Sto aiutando un utente con Outlook 2010. Hanno una grande cassetta postale che vogliono sincronizzare su IMAP, ma non vogliamo sincronizzare il tutto per mantenere le prestazioni di Outlook. Molti client di posta elettronica (specialmente quelli su smartphone) ti permettono di dire "Sincronizza solo i giorni passati ..." in cui puoi scegliere una settimana, un mese, due mesi, ecc. Outlook lo consente, o c'è in qualche modo posso falsificare la funzionalità?

Non ho modo di saperlo. Puoi solo scegliere di scaricare intestazioni o e-mail complete (ALTAMENTE consigliato a mio parere). Consiglierei inoltre di insegnare agli utenti a non archiviare troppi elementi in una cartella, poiché ciò influisce sulle prestazioni. In generale, per IMAP, è solo lento con cassette postali più grandi.

In definitiva, se si desidera prestazioni eccellenti con cassette postali di grandi dimensioni e tempi di sincronizzazione rapidi, non posso raccomandare abbastanza Exchange ospitato. Ho più clienti che lo usano, incluso uno studio legale dove devono tenere tutto e si comporta molto bene. Alcuni utenti hanno fino a 12 GB di posta e sincronizza le modifiche delle intestazioni in pochi secondi da un server a 3000 miglia di distanza .... solo dopo ciò estrae i corpi e gli allegati.

Se scegli di seguire questa strada, torna indietro e posso offrirti alcuni consigli concreti su come effettuare il trasferimento, perché ho incontrato numerose insidie ​​la prima volta che sono passato dall'IMAP allo scambio ospitato, incluso con chi andrei e perché.

Ho affrontato in modo leggermente diverso lo stesso problema, in cui un utente desidera utilizzare Outlook con Google Apps for Business. Puoi semplicemente andare alle impostazioni di Gmail e nella scheda "Inoltro e POP / IMAP", modifica l'opzione "Limita cartelle IMAP in modo che non contenga più di così tanti messaggi" su 1000 (che è il numero più basso). Ciò consentirà a Outlook di scaricare solo 1000 e-mail più recenti. Funziona senza problemi.

Poiché stai utilizzando Gmail, potresti prendere in considerazione Google Apps Sync per Microsoft Outlook. Ti consente di impostare un limite di dimensioni della cassetta postale per Outlook. Ad esempio, se imposti il ​​limite su 1 GB, lo strumento di sincronizzazione inizierà a rimuovere i messaggi meno recenti quando raggiungi il limite (le e-mail sono comunque disponibili in Gmail!)

Ulteriori informazioni su questo: https://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=it&answer=184126

Scarica qui: www.google.com/apps/intl/en/business/outlook_sync.html

Ecco un'ottima spiegazione che ho trovato nella guida di Microsoft Office:

Fai clic su File> Impostazioni account> Impostazioni account

Seleziona un account Exchange, quindi fai clic su Cambia

In Impostazioni offline, sposta il dispositivo di scorrimento sul periodo di tempo desiderato, ad esempio Tutto, 12 mesi, 6 mesi, 3 mesi o 1 mese.

Ad esempio, se si sposta il dispositivo di scorrimento su 3 mesi, solo la posta degli ultimi tre mesi verrà sincronizzata con il file di dati di Outlook offline (.ost) dal server Exchange. Gli articoli più vecchi di 3 mesi risiedono solo nella tua casella di posta sul server. Puoi modificare questa impostazione in qualsiasi momento.

Modifica la quantità di posta da tenere offline (risponde alla domanda "Sincronizza solo i giorni precedenti")

Scarica solo le intestazioni

1. Dal menu Strumenti, scegliere Invia / Ricevi, scegliere Invia / Ricevi impostazioni e quindi fare clic su Definisci gruppi di invio / ricezione.
2. (Tasto di scelta rapida) Per aprire la finestra di dialogo Invia / Ricevi gruppi, premere CTRL + ALT + S.
3. Selezionare il gruppo Invia / Ricevi che si desidera modificare, quindi fare clic su Modifica.
4. Per qualsiasi cartella che si seleziona di includere in un invio / ricezione, in Opzioni cartella, selezionare Scarica solo intestazioni.
5. Ripetere il passaggio precedente per ciascuna cartella inclusa nell'invio / ricezione.

Scarica elementi e allegati più piccoli di una dimensione specificata

1. Dal menu Strumenti, scegliere Invia / Ricevi, scegliere Invia / Ricevi impostazioni e quindi fare clic su Definisci gruppi di invio / ricezione.

2. (Tasto di scelta rapida) Per aprire la finestra di dialogo Invia / Ricevi gruppi, premere CTRL + ALT + S.

3. Selezionare il gruppo Invia / Ricevi che si desidera modificare, quindi fare clic su Modifica.

4. Per qualsiasi cartella che si seleziona di includere in un invio / ricezione, in Opzioni cartella, selezionare Scarica elemento completo inclusi gli allegati, quindi selezionare Scarica solo intestazioni per elementi di dimensioni superiori a n KB.

5. Immettere la dimensione massima degli elementi che si desidera scaricare. È possibile specificare una dimensione compresa tra 1 KB e 9999 KB. Se un elemento è più grande del numero inserito, viene scaricata solo l'intestazione per l'elemento.

6. Ripetere il passaggio precedente per ciascuna cartella inclusa in un invio / ricezione.

Creare un filtro di sincronizzazione dell'account di Microsoft Exchange

Questa funzionalità richiede l'utilizzo di un account Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 o Exchange Server 2007. La maggior parte degli account personali e domestici non utilizza Microsoft Exchange. Per ulteriori informazioni sugli account di Microsoft Exchange e su come determinare a quale versione di Exchange si connette l'account, consultare i collegamenti nella sezione Vedere anche.

I filtri di sincronizzazione consentono di scegliere quali elementi scaricare o conservare nel file delle cartelle fuori rete (.ost). Il file .ost viene utilizzato quando si lavora offline o si utilizza la modalità cache.

1. Nel riquadro di spostamento, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella di cui si desidera filtrare il contenuto durante il download da Exchange, quindi fare clic su Proprietà.
2. Fare clic sulla scheda Sincronizzazione e quindi, in Sincronizzazione filtrata, fare clic su Filtro.
3. Effettuare una delle seguenti operazioni:
   • Per filtrare utilizzando criteri aggiuntivi come una categoria o un livello di importanza, fare clic sulla scheda Altre scelte, quindi selezionare le opzioni desiderate.
   • Per filtrare utilizzando campi aggiuntivi o personalizzati, fai clic sulla scheda Avanzate, quindi seleziona le opzioni desiderate.

Alla successiva sincronizzazione della cartella, vengono caricati tutti gli elementi nuovi o modificati nel file .ost, tutti gli elementi corrispondenti al filtro vengono scaricati e gli elementi che non corrispondono al filtro vengono rimossi dalla copia locale.

Riduci le dimensioni di download della posta (ti offre molte più opzioni)

Puoi specificare un numero di ultimi messaggi da sincronizzare in Gmail> Impostazioni> Inoltro e POP / IMAP> Limita le cartelle IMAP in modo che non contengano più di tanti messaggi> imposta il numero desiderato.