Suggerimenti e trucchi per Microsoft Outlook per migliorare l'esperienza utente? [chiuso]

Sono uno di quegli utenti pesanti di Microsoft Outlook, attualmente sto lavorando alla versione 2007. Dio sa che questo strumento è pesante e può imporre problemi. Mi chiedevo che cosa potesse suggerire la folla di Super User per migliorare l'esperienza d'uso.

Diversi miei suggerimenti:

1. Funziona sempre in modalità cache (Strumenti -> Impostazioni account -> Cambia -> Usa modalità cache)
2. Utilizzare le funzionalità di archiviazione locale di Outlook
3. Usa il lettore RSS di Outlook: è semplice e consente l'accesso offline ai tuoi feed
4. Se disponi di abbonamenti e-mail a riviste, blog, ecc., Crea una sottodirectory per conservarli e una regola per spostarli automaticamente lì quando arrivano (una regola per abbonamento, basata sull'e-mail del mittente.)

È inoltre possibile condividere suggerimenti che richiedono la configurazione di Exchange Server, per quelli di noi che possono portarli ai loro responsabili IT.

Quali sono i tuoi suggerimenti?

PS: "Usa Gmail" non è una risposta accettata, alcuni di noi non controllano quale sistema di posta elettronica utilizziamo ...

Uso l'invio ritardato delle mie mail. È sufficiente creare una nuova regola che impedisce l'invio di messaggi di posta elettronica entro un determinato numero di minuti.

Ho una regola Posta in arrivo pari a zero. Mentre leggo la posta elettronica, la sposto in un'altra cartella in modo che qualsiasi cosa nella Posta in arrivo sia nuova e / o utilizzabile. Se è utilizzabile, di solito eseguo l'azione e invio rapidamente l'e-mail per mantenere vuota la Posta in arrivo il più possibile.

Ecco la mia macro di base. Sposta i messaggi selezionati in un riquadro messaggi o il messaggio aperto corrente nella cartella "Posta in arrivo" del file PST "Archiviazione cartelle personali". Dovrai cambiare il nome e la cartella del file PST se i tuoi sono diversi. Creo pulsanti macro sulla barra degli strumenti principale di Outlook e sulla barra degli strumenti della finestra Leggi messaggio. È meglio se firmi anche le tue macro .

Sub MoveSelectedMessagesToArchiveInbox()
    On Error Resume Next
    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objNS.Folders("Archive Personal Folders").Folders("Inbox")

    'Assume this is a mail folder
    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    Select Case TypeName(Outlook.Application.ActiveWindow)
        Case "Explorer"
            If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
                'Require that this procedure be called only when a message is selected
                Exit Sub
            End If

            For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
            Next
        Case "Inspector"
            Set objItem = Outlook.Application.ActiveInspector.CurrentItem
                If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
                    If objItem.Class = olMail Then
                        objItem.Move objFolder
                    End If
                End If
        Case Else
            ' Do Nothing
    End Select

    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing
End Sub

Fare clic destro sull'icona della barra delle applicazioni di Outlook e selezionare "Nascondi se ridotto a icona". Più spazio per altre app sulla barra delle applicazioni è sempre il benvenuto :)

Ho aggiunto una macro per verificare di aver inserito un soggetto prima di inviarlo.

1. Premi Alt + F11. Questo apre l'editor di Visual Basic

2. Nel riquadro sinistro, si può vedere "Oggetti di Microsoft Outlook" o "Progetto1", espandere questo. Ora si può vedere "ThisOutLookSession".

3. Fare doppio clic su "ThisOutLookSession". Si aprirà un riquadro di codice.

4. Copia e incolla il seguente codice nel riquadro a destra. (Riquadro codice)

Codice:

‘============================================================================
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim strSubject As String

    strSubject = Item.Subject

    If Len(Trim(strSubject)) = 0 Then
        Prompt$ = “Subject is Empty. Are you sure you want to send the Mail?”
        If MsgBox(Prompt$, vbYesNo + vbQuestion + vbMsgBoxSetForeground, “Check for Subject”) = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If
End Sub

Dovrai anche firmare la macro - vedi la mia risposta a questa domanda .

Mi piace la possibilità di aprire più di una finestra di Outlook, ad esempio una per la posta elettronica, una per le attività o i calendari, quando ci sto lavorando insieme. Fare clic con il tasto destro del mouse su un elemento nel riquadro di navigazione:

Seleziona "Apri in una nuova finestra". Ero convinto che ci fosse una scorciatoia da tastiera per questo, ma non riesco a farlo funzionare dalla memoria muscolare, o trovarlo sul web o nell'elenco ufficiale delle scorciatoie da tastiera!

In alternativa, rimanere con una finestra, ma usando le scorciatoie da tastiera per spostarsi tra calendario, contatti, e-mail ecc:

ctrl + 1 Passa a Mail.
ctrl + 2 Passa a Calendario.
ctrl + 3 Passa a Contatti.
ctrl + 4 Passa a Attività.
ctrl + 5 Passa a Note.
ctrl + 6 Passa all'elenco delle cartelle nel riquadro di navigazione.
ctrl + 7 Passa alle scorciatoie.

Più in generale, ciò che ho trovato molto utile è imparare alcune delle scorciatoie da tastiera per le operazioni che utilizzo più spesso, il che consente di risparmiare una notevole quantità di tempo se sommato in un giorno o settimana, poiché trascorro molto tempo in Prospettiva. Elenco molto completo qui

e anche qui

In risposta al commento di Slink84 sulla dimenticanza di allegare effettivamente gli allegati, ho fatto una rapida ricerca e mi sono imbattuto in questo post di blog che descrive il processo di creazione di tale macro.

Non l'ho copiato qui perché è piuttosto lungo.

L'opzione di richiamo è piuttosto utile quando hai dimenticato qualcosa sulla posta che hai inviato.

Posta inviata-> doppio clic su un messaggio -> Altre azioni -> richiamo

Ho un incubo di una casella di posta elettronica: uso questo contesto chiaro