Utilità di fax via e-mail quando entrambi sono disponibili

Vi sono dei vantaggi per l'invio di documenti via fax rispetto all'e-mail? (supponendo che sia il mittente sia il destinatario abbiano accesso a entrambe le tecnologie). Ad esempio, ci sono casi in cui il fax è più sicuro o conveniente dell'email?

Un motivo davvero grande sono le firme e le leggi. Ad esempio, in alcuni paesi puoi semplicemente inviare una firma via fax mentre utilizzi le firme digitali richiederebbe di ottenere una firma digitale ufficiale (di solito memorizzata su una smart card, se esiste in primo luogo e talvolta con meno "validità" di una scritta a mano firma), quindi ottenere un lettore di smart card, installare middleware che potrebbe o meno funzionare con il programma che si desidera utilizzare per firmare il documento, quindi potrebbe essere necessario che il destinatario disponga di un programma che funzionerà con la firma digitale per confermarlo e così via per l'intera catena.

Non è raro che alcune aziende debbano inviare documenti firmati a dozzine di diversi uffici regolatori, agenzie, banche e così via e in ognuno di essi dovrà essere addestrato e attrezzato per utilizzare la firma digitale. Tali preparativi possono essere fatti a livello di singolo paese, ma cosa succede se ricevi un'e-mail firmata da un altro paese (quando le firme sono ancora più importanti perché l'altra persona non può semplicemente venire e firmare un documento da solo e la posta richiede tempo e denaro).

Anche l'intero processo di invio di posta autenticata è un po 'complicato. Per un semplice impiegato, è spesso più semplice usare solo il fax e poi concentrarsi sul lavoro che dovrebbe fare.

Quindi in sostanza il motivo principale è l'inerzia della società. Tutti devono abituarsi alle e-mail e quasi tutti sono già abituati a utilizzare un fax, quindi la transizione non è facile.

Un altro problema è quanto sia difficile accedere ai documenti. Utilizzando un fax, è possibile inviare facilmente note scritte a mano o prendere un documento e sottolinearlo a mano e così via. Sul computer cose "semplici" sono un po 'più complicate. Ad esempio, se hai un documento sul computer, dovresti stamparlo, fare le modifiche a mano e quindi scansionarlo o modificarlo sul computer e le persone spesso non sono abituate a interfacciarsi con i computer come loro usato per interfacciarsi con una matita. Inoltre, i topi sono difficili da usare per disegnare e le tavolette grafiche non fanno spesso parte del normale computer da ufficio.

Trasmettere via fax documenti ufficiali con firme e cose del genere semplifica le persone alla fine della ricezione. Non devono passare attraverso la stampa di tonnellate di carta, invece il fax se ne occuperà E visualizzerà il numero di fax in alto (per una facile organizzazione).

Non credo che il fax abbia un vantaggio significativo rispetto alla posta elettronica diverso da questo. Nel prossimo futuro, potresti essere in grado di avere un tipo di "macchina di posta elettronica" in cui le aziende avrebbero un server di posta elettronica con una posta elettronica speciale per ciascun dipartimento. Ogni e-mail ricevuta passerebbe attraverso i filtri per rimuovere qualsiasi tipo di spam e accettare solo e-mail legittime. La macchina quindi catturerebbe queste e-mail, le invierebbe alle "macchine e-mail" del dipartimento in questione e verrebbe stampata automaticamente.

Non so se esiste una cosa del genere, ma è abbastanza bello :)

L'invio di fax è preferibile via e-mail quando si devono inviare documenti legali o critici perché, come indicato in precedenza, quando si invia un fax si è certi che è arrivato. Quando si invia un'e-mail non è garantito che sia arrivato - non ricevere un messaggio di rimbalzo non è una garanzia di arrivo.

Un fax può essere inviato solo se un fax è pronto e in attesa di riceverlo. Se ricevi una notifica che un fax è stato inviato, sai che il numero di fax all'altro capo lo ha ricevuto.

Per quanto riguarda se è stato raccolto o letto da una persona che è irrilevante in molti casi. Se stai inviando un documento legale devi sapere che è stato ricevuto. Spetta al destinatario leggerlo e prendere accordi per ritirarlo. È come se avessi inviato la raccomandata all'indirizzo. Hai una prova di consegna e questo è tutto ciò di cui hai bisogno. Il tuo lavoro è fatto ed è compito del destinatario aprire e leggere quella posta. In caso contrario, è interamente una loro responsabilità. Quindi un fax è più sicuro se si desidera avere la prova di ricezione di un documento. Questo è il motivo per cui le aziende del settore finanziario e legale si affidano così tanto al fax per la comunicazione remota dei documenti, in particolare con le leggi sulla tracciabilità - nessuno può sostenere che non hai mai inviato un fax, ma possono sostenere che non hanno mai ricevuto un'e-mail.

Quando invii un fax sai se l'altra persona lo ha ricevuto, dove non esistono metodi infallibili per confermare che l'altra parte ha ricevuto e letto la tua posta (per quanto ne so).
Inoltre, se non si è certi che l'allegato possa essere aperto dall'altra parte, è possibile utilizzare il fax.

Pertanto, il riconoscimento del documento e la leggibilità garantita sono due situazioni in cui è possibile prendere in considerazione l'invio di un fax anziché tramite e-mail.

Il fax viene in genere inviato tramite linee telefoniche e i dati sono ininterrotti e non soggetti a intercettazione in alcun numero di punti su Internet come avviene per un messaggio di posta elettronica. Inoltre, il fax non può essere inoltrato facilmente o erroneamente a una parte non intenzionale come può fare un'e-mail confidenziale.

Riepilogo dalle mie note / altre fonti:

Mi sono stancato di ottenere un documento, stamparlo, firmarlo e scansionarlo di nuovo.

Quindi, quello che ho fatto è stato scansionare la mia firma e le mie iniziali. Quindi quando ricevo un documento, tutto ciò che devo fare è "Aggiungi un'immagine" per mettere la mia firma e le iniziali nel posto giusto.

Ora, ecco il problema: se lo invio a qualcuno, sembra che possano rimuovere la mia firma (immagine).

Anche se imposto Proprietà su "Bloccato", sembra che la persona successiva possa deselezionare la casella di blocco ed eliminarla.

C'è un modo per renderlo permanente, in modo che nessuno (o almeno nessuno tranne me) possa rimuoverlo o modificarlo?

L'immagine aggiunta da Foxit Reader si trova a livello di annotazione.

Organizza / Appiattisci pagina. . . per rendere la firma a livello di documento e non dovrebbe essere possibile eliminarla da altri.

Quindi imposta "Modifica documenti" nelle restrizioni del documento su "Non consentito".

Quindi, aggiungi una password al PDF e chiamala al destinatario.

In alternativa, è possibile creare 1.000 password di 20 cifre in un foglio di calcolo, numerate da 1 a 1.000. Proteggilo con password, invialo tramite e-mail al destinatario e chiamagli la password. Quindi è possibile inviare tramite e-mail un PDF protetto da password tramite e-mail e includere nell'e-mail che è la password numero 0850 o qualcosa del genere.

Non dovrai preoccuparti del PDF seduto su alcuni server per sempre, e

L'unica persona che la vedrà è la persona a cui hai dato la password.

Pertanto, IMO, PDF possono essere eseguiti in modo più sicuro di un fax.

Una compagnia assicurativa mi ha chiesto di inviare via fax o e-mail le informazioni bancarie. Ho optato per il fax della vecchia scuola semplicemente perché le possibilità di essere intercettati da una terza parte sono molto inferiori. Ma soprattutto perché l'e-mail insieme alle mie informazioni bancarie rimarrebbe sul mio server e-mail e sul server della compagnia assicurativa, legalmente per molto tempo e forse per sempre. Dati i recenti hack di posta elettronica, non vale la pena rischiare.