Da Stampa unione utilizzando un foglio di calcolo Excel :
La stampa unione viene utilizzata per creare più documenti contemporaneamente. Questi documenti hanno layout, formattazione, testo e grafica identici. Solo le sezioni specifiche di ciascun documento variano e sono personalizzate. I documenti che Word può creare con la stampa unione includono etichette, lettere, buste ed e-mail in blocco. Esistono tre documenti coinvolti nel processo di stampa unione:
Passaggio 1: preparare i dati in Excel per la stampa unione
Il passaggio più importante nel processo di stampa unione è impostare e preparare i tuoi dati. Utilizzerai il tuo foglio di calcolo Excel come origine dati per l'elenco dei destinatari.
Ecco alcuni suggerimenti per preparare i tuoi dati per una stampa unione. Assicurarsi:
I nomi delle colonne nel foglio di calcolo corrispondono ai nomi dei campi che si desidera inserire nella stampa unione. Ad esempio, per rivolgersi ai lettori con il loro nome nel documento, avrai bisogno di colonne separate per nome e cognome.
Tutti i dati da unire sono presenti nel primo foglio del foglio di calcolo.
Le voci di dati con percentuali, valute e codici postali sono formattate correttamente nel foglio di calcolo in modo che Word possa leggere correttamente i loro valori.
Il foglio di calcolo Excel da utilizzare nella stampa unione è memorizzato sul tuo computer locale.
Le modifiche o le aggiunte al foglio di calcolo vengono completate prima che sia collegato al documento di stampa unione in Word.
NOTE: è possibile importare informazioni dal foglio di calcolo Excel importando informazioni da un valore separato da virgole (.csv) o da un file di testo (.txt) e utilizzare la Procedura guidata di importazione testo per creare un nuovo foglio di calcolo.
Per ulteriori informazioni, vedere Preparare l'origine dati Excel per la stampa unione in Word .
Passaggio 2: avviare la stampa unione
In Word, selezionare File> New> Blank document.
Nella scheda Mailings, nel gruppo Avvia stampa unione, selezionare Avvia stampa unione, quindi scegliere il tipo di unione che si desidera eseguire.
Schermata della scheda Mailing in Word, che mostra il comando Avvia stampa unione e l'elenco delle opzioni disponibili per il tipo di unione che si desidera eseguire.
Scegli Seleziona destinatari> Usa un elenco esistente.
Schermata della scheda Mailing in Word, che mostra il comando Seleziona destinatari con l'opzione Usa un elenco esistente selezionata.
Passa al foglio di calcolo di Excel, quindi scegli Apri.
Se Word ti richiede, scegli Foglio1 $> OK.
NOTA: ora il foglio di calcolo di Excel è collegato al documento di stampa unione che stai creando in Word.
Modifica la tua mailing list
Puoi limitare chi riceve la tua posta.
Scegli Edit Recipient List.
Schermata della scheda Mailing in Word, che mostra il comando Modifica elenco destinatari come evidenziato.
Nella finestra di dialogo Destinatari Stampa unione, deselezionare la casella di controllo accanto al nome di qualsiasi persona che non si desidera ricevere la corrispondenza.
Seleziona le righe selezionando la casella di controllo
NOTA: è inoltre possibile ordinare o filtrare l'elenco per semplificare la ricerca di nomi e indirizzi. Per ulteriori informazioni sull'ordinamento e il filtro degli elementi, vedere Ordinamento e filtro dei dati per una stampa unione .
Passaggio 3: inserire un campo di unione
È possibile inserire uno o più campi di stampa unione che estraggono le informazioni dal foglio di calcolo nel documento.
Per inserire un blocco di indirizzi per una busta, un'etichetta, un messaggio di posta elettronica o una lettera
Nella scheda Mailing, nel gruppo Scrivi e inserisci campi, seleziona Blocco indirizzi.
Inserisci campo unione blocco indirizzi
Nella finestra di dialogo Inserisci blocco indirizzo, scegliere un formato per il nome del destinatario come verrà visualizzato sulla busta.
Opzioni del blocco indirizzi
Scegli OK
Scegli File> Save.
Per inserire una linea di saluto in un messaggio di posta elettronica o una lettera
Nella scheda Mailing, nel gruppo Scrivi e inserisci campi, seleziona Linea di saluto.
Schermata della scheda Mailing in Word, che mostra il comando Linea di saluto come evidenziato.
Nella finestra di dialogo Inserisci linea di saluto, procedi come segue:
In Formato linea di saluto, modifica il saluto, se necessario, scegliendo il saluto (Dear è l'impostazione predefinita), il formato per il nome del destinatario e la punteggiatura finale (una virgola è l'impostazione predefinita). e In Linea di saluto per nomi di destinatari non validi, selezionare un'opzione nell'elenco di saluto.
Scegli OK
Scegli File> Save.
Per inserire dati dal foglio di calcolo in un messaggio di posta elettronica o una lettera
Nella scheda Mailing, nel gruppo Scrivi e inserisci campi, seleziona Inserisci campo unione.
Nella finestra di dialogo Inserisci campo unione, in Campi, selezionare un nome di campo (nome della colonna nel foglio di calcolo), quindi selezionare Inserisci.
Ripetere il passaggio 2, se necessario, e selezionare Chiudi al termine.
Scegli File> Save.
Per ulteriori informazioni sull'aggiunta di campi dal foglio di calcolo al documento di unione, vedere Inserisci campi di stampa unione. E se sei interessato a saperne di più sulle opzioni per l'impostazione del messaggio e-mail, vedi Unione e-mail in Word .
Passaggio 4: visualizzare in anteprima e terminare la stampa unione
Dopo aver inserito i campi di unione desiderati, visualizzare in anteprima i risultati per confermare che il contenuto è corretto. e quindi sei pronto per completare il processo di unione.
Nella scheda Mailings, seleziona Anteprima risultati.
Schermata della scheda Mailing in Word, che mostra il gruppo Anteprima risultati.
Scegliere il pulsante Record successivo successivo per i risultati dell'anteprima della stampa unione o il pulsante Record precedente precedente per i risultati dell'anteprima dei risultati della stampa unione per spostarsi tra i record nell'origine dati e visualizzare come verranno visualizzati i documenti nel documento.
Nel gruppo Fine, selezionare Fine e unisci, quindi selezionare Stampa documenti o Invia messaggi e-mail.
Schermata della scheda Mailing in Word, che mostra il comando Finish & Merge e le sue opzioni.
Passaggio 5: salva la stampa unione
Quando si salva il documento di stampa unione, rimane connesso all'origine dati. Puoi riutilizzare il documento di stampa unione per il tuo prossimo invio collettivo.
Aprire il documento di stampa unione e scegliere Sì quando Word richiede di mantenere la connessione.