sarai responsabile . Preparati! :-)

Quando stai cercando di convincere le persone sui vantaggi dell'utilizzo di un sistema diverso, dovresti evitare di persuaderle.

So che sembra molto strano.

Ma quello che voglio dire è questo:

Alla gente piace usare il sistema attuale. Funziona per loro. È facile da usare e veloce per apportare modifiche. Per convincere le persone a usare un altro sistema, trattale come adulti:

Definire i pro e i contro di Excel e di un approccio al database. Spiega le conseguenze a breve e lungo termine di ciascuno. Se puoi menzionare tutti i vantaggi di ENTRAMBI e persuadere ancora le persone a cambiare, hai fatto una discussione abbastanza convincente. La chiave è lasciare che LORO prendano la decisione che un approccio al database è meglio basato sui fatti e sui concetti che hai presentato.

Il problema che abbiamo avuto è stato quello di diversi fogli Excel con scopi diversi ma con gli stessi contatti. Quindi, quando un contatto ha cambiato il proprio indirizzo, sarebbe difficile sincronizzare tutto Excel e mentre il suo indirizzo è stato modificato nel foglio Excel 1, riceverà comunque la posta perché il foglio Excel 2 non è stato aggiornato.

Abbiamo risolto questo problema con un database centrale di clienti.

Ho lavorato per un'organizzazione che aveva fogli di calcolo ovunque, soprattutto perché le risorse IT erano irrimediabilmente sovraccaricate. Lo avrebbero spostato in un'applicazione se fosse stato possibile, semplicemente non era possibile.

Una delle cose che ho fatto dopo che ho lasciato quell'organizzazione è stato creato uno strumento per la generazione di programmi di manutenzione delle tabelle C # / SQL Server da fogli di calcolo Excel. Presuppone che l'intestazione della colonna sia il nome della colonna ai fini della costruzione della tabella e dell'etichettatura dei campi. Tuttavia, questo è uno strumento grezzo. Alla fine si è abituato a cose che non hanno nulla a che fare con Excel.

I problemi che avevamo incontrato in diverse categorie:

• Convalida: quando le regole di convalida sono complicate, le persone devono tenere le procedure in testa. È possibile progettare il foglio di calcolo con dichiarazioni "if" in tutto il luogo, purché le persone capiscano come funzionano.

• Condivisione: come indicato altrove, se una persona ha un foglio di calcolo della condivisione di rete aperto per lettura / scrittura, gli altri utenti possono solo leggere. Non eravamo nel punto in cui potevamo aprire un foglio di calcolo in una modalità di collaborazione. Questa era un'altra cosa che le persone IT non potevano gestire al momento.

• Coerenza dello schema: nella situazione in cui ci trovavamo, avevamo un foglio di calcolo per ogni stato: il formato era comune ma i dati di stato in stato viaggiavano in file separati. Se qualcuno faceva un uso creativo di una colonna, allora tutti dovevano essere d'accordo su questo uso, cosa che non era sempre assicurata.

I fogli di calcolo erano sempre su una condivisione di rete e il server veniva eseguito il backup ogni notte, quindi nulla di tutto ciò era un problema. C'era anche la netta possibilità che uno di loro venisse inviato per sbaglio a una destinazione a cui non apparteneva. Mentre in questo caso la probabilità di un danno reale era lieve, l'organizzazione era quella in cui "dare l'esempio" era fondamentale per la sua credibilità. Quel tipo di confusione sarebbe stato imbarazzante.

Ho visto un annuncio su Craigslist in cui qualcuno aveva bisogno di un "Excel Guru". L'ho passato a un amico che si trovava tra un lavoro e l'altro e ha scoperto che la società aveva un sistema di stima dei contratti di costruzione che operava in tutto lo stato. Qualcuno qui aveva arbitrariamente sistemato il sistema per "farlo funzionare di più nel loro stile". Qualunque fosse quello stile, aveva causato molti danni. Ha trascorso diversi giorni a sistemarlo. Difficilmente si era trasformato nel suo lavoro e ottenuto pagati, lo richiamarono per ripararne un altro in un'altra città. Stessa storia: qualcuno l'ha 'risolto' arbitrariamente per fare ciò che voleva. Questo era anche peggio.

Sistemi complicati come questo devono essere "fuori dalla portata" della personalizzazione ad hoc.