È accettabile che i progetti superino il budget?

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Questa domanda è qualcosa che mi ha infastidito negli ultimi 3 mesi da quando sono passato da libero professionista a lavorare in una società di web design.

I nostri venditori spesso ci pongono qualcosa di simile alle seguenti serie di domande:

Quanto costa programmare un widget
Quante ore ci vorranno per convertire questo sito Web in questo software.
(Senza sapere cosa gestisce attualmente il sito Web)
eccetera

Come possiamo dare un preventivo senza alcuna informazione? ( No, non posso chiedere maggiori informazioni! )

Ho un'altra domanda se un progetto supera il budget è male. Di recente, ho perso un intero menu durante il calcolo del costo del trasferimento di un sito Web su una nuova piattaforma, quindi il progetto ha superato il budget. Il mio capo non era affatto felice ed è mia opinione che alcune cose come questa non possano essere evitate.

2. Qual è la pratica generale per affrontare il superamento del budget
e progetti come lo sviluppo web spesso superano il budget?

Se lavori in uno sviluppo web / design / società simile:

3. Come funziona il sistema delle ore fatturabili?

Per me, abbiamo un'applicazione di tracciamento del tempo che registra quante ore trascorriamo su quale progetto e se sono fatturabili o interne (AKA non fatturabili). Se non incontriamo xx ore fatturabili a settimana, potremmo finire nei guai / licenziati. Il lavoro che svolgi per l'azienda o per i clienti che non è fatturabile non fa parte di questo sistema e spesso dobbiamo fare un lavoro interno, quindi mi chiedo se esistano sistemi alternativi.

EDIT: Ok, sono uno sviluppatore in questa azienda, non un designer :)

In secondo luogo, mi viene pagato lo stipendio, ma ecco come lo guarda la direzione. Hai 35 ore settimanali che devi lavorare. Potresti fare un lavoro che fatturano ai clienti in quelle 35 ore e dovresti. Se scoprono che un progetto impiegherà 50 ore e io impiegherò 55 ore, che 5 ore avrebbero potuto essere spese per un altro progetto che non era fuori budget, quindi abbiamo semplicemente "perso" i soldi.

Un altro esempio è che se avrò solo 1 progetto, che dovrebbe scadere tra due settimane e trascorro una giornata facendo lavori interni, in parte come abbiamo perso soldi perché non stavo lavorando. Se avessi lavorato quel giorno, avrei finito un giorno prima e ancora non avrei avuto lavoro. Ad ogni modo, il lavoro è un contratto, quindi verremo pagati lo stesso importo indipendentemente da quali giorni lavoro!

project budget

— Brandon Wamboldt
fonte

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Un malinteso comune è "Non posso chiedere maggiori informazioni!". Di solito ti viene detto che non puoi, ma se ci provi abbastanza finirai per esserlo.

— Vinko Vrsalovic,

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Trovo che sia un problema più grande quando eseguo una stima accurata e lo riducono arbitrariamente perché il cliente non lo accetterà e quindi mi incolpano di non essere stato entro le ore in cui ho detto che erano troppo bassi.

— HLGEM,

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Giralo. Chiedi ai tuoi venditori una risposta accurata a "Quanto tempo ci vorrà per chiudere una vendita?" :)

— CraigTP,

Deve essere bello dover lavorare solo 35 ore.

— Rig

@HLGEM Ecco perché usi le stime "Scotty". Come Scotty di Star Trek, sopravvaluti sempre quanto tempo ci vorrà / quanto costerà, quindi c'è spazio per il cliente per provare a ridurre il budget tempo / denaro. Se dici loro cosa pensi che in realtà richiederà e loro chiedono meno, sei bloccato.

— GordonM,

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I nostri venditori spesso ci pongono qualcosa di simile alle seguenti serie di domande:

Quanto costa programmare un widget Quante ore ci vorranno per convertire questo sito Web in questo software.

Perché i tuoi venditori chiedono ai designer? Le vendite dovrebbero avere un elenco preconfezionato di preventivi e un sistema di stima che abbia poca o nessuna correlazione ai costi effettivi. Suppongo che tu sia stipendiato.

Come possiamo dare un preventivo senza alcuna informazione? (No, non posso chiedere maggiori informazioni!)

Risposta breve? Non puoi, non provarci.

La risposta lunga è ancora breve. Se ti chiamo e dico che ho un sito Web in cui le persone possono accedere, pubblicare messaggi ad altri utenti, caricare foto e fare amicizia, quanto costerebbe costruire, cosa diresti? Avrei potuto descrivere il peggior social network immaginabile, o Facebook. Non hai abbastanza informazioni, quindi non puoi dare una valutazione accurata.

Ho un'altra domanda se un progetto supera il budget è male. Di recente, ho perso un intero menu durante il calcolo del costo del trasferimento di un sito Web su una nuova piattaforma, quindi il progetto ha superato il budget. Il mio capo non era affatto felice ed è mia opinione che alcune cose come questa non possano essere evitate.

Definisci "oltre budget". Ancora una volta, sto assumendo uno stipendio non orario. Se si è andato sopra il vostro tempo budget, tirare alcune lunghe notti e non fare lo stesso errore (di perdere qualcosa) di nuovo.

Per me, abbiamo un'applicazione di tracciamento del tempo che registra quante ore trascorriamo su quale progetto e se sono fatturabili o interne (AKA non fatturabili). Se non incontriamo xx ore fatturabili a settimana, potremmo finire nei guai / licenziati. Il lavoro che svolgi per l'azienda o per i clienti che non è fatturabile non fa parte di questo sistema e spesso dobbiamo fare un lavoro interno, quindi mi chiedo se esistano sistemi alternativi.

Non sono sicuro di come lo farei se dovessi creare un record di ore "fatturabili". Probabilmente finiresti con un centinaio di ore +/- un paio ogni settimana. Non smetto di pensare al codice, dovrebbe contare?

— Josh K
fonte

Grazie per la risposta, è stato abbastanza utile, tuttavia penso di non essere stato chiaro su alcuni punti della mia domanda originale. Sono uno sviluppatore, non un designer. Siamo una società di web design sì, ma tutti i nostri siti utilizzano un CMS e hanno un certo grado di programmazione. Mi viene pagato lo stipendio, ma possiamo ancora andare oltre il budget, non sono esattamente sicuro di come funzioni. Se citiamo x quantità di dollari assumiamo che occorrerà y quantità di ore. In qualche modo il mio capo presume che se avessi preso + 1 ora che 1 ora avrebbe potuto essere speso per un altro progetto, quindi abbiamo perso soldi.

— Brandon Wamboldt,

@Rouge: migliora con le tue stime. Se ti ritrovi a superare continuamente il tempo assegnato, inizia ad aumentare il numero che passi a loro quando ti chiedono per quanto tempo.

— Josh K,

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Fai quello che fa Scotty: trova una stima ragionevole e raddoppia.

La tua stima raddoppiata a) di solito è più realistica, perché gli umani sono stimatori scadenti, b) ti danno un po 'di allentamento, in modo da avere spazio per caratteristiche improvvise e altre emergenze, e c) ti permettono di entrare occasionalmente nel tempo e sotto budget.

Non menzionare mai il fatto che stai raddoppiando le tue stime con il tuo capo o con le vendite. Gli uomini d'affari sono creature delicate e spesso non sono in grado di gestire le dure verità con cui gli ingegneri hanno a che fare.

In bocca al lupo.

— toppa
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Non dirlo, ma in realtà faccio almeno un x4 perché sono come la maggior parte dei programmatori che sopravvalutano seriamente ciò che posso fare in un'ora. Il problema è che il mio manager si lamenta che le mie stime sono troppo lunghe (Una settimana! Non posso dire loro che ci vorrà una settimana! Glielo dirò un giorno ...). Anche quando la stima viene accettata, trovo che le attività di sviluppo siano come pesci rossi - crescono fino alle dimensioni del loro carro armato - quindi non ho ancora tempo per giocare a Tetris. Per qualche ragione, tuttavia, non avrei avuto nessun altro modo ...

— Kramii,

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Il doppio è un margine troppo piccolo. Rispetto sempre la regola del moltiplicarsi con pi.

— Bjarke Freund-Hansen,

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E se la stima fosse troppo alta allora e iniziassimo a perdere clienti, anche questo non sarebbe male?

— Brandon Wamboldt,

@Rogue Coder: di solito è meglio fornire stime accurate delle vendite (e per accurate, intendo raddoppiare, o anche stime pipped o quadruplicate). Se le vendite ti spingono a mentire sulla quantità di tempo che ci vorrà in modo che possano impacchettare più lavoro, stanno creando problemi per se stessi. Ma penso che stai facendo ipotesi su ciò che le vendite vogliono sentire: prova le stime più alte; se inizi a consegnare cose in tempo e nel budget, potresti ritrovarti con un capo molto felice e venditori felici.

— Patch del

@Rogue Coder: se ci vorrà x quantità di tempo, allora è quanto tempo ci vorrà, anche se le vendite provano a parlarne. Se inizi a perdere clienti, riduci la tua tariffa (o meglio, offri loro uno "sconto" sulla tua tariffa).

— Chris Buckett,

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Penso che la cosa migliore che puoi fare sia creare un elenco dettagliato nella tua citazione. Mettere i tempi accanto a ciascun "compito". Analizzarlo in questo modo non solo ti aiuterà a pensare a ciò che è necessario fare, ma dirà anche al tuo capo e / o cliente lo scopo del tuo preventivo. Sarebbe bello ottenere questo ambito / preventivo firmato prima di iniziare a lavorare dal tuo capo / gestore dell'account / cliente. In questo modo, se si dimentica qualcosa, la colpa può essere diffusa e non tutto ricade sullo sviluppatore.

Penso che se non puoi ottenere ulteriori dettagli sul progetto, devi mostrare alle persone evolute, esattamente quali sono le tue ipotesi.

Anche questo è utile perché hai fatto alcune di queste citazioni, puoi fare riferimento a quelle vecchie quando ne crei una nuova.

Puoi tentare di accettare la Legge di Hofstadter, ma non funzionerà mai .

— Adam Harte
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Lo facciamo in una certa misura. Creo un elenco che dice: installazione CMS 1 ora, modulo eventi 4 ore, blah blah 6 ore, conversione contenuto 10 ore. I due problemi con questo sono le stime e l'addetto alle vendite li converte in cose completamente diverse quando invia il contratto. Ciò causa un problema in cui i clienti a volte rimuoveranno una parte del progetto perché l'addetto alle vendite ha elencato "Funzionalità di base IV" come "Funzione inutile XII". Il cliente non lo vuole, ma in realtà richiede un lavoro e quindi perdo il budget richiesto.

— Brandon Wamboldt,

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Gli articoli devono essere elencati a un livello in cui ciascuno impiega al massimo un'ora. "Modulo eventi 4 ore" può facilmente significare 40 ore se non esegui il drill-down in esso abbastanza. L'idea non è quella di inviare al cliente il piano dettagliato, ma di essere in grado di stimare meglio attraverso la possibilità di comprendere la propria mente in modo completo, per non parlare del fatto che un piano così dettagliato aiuterà la progettazione e l'implementazione in seguito.

— Vinko Vrsalovic,

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Questa è davvero solo una risposta alla prima parte del tuo tre parti, ma è una GRANDE domanda.

Ecco cosa ho iniziato di recente a fare. E questo è dopo TANTA ricerca dell'anima su questo genere di cose.

Rispondo a una richiesta di un potenziale cliente o cliente con quello che chiamo "stima della buona fede". È una cifra in dollari che è imbottita a nove vie dalla domenica per il CYA totale. Dico loro che questo numero si basa sulla mia esperienza di progetti all'incirca delle dimensioni di quello considerato qui.

Dico loro che la loro prima fattura, dovuta al calcio d'inizio, è il 25% del preventivo. Per quel prezzo, eseguiremo uno sforzo completo di raccolta dei requisiti e scriveremo specifiche complete e dettagliate. A seconda delle dimensioni del progetto, potrebbero essere necessarie diverse settimane di lavoro. Alla fine, avremo un set completo di documentazione E sapremo come abbiamo fatto su quel preventivo. Se a quel punto dovessimo mettere a punto il prezzo (e potrebbe aumentare o diminuire), lo faremo e lo faremo sapere al cliente.

Se il prezzo sale e il progetto è ora insostenibile, viene annullato a quel punto senza ulteriori pagamenti dovuti. Questo è ovviamente un risultato indesiderabile e dovrebbe essere considerato il risultato dell'ultima risorsa. Il piano B è di rielaborare i requisiti del progetto per ridurre il campo di applicazione nel budget del progetto, ecc. C'è molto che possiamo provare prima di annullare tutto, ma se ne ABBIAMO BISOGNO, è proprio lì che possiamo.

Supponendo che non lo facciamo, andremo avanti con il prezzo totale (eventualmente rivisto), il 50% del quale è fatturabile a quel punto, e il 25% finale o così alla consegna e accettazione. Tutti sono sulla stessa pagina, nessuno si sente come se dovessero pagare soldi per un'intangibile come "analisi", e tutti sono (idealmente) felici.

Finora ho avuto risultati abbastanza buoni con questo. Certamente batte colpire il client per una fatturazione separata per il lavoro di analisi / specifica. Nessuno vuole pagare per quello. Ma se lo nascondi nel primo 25% del prezzo totale di un progetto, diventa immediatamente appetibile e comprensibile.

— Dan Ray
fonte

Apparentemente questa risposta non ha attirato molta attenzione, ma per me ha ottenuto un voto perché 1. Offre consigli specifici e attuabili, 2. È pragmatico e 3. È basato sull'esperienza del mondo reale.

— Robert Harvey,

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È necessario trovare la strada per ulteriori informazioni. Non ho mai fornito nemmeno la stima di alcun progetto se il requisito non è stato dichiarato chiaramente. Se persistono, non puoi averlo, faresti meglio a smettere.

— tia
fonte

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Sei in uno scenario molto comune. Le vendite non hanno la minima idea e fanno affidamento sul personale tecnico per svolgere il proprio lavoro. Non riuscirai a dare stime accurate perché è impossibile saperlo.

Quello che fai in realtà si chiama stima empirica.

Ci si migliora con il tempo e l'esperienza .

C'è qualcun altro che progettiamo in azienda? Se sì, ti consiglio vivamente di fare Planning Poker . È una tecnica di stima collettiva molto potente.

Planning Poker è una tecnica basata sul consenso per la stima, utilizzata principalmente per stimare lo sforzo o la dimensione relativa dei compiti nello sviluppo del software.

Ti aiuterà a ottenere stime più accurate utilizzando la conoscenza e l'esperienza di più persone e la responsabilità della stima sarà diffusa in tutto il team anziché in una sola persona. Le vendite saranno felici poiché otterranno stime più accurate. Ed è più facile dire "non possiamo stimare" quando hai 4 o 5 anni rispetto a quando sei solo te stesso.