Metodi efficaci per la gestione delle attività lavorative? (documentare / ricordare / stabilire le priorità) [chiuso]

Sto cercando suggerimenti su metodi efficaci che posso usare per documentare, ricordare e dare la priorità alle attività sul lavoro. Molte di queste attività appartengono a un progetto primario, ma esistono anche per iniziative indipendenti. I compiti stessi coprono tutto, dallo sviluppo alla documentazione alle discussioni, con priorità diverse e scadenze che vanno da subito a pochi mesi da oggi.

Storicamente ho usato un blocco note per tenere traccia di questi compiti, con una stella accanto a un elemento che indica che deve essere fatto e un segno di spunta una volta completato. Tuttavia, man mano che acquisisco più responsabilità e più cose da gestire:

• diventa più difficile assicurarsi di aver fatto tutto (perché alcune cose si perdono 5 pagine indietro)
• diventa più difficile ricordare ciò che è più importante fare dopo
• diventa più difficile tenere traccia delle dipendenze tra le attività

Qualcuno ha trovato metodi che hanno semplificato la gestione delle attività? Ho preso in considerazione l'aggiunta di alcuni metadati per tenere traccia di ciò che è più importante e delle dipendenze, o eventualmente passare a un'app che potrebbe automatizzare questo (se esiste una cosa del genere). Qualcosa che sia accessibile ovunque sarebbe sicuramente un vantaggio.

Per la soluzione cartacea

Di solito ricevo un quaderno di schizzi sfoderato con pagine perforate come il tipo che puoi trovare su Barnes & Noble con un nastro allegato per contrassegnare la pagina.

Nota: condividerei un link ma non sono riuscito a trovarli nel loro negozio online. Di cosa sto parlando sono i libri con copertina rigida 8 1/2 "X 11"

Preferisco la carta per il lavoro quotidiano perché tendo a disegnare molti diagrammi per descrivere le mie idee (cosa difficile da fare con i normali elenchi TODO del software) ed è talvolta utile essere in grado di inserire materiale nel libro.

Per ogni ciclo (un giorno / settimana o qualche altro incremento di tempo preferito) allocare alcune pagine per i todos di una riga. Le pagine successive sono per informazioni dettagliate. Quando finisco di lavorare, barrare i todos sull'indice e strappare le pagine che non sono più rilevanti (ecco perché sono necessarie le pagine perforate). La barra multifunzione viene utilizzata per contrassegnare la pagina delle cose da fare in modo da poter aprire rapidamente il libro nel punto in cui era stata interrotta (di solito, inoltre, aggancio una penna alla pagina in cui sto aggiungendo delle note se chiudo il libro).

Mentre finisco gli oggetti sul todo, li cancello e strappo le pagine relative.

Nota: ci vuole un po 'di pratica per abituarsi a isolare le attività dai confini della pagina ma mentalmente ti prende l'abitudine di separare le attività su un limite finito. È importante sviluppare questa capacità perché, se non riesci a concentrarti su una cosa alla volta, il tuo cervello sprecherà molto tempo a cambiare inutilmente contesti tra compiti diversi.

Quando inizia il ciclo successivo, creo una nuova attività. Farò una rapida ripetizione dei todos precedenti per rivalutare se gli articoli non finiti sono ancora rilevanti. Se lo sono, li copio nel nuovo todo. In caso contrario, individuo le pagine correlate e le strappo (per cestinare o salvare in un libro diverso per dopo).

L'idea qui è, rimuovere tutto ciò che non è necessario sapere ora (nel ciclo corrente). Mantieni il todo breve e semplice (una fodera), ma non sacrificare la capacità di tenere note più dettagliate.

La cosa interessante è che se aspetti una o due settimane per dare un'occhiata agli articoli che hai estratto dal libro per dopo; scoprirai spesso che non sono più pertinenti (e pronti per il cestino).

Se non sei diligente nel tagliare regolarmente la pila, si accumula nel tempo fino a quando non diventa schiacciante. Altrimenti potresti iniziare a soffrire di quella che mi piace chiamare la sindrome di " Shlemiel the Painter ", dove trascorri così tanto tempo a trascinarti tra compiti residui che non riesci mai a raggiungere le cose importanti / urgenti.

Per quanto riguarda la gestione di diversi progetti contemporaneamente ... Utilizzare un libro per ogni progetto.

Pensa al tuo cervello come a un computer. Se cambiare attività fosse come fare un cambio di contesto (non molto costoso ma distrarre per lavorare), cambiare progetto sarebbe come fare uno scambio di cache completo (costoso perché devi scaricare tutte le informazioni che stai attualmente utilizzando e caricare tutte le informazioni relative al altro progetto.

Uso Toodledo per gestire i miei elenchi. Puoi anche sincronizzarlo sul tuo telefono. È online, quindi puoi accedervi ovunque tu abbia uno smartphone o Internet.

Per il processo, consiglio di leggere il libro "Getting Things Done" di David Allen. Ti aiuterà a imparare a gestire le tue attività in modo efficace ed efficiente.

Passo da un blocco di carta su cui annoto le cose a un tasque e utilizzo quando Ubuntu. Mi piace il fatto che tu possa assegnare la priorità, aggiungere tutte le note all'attività che desideri e nascondere le attività completate.

Molto tempo fa ho letto sulla divisione dei compiti in 4 categorie lungo due assi: quindi hai importante / non importante; urgente / non urgente.

1. Importante, urgente.
2. Importante, non urgente.
3. Non importante, urgente.
4. Non importante, non urgente.

Trascorri la maggior parte del tempo facendo 1 e 2 attività e il resto si prenderà cura di se stesso.

Per la soluzione elettronica

Mi piace usare lo strumento di mindmapping di Freemind (open source gratuito)

È facile e intuitivo da usare, il che significa che posso passare mesi senza usarlo e ancora ricordare le scorciatoie da tastiera:

• inserisci - aggiungi cella
• elimina: rimuove la cella
• spazio - attiva / disattiva la compressione / espansione della cella
• ctrl + B - grassetto
• ctrl + X - taglia cella
• ctrl + V - incolla cella
• ctrl + C - copia cella
• ctrl + K - aggiungi collegamento
• f1-f8, maiusc + f1-f8, ctrl + f1-f8 - cambia il colore del testo della cella (ho alcuni preferiti memorizzati).

Per il primo strato di celle le creo nuvole con codice colore (ctrl-shift-b quindi cambio il colore della nuvola con il tasto destro + formato + "colore nuvola") per una facile identificazione. Ogni nuvola è una categoria importante. Ad esempio, ne avrò uno per il personale, uno per ogni grande progetto, uno per la scuola, ecc ...

All'interno di ogni nuvola il primo livello di celle è la priorità:

• Ora (compiti critici)
• Domani (compito critico che non deve essere risolto immediatamente)
• Futuro (compiti non critici)
• Concept (buone idee su cui potrei occasionalmente calpestare durante le pause)
• Differito (attività che sono differite indefinitamente a meno che non abbia nient'altro su cui lavorare)

Nota: come si può sospettare, le attività differite spesso diventano irrilevanti a lungo termine e possono essere del tutto ridotte.

Preferisco una mappa mentale per tre motivi, posso muovermi molto velocemente nella gerarchia solo con la tastiera, posso comprimere tutto ciò che non ho bisogno di vedere in questo momento ed è davvero facile spostare le cose da una categoria all'altra (semplice copia / incolla).

Qualunque cosa tu faccia, non utilizzare un programma che utilizza le notifiche popup. Altrimenti inizierai a soffrire di ciò che io chiamo "twitterbrain" dove, diventi così adattato ad essere costantemente interrotto per tutto il tempo che inconsciamente inizi ad anticiparlo (impedendoti di essere davvero in grado di entrare nel tuo regolare "flusso". Se fai uso notifiche impostare un intervallo ci si aspetta che non interrompere il lavoro (come tutti i giorni a pranzo).

Vedo così tanti blogger e (cosiddetti) giornalisti che si lamentano del fatto che "Internet è responsabile del loro deficit di attenzione!"; perché non sono più in grado di sedersi a leggere un libro per più di 10 minuti. Quello che non riescono a considerare è che portano in giro dispositivi elettronici che hanno una capacità non alterata di interromperli 24/7/365 con annunci arbitrari.

Windows funziona anche con Windows che ruba il focus (come le notifiche di aggiornamento dei virus). Non avevo idea di quanto mi disturbasse fino a quando non ho iniziato a utilizzare Linux Mint come sistema operativo principale (che segue rigide linee guida per l'interfaccia utente che non lo consentono). Rubare la concentrazione è crudele, è come avere un impiegato che ti tocca la spalla ogni 15 minuti per raccontarti l'ultima battuta di Chuck Norris.

/ rant

Nota: utilizzo ancora Windows per lo sviluppo, ma solo un'installazione minima senza scanner antivirus / firewall (blocco roba cattiva sul router ed evito pagine sospette) per ridurre il numero di programmi a cui piace rubare l'attenzione.

Aggiornare:

Ho appena dato uno sguardo a tasque perché non l'ho mai usato prima e le classi di prioritizzazione sono sorprendentemente simili a quelle che uso (Nota: non ho mai usato un'app di todo list con prioritizzazione prima). Alla fine non sono molto intelligente / originale :). Non ho mai trovato le classi arbitrarie con priorità alta / media / bassa per funzionare bene perché non sono associate a un valore reale. Mentalmente, la classe di priorità "Alta" può spostarsi da "oggi" a "questa settimana" abbastanza facilmente. Le mie priorità tendono a spostarsi quando inizio a procrastinare. L'uso del mondo reale incide la linea temporale nella pietra. La relatività sia dannata.

Mi piace usare Google Calender ... ma se hai informazioni sensibili non le pubblicherei lì. Finché hai l'abitudine di guardarlo regolarmente, può essere abbastanza utile. Insieme alla parte del calendario puoi elencare le attività che devi compiere e immagino che potresti fare alcune priorità abbastanza decenti lì, anche se non ho usato quella parte per più di un paio di attività alla volta ...

La maggior parte degli sviluppatori è alla propria scrivania / computer / laptop per la maggior parte del tempo, quindi qualsiasi app che semplifichi ottenere le note effettivamente inserite con un sistema di promemoria (popup, messaggi di testo) dovrebbe funzionare. Se eri un venditore mobile o dovevi controllare le attività non di programmazione (Pick up milk), qualcosa per uno smartphone potrebbe essere migliore. I collegamenti a documenti e cartelle di file aiutano se si dispone di documentazione di progetto periferica.

Devi usarlo e fare affidamento su di esso. Al lavoro, utilizzo Outlook. Se qualcuno mi sorprende nella sala da caffè e ha una preoccupazione / richiesta, chiedo loro di inviarmi un'e-mail o di inviarmi un'attività (dipende da dove si classificano nell'azienda.).

Faccio fatica con le riunioni perché non hai mai un computer disponibile in una sala conferenze. Quindi porta un blocco di carta e inserisci tutte le note e crea promemoria quando torno al computer. Fortunatamente, posso passare settimane senza un incontro.

Lo giuro sulla modalità org di Emacs . È stato un vero toccasana per la gestione di tutte le mie attività e informazioni di lavoro. Certo, devi aver già acquistato Emacs.

Ho usato vari metodi, a volte più metodi (duplicati): calendari elettronici specializzati ed elenchi di attività, blocchi note, lavagne, note adesive e probabilmente altro. Ognuno di loro ha avuto alcuni vantaggi e insidie. Recentemente ho riscoperto il kanban personale e sembra che abbia un buon potenziale fondendo alcuni dei migliori aspetti di diversi metodi.

In sostanza, il kanban personale utilizza:

• una lavagna come una superficie che trattate come organizzatore. L'organizzazione della superficie è simile al metodo del progetto backlog / sprint, ma a livello personale con compiti personali intercalati.
• nastro da pittore o linee di demarcazione che dividono la superficie in tre colonne (una pila di todos a sinistra; l'elenco delle attività attivo nel mezzo, che rispetta ciò che si aspetta ragionevolmente di tentare e possibilmente completare nel corso della giornata; e l'elenco fatto a destra ).
• note appiccicose, preferibilmente di vari colori per indicare il tipo di compito. Utilizzare un colore per le attività personali, un altro per le attività tecniche di progetto, uno per le attività di lavoro non progettuali come riunioni o revisioni divisorie, possibilmente un colore per le riunioni dei clienti; tuttavia, 'taggare' ogni nota adesiva dello stesso colore di carta con una striscia o un bordo marcatore colorati o qualunque schema ti piaccia, potrebbe essere efficace come carta di colore diverso.

Esistono numerosi post di blog e video / webcast che fanno un lavoro molto migliore nello spiegare la motivazione generale e i meccanismi attraverso gli interwebs, se vuoi qualcosa di più approfondito. Mi piace perché offre qualcosa di fisico, è semplice da usare, chiunque entri nella tua zona può avere un'idea di quanto sei occupato o di quale sia il tuo focus per la giornata e puoi catturare ed evolvere ogni attività tanto o quanto basta.

Dai un'occhiata a ToDoList su Codeproject. Ha molte funzioni interessanti, è gratuito ed è ancora in fase di sviluppo attivo.

Ho un'istanza JIRA impostata sulla mia VPN (account linode.com di base), Atlassian lo vende per 10 $ per le start-up (oppure puoi usare qualunque bugtracker ti piaccia). Questo non è uno strumento di mindmapping, quindi uso i tag per mantenere le dipendenze tra le attività. Inoltre, consente di creare tipi di attività personalizzati oltre a quelli di base (bug / funzionalità). Permette di impostare priorità, scadenze e aggiungere alcuni metadati (come foto di documenti da correggere).

Quindi mi chiedo perché non usare un bugtracker?