Come posso insistere affinché gli hotel americani accettino il pagamento con la carta di credito del mio datore di lavoro, invece di richiedere una carta di credito personale al momento del check-in?

Lavoro per un ente statale negli Stati Uniti. Come parte del mio lavoro, ho occasionalmente viaggi di più giorni. I miei soggiorni in hotel sono pagati dal mio datore di lavoro e sono esenti da tasse.

Mi capita spesso di incorrere in un problema durante il pagamento di hotel per affari. Prima del viaggio, il mio ufficio presenta un modulo con gli hotel, che dovrebbe consentire all'hotel di addebitare la mia camera sulla carta di credito dell'ufficio. Tuttavia, inevitabilmente al momento del check-in, ogni volta che l'impiegato dell'hotel insiste sul fatto che devo usare la mia carta personale. Ciò significa che devo coprire temporaneamente il costo della mia stanza (fino a quando non sarò rimborsato), ma anche che lo stato deve ora pagare le tasse (che è un cattivo uso dei fondi dei contribuenti).

Come posso ottenere un hotel per accettare la carta di credito del mio datore di lavoro per il pagamento, piuttosto che insistere sull'uso della mia carta personale?

Il problema qui non è la carta di credito aziendale , ma che stai provando a farlo senza una carta fisica . Un numero di carta di credito è abbastanza buono per effettuare una prenotazione, motivo per cui la telefonata funziona per questo, ma la reception deve addebitare un deposito all'arrivo e il loro protocollo impone che sia necessario consegnare una carta fisica per questo. L'hotel non si preoccupa particolarmente se è tuo o dell'azienda, purché sia ​​valido e abbia il tuo nome.

La cosa ragionevole sarebbe che il tuo datore di lavoro ti fornisca una carta di credito corporativa fisica , che puoi utilizzare per pagare i depositi e saldare il conto. Dato che il tuo datore di lavoro è un ente governativo e non lo fa, presumo che non siano sani di mente.

L'altra opzione è quella di pagare anticipatamente la camera d'albergo utilizzando la carta di credito aziendale. Potrebbe essere richiesto di consegnare una carta di credito personale per il deposito (per coprire l'attacco al minibar, ecc.), Ma questa deve essere restituita per intero entro un giorno o due dal check-out senza alcun costo per l'utente o il contribuente.

Vedi anche: prenotazione hotel con la mia carta di credito per una terza persona. Quella persona avrà problemi al check-in?

Abbiamo avuto una situazione simile nella nostra attività, in cui volevamo prenotare e pagare l'alloggio per i visitatori ma (ovviamente) senza fornire ai visitatori i dettagli della nostra carta di pagamento.

Inizialmente, abbiamo fatto ciò che il tuo datore di lavoro sembra fare: ha inviato un'autorizzazione di una carta di terze parti in anticipo all'hotel per ogni prenotazione e sperava che fosse legato alla prenotazione / ritirato dal personale dell'hotel. Purtroppo, come hai scoperto, spesso non ha funzionato come previsto: i nostri visitatori spesso dovevano, imbarazzante, chiamare al check-in per sistemare le cose. Ovviamente, potrebbe essere stato (come altri hanno suggerito) che gli è stato chiesto di fornire una pre-autorizzazione per gli extra, ma anche questo avrebbe dovuto essere addebitato sulla nostra carta, quindi era ancora insoddisfacente.

Abbiamo finito per risolvere questo problema aprendo un account aziendale con la catena alberghiera, che è stata specificamente progettata per gestire con precisione questo tipo di prenotazioni. Non solo il problema è ora risolto, ma otteniamo tariffe scontate e credito senza interessi dall'hotel, insieme alla fatturazione mensile dettagliata per centro di costo. Ha alleviato così tanti punti di dolore!

Immagino che questo sia qualcosa che la maggior parte delle grandi catene offre, ma per quello che vale il programma con cui ci siamo iscritti è Business Advantage di IHG . Un ulteriore vantaggio del loro schema è che la persona che effettua la prenotazione riceve punti Business Rewards mentre l'ospite che soggiorna in hotel riceve comunque i propri punti Rewards Club normalmente (e se i due sono la stessa persona, punti bonus!).

In passato, ho dovuto pagare la mia azienda per soggiorni in hotel utilizzando la carta di credito dell'agente di viaggio dell'azienda. Il processo è stato per l'agente di viaggio della mia azienda compilare un modulo di autorizzazione della carta di credito e inviarlo via fax all'hotel. Idealmente, questo dovrebbe essere seguito da una telefonata per confermare la ricezione e l'accettazione del pagamento da parte di terzi.

Un esempio di modulo di autorizzazione della carta di credito è simile al seguente

Ecco un modo per far sì che il tuo ufficio dia la priorità in alto.

Innanzitutto, prima di partire, chiedi all'ufficio commerciale se hanno risolto il problema della carta di credito con l'hotel. In caso contrario, informali che non puoi andare fino a quando non lo faranno. Probabilmente ti faranno saltare e ti diranno "sì, va bene."

Quindi assicurati che durante il check-in sia durante il normale orario di lavoro. In altre parole, quando sei sicuro che il personale del tuo ufficio commerciale è alla scrivania.

Inizi il processo di check-in. Hotel richiede la tua carta di credito. Dite loro che è in archivio. Quindi chiedono, di nuovo, la carta fisica. A questo punto chiami il tuo ufficio commerciale e dici loro che non puoi fare il check-in in hotel. NON offrire di utilizzare la propria carta. Lascia che l'ufficio commerciale parli con l'hotel.

Una delle due cose succederà. O l'ufficio affari / hotel risolve il problema in quel momento oppure si torna su un aereo e si torna a casa. Se finisci per andare a casa, probabilmente il tuo manager sarà pazzo. Assicurati che sia diretto verso l'ufficio aziendale.

Qualcuno si assicurerà quindi di avere una carta aziendale, con il tuo nome sopra O farà in modo che nessuna carta di credito debba essere presentata al prossimo check-in.

La tua prospettiva è quella che presume che non esistano frodi. Cosa impedisce a Frank Abagnale (o persino a un truffatore di varietà da giardino) di falsificare tutte queste cose con i dati delle carte di credito rubate?

Le transazioni "Card Not Present" sono intrinsecamente rischiose per un hotel. Le società di carte di credito si assumono una certa responsabilità per frode. Ora, quando la natura di un business richiede assolutamente il cliente sia fisicamente presente, è piuttosto difficile da spiegare ai gestori del rischio perché si sta facendo "carta non presente" le transazioni a tutti .

Il risk manager direbbe "Basta fare affari normalmente. Il cliente presenta fisicamente una carta, alla fine." In altre parole, se il tuo datore di lavoro non vi darà una carta fisica, essi ritengono che non il loro problema.

La loro risposta a persone come te è che il tuo metodo di pagamento di base è ancora la carta che presenti fisicamente che è plausibilmente la tua carta . Sono anche disposti a provarlo nel modo in cui gli chiedi (o no) ... e se funziona davvero, allora sei fuori di testa. In conclusione, vengono pagati da te a meno che qualcos'altro non funzioni.

Una soluzione è utilizzare Samsung Pay (se il tuo telefono o il tuo orologio lo supportano)

1. Inserisci i dati della tua carta di credito aziendale nel telefono

2. Quando devi effettuare un pagamento, attivi Samsung Pay e esegui l'autenticazione utilizzando un PIN o l'impronta digitale.

3. Il telefono genera un numero di carta di credito univoco per ogni transazione.

4. Parte importante: Samsung Pay è retrocompatibile. Quindi, anche se il terminale di pagamento non accetta pagamenti NFC mobili, puoi semplicemente toccare la parte posteriore del telefono su dove si trova il lettore magnetico e il tuo telefono imiterà la striscia magnetica della carta di credito unica generata (funzionerà su tutti i terminali che hanno i loro lettori magnetici sul bordo della sua macchina e non sono integrati profondamente nella macchina stessa).

5. Se si tratta di una pre-autorizzazione, inizialmente si presenta come un importo di $ 1 con la banca, che successivamente si trasformerà in qualsiasi importo l'hotel decida di addebitare definitivamente. Se ti fanno compilare un modulo cartaceo oltre alla pre-autorizzazione elettronica, inserisci solo le ultime quattro cifre del numero di carta di credito generato sul modulo, insieme agli asterischi. E se vogliono verificare l'autenticità della tua firma, presenti il ​​tuo telefono (o il tuo orologio) in modo che possano confrontare le firme.

6. Parte di esenzione fiscale: non sono un esperto, ma dopo ulteriori ricerche , potresti anche voler fare uno screenshot della schermata di conferma della transazione dal tuo telefono e inviarlo all'hotel per i loro registri fiscali. Quella schermata di conferma conterrà le ultime 4 cifre del numero di carta di credito generato in modo univoco, ma mostrerà anche in background le ultime 4 cifre della carta di credito del governo originale che è ciò di cui l'hotel potrebbe aver bisogno (oltre all'altra esenzione fiscale documentazione richiesta) se non vuole essere costretto a pagare le tasse di vendita di tasca propria.

Nota. Per fare uno screenshot su un telefono Samsung, premi contemporaneamente il pulsante di accensione e il pulsante Home. Per fare uno screenshot di un orologio Gear S3, premi il pulsante Home dell'orologio mentre scorri simultaneamente da sinistra a destra sull'orologio.

Ecco cosa farei:

1: Avvisa gli uffici aziendali dell'hotel del tuo problema e induci loro ad assegnare un account ai dipendenti statali per il tuo ufficio - generalmente quando ciò viene fatto si aspettano un certo numero di soggiorni all'anno, ma daranno anche uno sconto anche per quello .

Il tuo stato potrebbe anche avere già un tale programma di viaggio impostato con una catena alberghiera, i tuoi uffici di contabilità e di viaggio potrebbero essere in grado di fornirti informazioni più dettagliate. Generalmente un tale sistema può essere addebitato o fatturato direttamente a un numero di conto specifico assegnato dal datore di lavoro [ufficio statale] - in genere questi accordi ESCLUDONO spese accessorie come telefono e alcool .. per le quali l'impiegato chiederà le informazioni della carta.

Immagino anche che il modulo inviato all'hotel abbia un ID esente da tasse sul modulo.

2: Se questo hotel è una catena potresti anche unirti al loro programma di benefit e avere le informazioni della carta dell'ufficio per quello, questo scenario di archiviazione della carta del governo in archivio è probabilmente più difficile poiché penso che desidereranno avere la carta Fisica al momento del check in.

Come posso ottenere un hotel per accettare la carta di credito del mio datore di lavoro per il pagamento, piuttosto che insistere sull'uso della mia carta personale?

"Mi dispiace, non ho una carta di credito personale."

Nella mia esperienza, ti chiederanno quindi di lasciare un deposito in contanti per le bevande prese dal mini bar, che ti verrà restituito al momento del check out.

Innanzitutto, assicurati di trasportare tutti i documenti pertinenti, fisicamente. Quindi, se la società ha un accordo con l'hotel, porta una copia, se c'è un'e-mail in cui hanno accettato di accettare quella carta, stamparla, ecc.

Questo da solo può risolverlo in alcuni casi. Un cliente che dice "la mia azienda è d'accordo con l'hotel X" non è lo stesso di un documento con la carta intestata a catena, inviato dalla filiale principale, che dice X.

(Inoltre, può aiutare a chiarire la posizione di entrambi, in quanto potrebbe esserci una stampa fine nella X-con-azienda-Y di cui né voi né l'impiegato conoscevamo)

Tuttavia, può succedere che insistano sul fatto che accettare la carta di credito del datore di lavoro sia "impossibile" o addirittura "illegale". Fagli documentare . Chiedi loro di fornirti un modulo attestante che hai chiesto loro di accettare la carta 1234, secondo il documento XYZ, ma che non possono farlo perché <la loro scusa>, non c'è altra opzione che usare la tua carta di credito personale e che accettano che se si tratta di un errore da parte loro, saranno responsabili di eventuali o costi aggiuntivi causati da ciò. Fallo firmare dal dipendente e idealmente anche con il timbro dell'hotel.

Preferibilmente, prepara il testo in anticipo e rivedi con il tuo ufficio legale, e fai in modo che tale documento sia preparato con il legale competente e uno spazio in cui possano compilare una descrizione del problema.

Se è davvero impossibile fare diversamente, non dovrebbero esserci problemi a riconoscerlo per iscritto, giusto?

Bene, probabilmente lo scoprirai prima di farlo e faranno di tutto per farlo. O improvvisamente, c'è in realtà un'altra alternativa.

Se rifiutano, argomenta che devi giustificare tale irregolarità (dopo tutto, perché la tua azienda ti rimborserebbe se avesse già gestito tutto?). Se lo fanno, dai loro la tua carta personale e continua. Più tardi in ufficio i tuoi contabili possono rivedere il problema dichiarato e decidere la migliore linea di condotta. È possibile che alcune parti dell'accordo con l'hotel non siano chiare e che debbano aggiungere clausole aggiuntive alla prossima prenotazione. È possibile che l'hotel sia in colpa, nel qual caso hai sia un documento in cui accettano di accettare una carta sia un altro in cui si rifiutano di farlo, il che sembra un caso abbastanza chiaro per richiedere loro di rimborsare le tasse alla tua azienda, il costo del lavoro dei tuoi commercialisti che elaborano il rimborso, le conseguenze se la tua carta è stata compromessa a causa di una violazione... O potrebbero preferire di non intraprendere azioni al riguardo (ancora), semplicemente lamentarsi con il collegamento dell'hotel che ha accettato di accettare la carta (che dovrebbe rendere l'hotel consapevole del problema, ad esempio, potrebbe indurli a insegnare ai propri impiegati la procedura corretta su questi casi), o addirittura non fare nulla. In ogni caso, stai forzando l'hotel a dichiarare la loro contraddizione e dovrebbe essere il punto di partenza.

Nella mia esperienza, gli hotel prenderanno una carta di credito al momento del check-in e vi sospenderanno ma non finalizzeranno l'addebito fino alla fine del soggiorno. Quindi puoi dare loro una tessera personale e una volta che sei nella stanza, chiama l'ufficio commerciale e fagli fare un giro in hotel prima del check out.

Faccio quello che vuoi fare da alcuni anni. Il mio datore di lavoro utilizza Concur, un'importante agenzia di viaggi. Quando prenoto un hotel tramite Concur, danno all'hotel un numero di carta di credito virtuale. (Non si fidano mai di me con quel numero!) Quando faccio il check-in, di solito funziona. Posso chiamare l'hotel prima di viaggiare per verificare che tutto sia impostato.

Eccezioni sarebbero gli hotel molto piccoli e le tariffe per eventi speciali, come le conferenze, che devono essere prenotate sul sito della conferenza. Per quelli, uso il mio CC.