Come migliorare la mia comunicazione via email

Parafrasando un'e-mail che ho inviato a un collega

Ho notato un problema con il sistema A. Ho stabilito che non è causato da X. Sospetto che sia causato da Y. (dal momento che sei responsabile di Y) Puoi per favore dargli un'occhiata?

(La parte tra parentesi non è stata inclusa nella mia e-mail perché questo collega sa benissimo che è responsabile di Y ... va capito che è per questo che gli ho inviato l'e-mail)

Mezza giornata dopo ho incontrato il collega e ho detto "Hai già visto il problema con il Sistema A?" e lui risponde: "Oh, sì, ho ricevuto la tua email sull'errore del Sistema A, ma ho pensato che fosse probabilmente causato da X, quindi stavo aspettando che tu lo verificassi."

Ovviamente il mio messaggio non è stato comunicato. Questo è un risultato fin troppo comune delle e-mail che invio ed è molto scoraggiante ... tuttavia, non so come potrei rendere le mie e-mail più chiare. Sono sempre brevi, chiari e al punto che posso farli. Eventuali suggerimenti? Forse c'è qualcosa di inerente al mezzo di posta elettronica che non è efficace per questi tipi di comunicazioni?

Potresti provare a riordinarlo in modo da dire loro quello che vuoi all'inizio dell'e-mail.

Ho notato un problema con il Sistema A che vorrei che tu guardassi. Ho già guardato X e determinato che non è la causa. Potrebbe essere causato da Y, motivo per cui ho bisogno del tuo aiuto. Questo problema sta impedendo a So & So di fare il loro lavoro, quindi se potessi guardare Y al tuo primo incontro, lo apprezzerei davvero.

Grazie!

Potresti provare qualcosa del genere.

Inoltre, la riga dell'oggetto è persino più importante del corpo a volte. Per questa e-mail, vorrei che l'oggetto dicesse:

Oggetto: Problemi con il sistema A, controllare Y

Non dovrebbe essere un'e-mail.

Dovrebbe andare nel tuo sistema di tracciamento:

• La voce del caso è la segnalazione di errore.
• Inizialmente assegnato a te e con la prima risposta nota che non è una conseguenza di X perché hai controllato (con qualsiasi informazione aggiuntiva a supporto di questa conclusione).
• Viene quindi assegnato al tuo collega con una nota che sospetti possa essere Y

A questo punto dovrebbe essere abbastanza chiaro che è un suo problema ...

Modificare:

In realtà questa è, per alcuni aspetti, una cattiva risposta alla domanda perché non lo fa - ma il punto che fa è valido, vale a dire che è sufficiente inviare una e-mail senza (per citare il termine di vendita) uno specifico "invito all'azione" cioè qualcosa ciò chiarisce che ora è il problema dei destinatari da affrontare.

Nel caso di un'e-mail, potresti iniziare con qualcosa del tipo "Potresti dare un'occhiata al seguente problema ...", ma è meglio averlo esplicitamente contrassegnato come attività sopra e sopra il testo del messaggio

Non prenderla sul personale personalmente, anch'io sono colpevole.

Questo è ciò che odio dell'utilizzo della posta elettronica. Questo dovrebbe essere inviato come Task / Todo che il tuo sistema di posta elettronica lo chiama. Con una data di scadenza. Forse c'è un problema culturale dell'azienda sull'invio di un'attività perché non si presenta come se lo chiedesse bene, ma più come dare un ordine. Questo non dovrebbe essere il caso perché il destinatario può rifiutare la richiesta (che sarebbe stata un vantaggio nel tuo caso) e stabilire un orario diverso.

Le richieste di riunione sono voci di calendario. Ciò è particolarmente doloroso quando qualcuno ti chiede se puoi avere una riunione e non ha un lasso di tempo ed è un calcio allo stomaco quando hanno accesso al calendario di maggio.

Dopo 3-4 e-mail su una frase, è ora di alzare il telefono o almeno di chattare. Ciò vale anche per la spiegazione dei 47 paragrafi di qualcosa che non ho bisogno di aver archiviato nel testo.

Parlando di archiviazione. Perché ricevo e-mail su un client che vanno solo nella "mia" Posta in arrivo? Quando lascio l'azienda, qualcuno potrebbe volerlo e non riceveranno la mia casella di posta. Potrei inoltrarlo alla persona che "potrebbe" assumere il mio account quando non ci sarò più. Quindi ora devo copiare l'e-mail su un sistema di documenti o essere come tutti gli altri e avere 50 cartelle in e-mail una per ogni client e trascinarlo lì. E quando me ne vado, un povero succhiatore riesce a passare attraverso tutte quelle cartelle e continua a ricevere lo spam inviato al mio vecchio indirizzo e-mail (Onestamente, non sono andato a quel sito porno.).

Quando un'e-mail da BigBoss@OurMostImportantClient.com, deve recarsi in una posizione centrale per chiunque abbia bisogno di accedervi ora o in futuro, può ottenerlo. Se è diretto a MyBigBoss, forse no. Ma dovrebbe avere la capacità di instradare importanti e-mail di clienti e partner commerciali.

Wiki e SharePoint e le applicazioni del mercato verticale che incorporano la gestione dei contatti sono interessanti, ma non gestiscono la posta elettronica. Qualcuno deve ripulire questo casino fino a quando non ci libereremo di esso.

Spiacenti, la risposta alla tua domanda è lì da qualche parte. Proprio come il nostro sistema di posta elettronica.

Deve esserci un modo migliore e sicuramente non è Twitter.

• Mantieni il tuo messaggio breve e conciso.
• Favorire elenchi puntati rispetto alla prosa in stile paragrafo.
• Conosci i tuoi destinatari (ovvero evita il gergo tecnico quando parli con non programmatori).
• Usa l'email con parsimonia.
  • Se si comunica troppo, le persone ti sintonizzeranno.

Gestire il tuo esempio specifico attraverso il meccanismo di tracciamento dei bug prescelto è, come altri hanno già detto, probabilmente la soluzione migliore. Detto questo, la tua domanda più ampia sulla comunicazione e-mail merita uno sguardo più attento.

• Dato che le tue e-mail sono chiare come asserisci (e non ho motivo di dubitare che in base alla tua domanda chiaramente espressa qui)
• E dato che entrambe le persone riconoscono la ricezione e la lettura di tali e-mail
• E dato che questo non è un evento isolato o raro
• Quindi dubito che il problema sia la chiarezza delle tue e-mail.

Sembri sospettare tanto quando chiedi "Forse c'è qualcosa di inerente al mezzo di posta elettronica che non è efficace per questi tipi di comunicazioni?" Ma dubito che avrai successo su qualsiasi altro mezzo. Ho il sospetto che la fonte della tua frustrazione sia più probabilmente basata sulla tua relazione con la tua squadra.

Mi sembra che le persone del tuo team non ti stiano prendendo sul serio e questo è un problema più ampio di quello che può essere affrontato con un cambio di mezzo o stile di comunicazione. Se vuoi che la tua comunicazione sia presa sul serio, allora devi capire i motivi per cui non sei presa sul serio e rimediare. Ci sono molti possibili fattori che possono essere al centro di questa mancanza di rispetto (sei nuovo, o giovane, o culturalmente diverso, o non provato, o hai sbagliato in passato) e ognuno indicherebbe un approccio diverso alla bonifica. E diversi team rispondono in modo diverso ai diversi tipi di personalità. Quindi, senza conoscere ulteriori dettagli, esito a dare consigli su come andare avanti da qui.

Se questo fosse un film di prigione, ti suggerirei di trovare il ragazzo più grande della squadra e saltarlo. Ottenere il rispetto di una squadra di programmatori può essere più difficile (anche se in genere ci sono minori possibilità di finire in ospedale).