Le persone non IT possono gestire un wiki? [chiuso]

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La mia azienda sta cercando di migliorare la gestione dei dati delle ricerche di mercato.

Stile di gestione dei dati attuale:

"Ehi Jimbo, dov'è quella foto del nostro WhatZit 2.0?
"sì, ricordo quell'email su quell'azienda di quel ragazzo, dammi qualche minuto per cercare nel mio Outlook"
"chi ha la copia più recente del catalogo dei prodotti del concorrente importante? Il mio è del 2009." ... "Colleen lo fa, ed è in congedo di maternità. Dovrai chiamarla per ottenere la password della sua postazione di lavoro ..."

Stile di gestione dei dati desiderato:

dati organizzati ordinatamente per argomento (legale, economico, industriale, concorrente)
per ogni argomento, più tipi di media archiviati insieme (immagini dei prodotti dell'azienda, comunicati stampa, informazioni di contatto) ma comunque ordinati ordinatamente per tipo
storie di modifica dei dati
accesso comune (nessun silos di dati)

Stavo pensando di impostare un wiki di dipartimento a cui tutti gli utenti potessero accedere. Sembra soddisfare i quattro criteri di cui sopra, ma sono un po 'preoccupato per quanto sia facile da usare (leggi: decifrabile per le persone non tecniche) per le funzionalità più avanzate come gallerie di immagini, formattazione degli articoli e simili.

Qualcuno qui ha creato un wiki per persone non IT e non si è incendiato, non è diventato una città fantasma o sembra Geocities?

Domanda bonus: puoi vedere degli ovvi inconvenienti nella mia scelta di MediaWiki (o di qualsiasi altra wiki) per risolvere questo problema?

(Spero che alcuni di voi abbiano già riscontrato questo problema e possano offrire alcune informazioni ...)

documentation cms wiki

— Ha disegnato
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Mi sembra che tu abbia bisogno di un sistema di gestione dei contenuti, poiché i problemi che hai fornito sono sintomi di cattiva gestione dei contenuti. I wiki sono ragionevoli nella gestione dei contenuti, ma potrebbero non fornire i dettagli perfezionati che potrebbero essere importanti in un contesto commerciale. MediaWiki, ad esempio, non è progettato per gestire le autorizzazioni dell'utente. Se hai documenti sicuri o hai bisogno di tenere d'occhio chi può vedere / modificare cosa, dovresti andare con un CMS; Se avete solo bisogno rapido, versione, aperta la modifica dei comuni documenti, usare un wiki.

— zzzzBov,

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Dati! = Documenti. Potrebbe essere necessario un sistema di gestione dei documenti piuttosto che un sistema di gestione dei contenuti

— Pekka supporta GoFundMonica il

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Wow! Speravo in una o due buone risposte e ho ottenuto un sacco di risonanza, e quasi 30 voti positivi e 2 voti ravvicinati (ah!). Grazie a tutti. Ho dato +1 a destra e sinistra. Alcuni fantastici feedback qui.

— Estratto il

Potrebbero, ma non lo faranno.

— Tulains Córdova,

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Risposta diretta alla tua domanda: Sì. Wikipedia ha tonnellate di editor non IT.

Risposta più lunga: la distinzione tra IT e non IT qui è un'aringa rossa . Tutte le persone, IT o meno, continueranno a ignorare una wiki se non viene presentata loro come qualcosa di cui dovrebbero preoccuparsi. L'introduzione di un nuovo sistema di gestione dei dati è sempre banale da vendere alle persone perché devi sempre farle desiderare di cambiare. Ad esempio, se i programmatori non vedono troppi problemi con l'attuale sistema di tracciamento dei bug e / o pensano che passare a quello nuovo sia una seccatura, allora non cambieranno.

Devi vendere il nuovo sistema spiegando come migliora tutto, oltre a spiegare i problemi con il sistema attuale e fare le cose per assicurare alle persone che non è solo una fantasia passeggera e che il nuovo sistema è qui per restare. Dopotutto, se la gente pensa che sia un progetto condannato, allora sarà un progetto condannato.

— jhocking
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+1 Per un commento perspicace e profetico! Ho visto come i decreti di gestione forzata su una forza lavoro riluttante finiscono sempre con l'insoddisfazione su larga scala o l'abbandono del nuovo sistema per il vecchio. Devi vendere l'idea agli utenti o non si attaccherà. Se riesci a venderlo al più conservatore degli utenti avrai successo. Anni fa ho venduto mia nonna all'idea di eReader e questo era il mio indizio che alla fine sarebbero diventati un enorme successo :)

— maple_shaft

Wikipedia ha 7 miliardi di visite al mese e solo circa 300K collaboratori / mese di cui la maggior parte esegue solo una modifica. Quindi non sono sicuro che sia un ottimo esempio di accessibilità per il montaggio.

— Vartec,

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Direi che la maggior parte degli editor che eseguono una sola modifica è un ottimo esempio di accessibilità della modifica, perché ciò significa che le persone non devono diventare un esperto per poter modificare. Ma il vero punto è che gli ostacoli tecnici non impediranno alle persone di apportare modifiche se pensano che apportare modifiche sia importante.

— jhocking

1

meno dello 0,1% degli utenti modifica, il che è accettabile su Wikipedia grazie a un numero troppo vasto di utenti, ma ciò non è accettabile per il wiki di piccoli progetti e ancor meno per il wiki interno.

— Vartec,

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quindi dovrò commercializzare l'idea wiki al reparto marketing ... battendoli al loro stesso gioco, eh? drums fingertips together slowly and dramatically... sì, sì, questo funzionerà, yesssssssssssss :-) +1

— Drew

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Dipende dal software wiki. Generalmente le persone non IT preferiranno una wiki con un editor WYSIWYG e potrebbero non apprezzare i wiki che richiedono qualsiasi tipo di modifica del markup, anche se il markup è molto semplice.

Per la tua domanda bonus: MediaWiki non fornisce un editor WYSIWYG nativo. Puoi vedere quali fanno nel Confronto del software wiki .

— Vartec
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Eh. "Controlla Wikipedia per wiki con editor."

— Michael K,

@Michael: check! = Edit :-P

— vartec

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+1 La mia esperienza con Media Wiki (uno dei Wiki più popolari) mi porta a credere che non sia l'ideale per persone non tecniche.

— Dan Diplo,

return false;

— Joe the Person,

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Sono una persona IT e odio con una passione i wiki che hanno bisogno di markup esotici. La mia testa è già così piena di cose che non voglio sprecare le cellule cerebrali imparando un linguaggio di markup. Dammi una pausa! (E se è così che mi sento, basti pensare come le persone non tecniche si sentono.)

— quickly_now

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Nella mia organizzazione, abbiamo un'implementazione wiki di grande successo. Si basa su MoinMoin, che è un pacchetto wiki Python.

Per avere successo, tuttavia, ci sono voluti anni di dedizione nella formazione del personale e nel cantare le sue lodi. Per un'organizzazione di circa 80 dipendenti a tempo pieno, ho dovuto tenere un numero di sessioni di formazione iniziale e avanzata, oltre a spendere molte volte a rispondere alle domande una tantum.

I due ostacoli più difficili erano:

Insegnare alle persone a non pensare al wiki come a un Documento Word e fare un uso corretto delle intestazioni per l'organizzazione
Convincere le persone a migrare effettivamente i loro contenuti esistenti nella wiki, dove sarebbe possibile effettuare ricerche e modificabili, anziché semplicemente allegare vecchi documenti alla wiki.

Dopo circa due anni, ha iniziato a prendere forma bene. Ora dopo quattro anni di utilizzo, il wiki guida i meccanismi interni della nostra organizzazione.

Ciò non sarebbe stato possibile senza un grande lavoro da parte mia e la volontà di lavorare uno contro uno con gli utenti wiki, fornendo risposte rapide o immediate alle loro domande.

— Michael
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Impiegare anni per vendere un sistema di gestione dei dati a sole 80 persone potrebbe sembrare estremo se non l'hai mai fatto prima, ma per me sembra solo la fine più lunga della normalità.

— jhocking

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@jhocking Lo abbiamo risolto perché avevamo un grosso problema con la condivisione dei documenti e i dipartimenti insilati da risolvere. Avevamo un sito Web intranet che conteneva solo una minuscola quantità di informazioni sulle risorse umane, ma pile su pile di documentazione operativa in documenti Word senza versione. Il top management è l'ultimo ad adottare (utenti di sola lettura) e, sfortunatamente, senza il loro esempio di supporto, penso che il tasso di adozione sia stato rallentato. Invece del mandato dall'alto verso il basso, doveva essere di base, guidato dalle persone più giovani e tecniche del nostro ufficio.

— Michael,

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Penso che una wiki possa essere un ottimo approccio al problema organizzativo che stai affrontando. Credo anche che gli utenti non tecnicamente orientati siano in grado di apprendere le funzionalità del wiki con alcuni avvertimenti.

Concordo pienamente con il commento sul fatto che l'accettazione da parte dell'utente sia di vitale importanza. È più probabile che affronti "Non lo userò" o "È solo il progetto del mese di Andrew" rispetto al "Non riesco a imparare come usarlo". Sicuramente prenditi il tempo per spiegare come questo farà risparmiare lavoro alle persone, piuttosto che creare nuovo lavoro.

Potresti iniziare organizzando alcuni dei dati che hai nelle e-mail, sul tuo desktop, ecc. In poche semplici pagine per dimostrare il tuo obiettivo. Tieni traccia di quanto tempo impieghi, incluso l'apprendimento e tutti i punti che hai trovato difficili.

All'inizio mi aspetterei che tu abbia problemi di formattazione e penso che probabilmente è meglio assumere un comitato editoriale piuttosto che tentare di regolare la creazione del contenuto. Dopo l'iniziale eccesso di informazioni, dovrebbe diventare molto gestibile.

Potresti anche voler creare un wiki wiki con una email di "aiuto" per aiutarti a far funzionare le cose.

Solo il mio 2 ¢, spero che sia d'aiuto.

— Stefano
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Questo è un ottimo modo per mettere qualcosa che stavo avendo problemi a verbalizzare: spiega come questo salverà il lavoro e non solo creerà più lavoro.

— jhocking

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Sì, Wikipedia lo ha dimostrato. Richiede agli utenti di conformarsi comunque, il che non è sempre facile, anche se è nel loro interesse. Le persone resisteranno al cambiamento.

— deadalnix
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Vedo uno svantaggio nell'uso di MediaWiki: può diventare piuttosto complicato e richiede del tempo per imparare. Può essere eccessivo per le tue esigenze di documentazione.

La mia azienda sta utilizzando il wiki fornito con Google Apps, che è molto semplice da usare e ha un'interfaccia WYSIWYG. Tuttavia, perdi parte della categorizzazione fornita con MediaWiki, la cronologia delle revisioni e le discussioni sulla pagina e la possibilità di incorporare modelli. Ma il wiki di Google Apps è stato relativamente facile da adottare per tutti in ufficio.

— CamelBlues
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C'è un database di motivi wiki e antipattern wiki su Wiki Patterns .

Tuttavia, la mia esperienza con l'utilizzo della wiki nei progetti non ha avuto molto successo. All'inizio le persone erano frustrate dall'uso della wiki, perché richiedeva uno sforzo per mantenere e aggiornare gli articoli. Poi ci sono state lotte su chi dovrebbe organizzare la struttura del wiki, o stava diventando una specie di cestino per i collegamenti.

Nella mia esperienza, il modo in cui un po 'ha funzionato è stato, quando ho detto: "Ho pubblicato / aggiornato l'articolo wiki (link)" e ho inviato quel link all'articolo in una e-mail. Tuttavia, le capacità di ricerca di MediaWiki stanno raggiungendo limiti abbastanza rapidamente (come la ricerca di e-mail).

Su un sidenote positivo: una caratteristica molto utile di MediaWiki è di mantenere le categorie per gli articoli e di avere un qualche tipo di pagina con acronimi che vengono utilizzati nei progetti e per insegnare a chi è nuovo ai wiki. Ai dipendenti che non conoscono la wiki spesso è piaciuto, perché ha avuto effetti diretti sulla loro curva di apprendimento.

— poseid
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In aggiunta a tutto ciò che viene menzionato qui, temo che dovrai dedicare un po 'di tempo alla configurazione della struttura, alla raccolta di documenti e al caricamento, all'ordinamento e alla loro codifica.

Ho cercato di convincere le persone a usare questi o quei pezzi di software o tecnologie, come conferenze Jabber , regole di blocco degli annunci, pezzi di codice JavaScript, alcuni gestori di finestre, ecc.

Ci sono riuscito solo quando mi è stato mostrato come potesse essere utile per le persone e ho dimostrato come può fare cose interessanti piuttosto che spiegare come il software Aè tecnicamente superiore.

Nessuno ascolterebbe "fvwm ha un minimo ingombro di memoria, è altamente configurabile e ha collegamenti Perl", ma un breve video o uno screenshot e "guarda ragazzi, posso far cadere qualsiasi finestra e mettere la barra del titolo su entrambi i lati della finestra" per qualche motivo risulta essere molto convincente.

Quindi dovrai sfruttare al massimo la configurazione e caricare fino al 60% delle informazioni lì. Assicurati che non lanci alcun messaggio di errore criptico agli utenti e prenditi cura di mostrare una sorta di trucco interessante con esso.

In altre parole, dovrai venderlo e dovrai usare non solo argomenti razionali.

— Grazhdan romano
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Sì, possono, ma devono imparare a usarlo. Devi assicurare alle persone che le azioni accidentali, come l'eliminazione dei paragrafi, possono essere annullate. Abbiamo anche dovuto aiutare un po 'con la formattazione.

Sfortunatamente funziona solo se non esiste un altro modo semplice per accedere alle informazioni desiderate. E dovresti incoraggiare le persone ad usare il sistema. Alcune persone potrebbero smettere di prendere parte allo scambio di informazioni, perché non hanno affatto voglia di usare il nuovo sistema e allo stesso tempo sanno che il vecchio modo di condividere le informazioni è ora indesiderato.

— Amelse Etomer
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