Outlook 2010 mi informerà quando è il momento di inviare una nota di follow-up?

Penso di essere un idiota di follow-up. Il modo in cui sto usando la funzione di follow-up di Outlook 2010 sembra sciocco.

Mando e-mail a molti potenziali clienti chiedendo loro le loro linee guida per ricevere proposte commerciali. Contrassegno queste e-mail in uscita per il follow-up in una settimana nel caso in cui non rispondano.

Quando invio le e-mail, c'è una buona percentuale che so non risponderà - per qualsiasi motivo - e devo dare seguito ... quindi il motivo per cui ho impostato le bandiere per un follow-up di una settimana.

Ora, quando ricevo una risposta da qualcuno, chiamiamolo Joe, faccio subito clic sulla bandiera di follow-up sul messaggio di Joe perché devo preparare una proposta per lui. Dopo averlo fatto, vado nella mia cartella di follow-up. Dato che ci sono così tanti follow-up in questa cartella, devo effettivamente cercare l'e-mail che ho inviato a Joe poiché ci vorrebbe troppo tempo per trovare l'e-mail che gli ho inviato, altrimenti. Quando lo trovo, RIMUOVO la bandiera sulle email di richiesta ORIGINAL che ho inviato a Joe.

Per essere chiari, sto ricevendo risposte a dozzine di e-mail ... ma dozzine di più non rispondono senza che io risponda.

Il problema è che sto saltando avanti e indietro avanti e indietro dalla mia casella di posta in arrivo alla mia cartella di follow-up ancora e ancora e ancora, ogni volta che ricevo una risposta alla mia e-mail.

Non c'è un modo per far sì che Outlook "sappia" più facilmente che la persona ha risposto ... o in qualche modo segnare che ho risposto (dopo aver inviato loro la proposta) e quindi cancellare la bandiera per me e rendere l'intera cancellazione della bandiera processo più facile? Non riesco a immaginare che questo sia il modo più efficace per fare quello che sto facendo.

Spero fosse chiaro. Mille grazie per chiunque possa farmi luce su questo per me!