Come creare un testo personalizzato che avrà: (a) creazione di modelli generici, (b) usabilità su più documenti, E (c) automatizzare l'aggiornamento

Problema: Rimuovere le incoerenze tra i documenti. Diciamo che scrivo 5 frasi per "disposizione generica" ​​(GP) nel documento A, e uso quella stessa lingua nel documento B. Ma se modifico il linguaggio GP nel documento A, posso facilmente dimenticarmi di modificarlo nel documento B.

Per essere più specifici : diciamo GP incluso: "Questo è s1, questo è s2, questo è s3". Hai la lingua GP sopra in entrambi i documenti A e B. Diciamo che ho modificato il linguaggio GP per rimuovere l'ultima frase, rivelando: "Questo è s1. Questo è s2." Voglio che il nuovo linguaggio GP si aggiorni automaticamente nel documento 1 e nel documento 2, dove esiste.

Soluzione ideale: Posso scrivere una volta la lingua e salvarla come modello che può essere utilizzato tra i documenti. Ad esempio, scrivo la lingua, la salvo come "Market Standoff Language" e quindi invoco quella lingua in più documenti. Quando voglio fare una modifica, cambio solo il modello. Tutti i luoghi in cui è stata invocata la lingua si aggiornano automaticamente. Non devo passare attraverso ogni documento per cambiare la lingua manualmente.

In sintesi: la soluzione ideale avrà tutto quanto segue: (a) creazione di modelli generici, (b) usabilità su più documenti, E (c) automatizzare l'aggiornamento.

Quello che ho provato:

1. Aggiunta di selezioni al blocco predefinito. Questo mi permette di fare (a) e (b), ma NON (c). Il blocco predefinito non si aggiorna automaticamente. Dovrei trovare e reinserire la selezione, vanificando lo scopo dell'esercizio. Vedere Qual è un buon modo per condividere un valore in più punti in un documento di Word?
2. Aggiungi selezione ad autotext. Stessi problemi di (1)
3. Crea un controllo Rich Content nella scheda sviluppatore. Non mi permette di fare (b) o (c). Vedere Come creare una "Proprietà documento" personalizzata? o Aggiungi QuickPart come data o titolo in Word
4. Creare un segnalibro e un riferimento incrociato. Non mi permette di fare (b). Posso fare (c) se evidenzio l'intero documento e premere F9
5. Crea proprietà documento personalizzata. NON soddisfa (b). Una volta creata la parte rapida della proprietà del documento, non viene trasferita su un altro documento, come un blocco predefinito. Vedere Word crea diverse proprietà del documento in Quick Parts
6. Modifica le proprietà del documento. Inserisci Quickparts → proprietà del documento. Non adempiere (b). Ma si aggiorna senza dover cambiare nulla.
7. Crea un segnalibro e usa il riferimento del campo. Non adempiere (b) Creare un segnalibro, quindi inserire il campo → Formula → REF e incollare il segnalibro. Se si modifica il testo originale e si evidenzia tutto e si preme F9, il testo collegato si aggiorna automaticamente

Niente sta andando a fare (c) (aggiornamento automatico) senza alcun aiuto.

Il modo più semplice per ottenere quasi tutto il resto è mettere tutto il materiale condiviso in un unico documento (o, in effetti, è possibile utilizzare più documenti).

Bookmark ogni elemento.

Per utilizzare l'elemento in un documento "client", utilizzare un campo INCLUDETEXT che specifica il nome completo del documento e del segnalibro.

per esempio. {INCLUDETEXT " http://192.168.222.10/sharedtexts1.docx "genericprovision}

Non si ottiene l'aggiornamento automatico, ma l'utente può aggiornare tutti i testi condivisi nel documento corpo usando ctrl-A, F9 (o equivalente Mac, nel qual caso devi essere sicuro che il percorso completo del documento + il nome del file sia lo stesso su entrambe le piattaforme Windows e Mac).

Per me, le domande chiave per qualsiasi approccio di questo tipo includono:

• tutti gli utenti capiscono come funziona (ad esempio, quindi non vengono inseriti fuori dalla massa di campi e / o controlli dei contenuti)? In particolare, chi creerà / manterrà questi documenti? Come faranno a sapere quali pezzi condivisi sono disponibili? Con un numero elevato di blocchi condivisi, come evitare di creare lo stesso chunk con più di un nome? Come gestisci la situazione in cui due documenti condividono un blocco, ma a un certo punto il requisito cambia e ognuno di essi ha bisogno di pezzi con contenuti diversi?
• l'approccio si occuperà del numero di inserzioni che potresti avere in un unico documento
• hai bisogno di occuparti di qualsiasi regime legale / di conformità, ad es. uno che dice che è necessario assicurarsi di avere copie di qualsiasi documento come è apparso in qualsiasi punto nel tempo (questo può essere un forte mal di testa per schemi che "aggiornano")

Se hai bisogno di un aggiornamento più completo (inclusi intestazioni e piè di pagina), devi davvero considerare l'utilizzo del codice, ad es. una macro autoopen VBA.

Dal mio punto di vista, non appena usi il codice VBA, il gioco cambia comunque e potrebbe essere meglio prendere in considerazione un altro approccio. Ad esempio, per blocchi di testo normale, è possibile creare un documento condiviso con controlli del contenuto collegati a una o più parti XML personalizzate. Quando è stato aperto un "documento client", la sua macro autoopenata aprirà il documento condiviso e copierà i blocchi XML personalizzati, sovrascrivendo quelli esistenti. Ma non sono sicuro che funzionerebbe così bene con blocchi di testo ricco, poiché ogni blocco è memorizzato come un documento XML Flat OPC completo e possono essere abbastanza grandi. Avresti comunque bisogno di Word 2013 o versioni successive per utilizzarlo (non sono sicuro di Mac Word 2016 poiché le funzionalità relative ai controlli dei contenuti sono state modificate di recente, ma non esiste ancora il supporto VBA per customxmlparts o controlli dei contenuti).