Alla ricerca di una buona metodologia di gestione della posta in arrivo [chiuso]

Ricevo un paio di centinaia di e-mail al giorno per lavoro. Molti fanno parte di una conversazione via e-mail che dura diversi giorni o addirittura settimane, quindi detesto semplicemente cancellarli, poiché potrei averne bisogno come riferimento in un prossimo futuro. La conseguenza è che nella mia Posta in arrivo sono presenti migliaia di e-mail, la maggior parte delle quali non è più pertinente. Uso Thunderbird, quindi ho alcune funzioni organizzative disponibili, ma ciò di cui ho veramente bisogno è una buona metodologia generale per la gestione della posta elettronica. Qualcuno ha qualche suggerimento? Grazie!

Una combinazione di varie interpretazioni della strategia "zero inbox" combinata con il processo Get Things Done ( GTD ).

1. Autodisciplina : visualizza la posta in arrivo solo poche volte al giorno - quando inizi a lavorare, poco prima di finire il lavoro e un paio di volte in mezzo.
2. Organizzazione dei file di posta: nel file di posta sono presenti due cartelle "speciali": cestino e cestino morbido . Quindi fai in modo che le cartelle funzionino (e forse siano private ) con varie sottocartelle per progetti / argomenti.
3. Processo : ogni volta che apri la tua casella di posta, gestisci tutte le e-mail, iniziando dall'alto e non finendo fino a quando la casella di posta è zero. A seconda della quantità di posta, andare ripetutamente nella posta in arrivo fino a quando non è vuoto.

Le azioni possibili per posta sono:

• Elimina immediatamente nel cestino della cassetta postale (cose che sicuramente non ti servono più)
• sposta nella cartella soft-trash (cose che potresti aver bisogno in un prossimo futuro)
• sposta nella cartella del carrello (cose che vuoi conservare)
• spostati in una cartella dedicata sotto le cartelle di lavoro o private (cose che vuoi conservare e sono abbastanza importanti)

Differenza tra cestino e cartelle dedicate sotto il lavoro

Prova a mettere tutto nel carrello e usa semplicemente la funzione di ricerca. Ma forse ci sono alcuni argomenti / progetti / problemi che vuoi raggruppare ed essere in grado di visualizzare nella loro interezza - quindi li metti in una cartella con un nome appropriato.

Un altro suggerimento per la cartella basket - a seconda dell'applicazione di posta elettronica - è utilizzare i tag per funzionalità di ricerca avanzate.

Cosa fare con la cartella soft-cestino

Eliminare regolarmente le e- mail dalla cartella del cestino morbido , ad es. E-mail di età superiore a 3 mesi. Questo ti dà una certa quantità di messaggi arretrati quando scopri che hai bisogno di quella posta che hai eliminato 2 giorni fa, b / c pensavi che non ne avresti mai più avuto bisogno ...

Mi piace molto la strategia di Inbox Zero . Certo, richiede un certo sforzo, ma non puoi aspettarti una gestione senza sforzo della posta elettronica, vero?

Inbox Zero è senza dubbio la migliore risposta, come ha suggerito Manni . Dopo aver finito con quello, dai un'occhiata a Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (Paperback)

Ti aiuterà a perfezionare i tuoi nuovi superpoteri trovati

Per riassumere il processo GTD:

Durante l'elaborazione di un bucket, viene seguito un flusso di lavoro rigoroso:

• Inizia dall'alto.
• Tratta con un oggetto alla volta.
• Non rimettere mai nulla in "in".
• Se un articolo richiede un'azione esegui uno :
  • Fallo (se impiega meno di due minuti)
  • Delegalo
  • Rimandalo
• Se un articolo non richiede azione, esegui uno :
  • File per riferimento
  • Buttalo via
  • Incubarlo per possibili azioni in seguito

Se ci vogliono meno di due minuti per fare qualcosa, dovrebbe essere fatto immediatamente. La regola dei due minuti è una linea guida, che comprende all'incirca il tempo necessario per rinviare formalmente l'azione.

Vedi l'articolo di Wikipedia per ulteriori informazioni.

Questo è un po 'estremo / non organizzato ma quello che a volte faccio è (in gMail) "Seleziona tutto", quindi dai un'occhiata e deseleziona quelli importanti e quindi fai clic su "Archivia". Questo lascia solo le cose importanti nella Posta in arrivo.

Ho molte più e-mail superflue di quanto mi renda conto, quindi questo funziona davvero bene per me.

Come sempre, YMMV.

Ho smesso di organizzare la mia e-mail perché mi sentivo come se stessi rovinando e lasciando che le e-mail si accumulassero e quindi non riuscivo a trovare quello che stavo cercando perché non sapevo in quale cartella l'ho messo. Per quello che vale, Uso Outlook 2003 e ricevo meno di 30 messaggi al giorno.

Ecco cosa faccio ora:

1. Ho installato Google Desktop perché mi consentirà di cercare nella mia posta elettronica meglio di qualsiasi altra cosa riesca a trovare.
2. Conservo un mese di e-mail nella mia casella di posta. Successivamente, lo sposto in un archivio separato.
3. Ho alcune cartelle che uso ma sono principalmente per le e-mail automatiche che ricevo e per le e-mail a cui faccio spesso riferimento. La maggior parte di queste cartelle ha una regola impostata che inserisce automaticamente l'e-mail in quella cartella e ignora completamente la mia Posta in arrivo.

In bocca al lupo!