Come documentare le spese di viaggio?

Ho scoperto che molti viaggiatori annotano le proprie spese durante un viaggio. L'ho sempre trovato difficile personalmente, perché ci sono così tante situazioni in cui non ho abbastanza tempo per annotare, come pagare per il taxi e poi correre avanti. Quindi mi perdo abbastanza rapidamente.

Come gestite le spese di documentazione? Lo fai sempre dopo il pagamento o piuttosto messo insieme la sera? Annoti ogni singola spesa o solo quelle principali?

La mia preoccupazione principale riguarda le spese per le quali non si riceve una ricevuta, come ad esempio il pagamento in un mercato o il car pooling.

Per quanto riguarda le spese in contanti:

Porta con te un mini taccuino tascabile e una matita da golf (o attrezzatura simile a tuo piacimento). Data la pagina e quindi ogni volta che si effettua un acquisto in contanti, annotare l'importo e una breve nota su dove o cosa era l'acquisto in modo da ricordare quando si esegue il libro mastro in seguito. Prima annoti le spese, più facile sarà ricordare l'importo esatto e lo scopo. Potresti voler contare i soldi nel tuo portafoglio prima e dopo l'uscita se prevedi la mancanza di tempo per prendere una nota veloce sul tuo taccuino, o prendere la nota il più presto possibile dopo il fatto (ad esempio: aspetta di sederti sull'autobus per annotare ciò che hai speso per la tariffa dell'autobus quando entri).

La tracciabilità dipende principalmente dallo scopo del monitoraggio delle spese. Se stai solo cercando di assicurarti di rimanere all'interno di un budget, potresti monitorare diversamente rispetto a se stai cercando di stimare quanto mettere da parte per un viaggio futuro di durata simile. Se tieni traccia dei "buchi" nelle spese (ad esempio: qualcun altro ti ha trattato a cena) probabilmente vorrai annotare una nota in cui dovrebbe andare quella spesa in modo da ricordarti di adeguarti a quello nelle tue stime per le spese future.

Tre cose mi aiutano a tenermi organizzato:

• Avere l'abitudine di scrivere su ricevute che non sono ovvie (ad esempio molti taxi hanno solo la città, nemmeno una data - scribacchiando AEROPORTO ora ti permetterà di riempire il resto in seguito)
• Prendi un posto standard in cui metti le ricevute che non hai elaborato (per me, questo è in un taccuino per evitare che si accartoccino - se non ho ricevuto una ricevuta, spesso annoto l'importo nel taccuino)
• Avere un modo per "elaborare" le ricevute scrivendole su un riepilogo o digitandole in un foglio di calcolo e un posto dove metterle dopo averlo fatto.

Se il tuo riepilogo ha un formato abbastanza standard, può aiutarti a capire dove stai perdendo una spesa: a colpo d'occhio puoi vedere che non c'è entrata per pranzo martedì, forse. Per quanto riguarda il mio, se qualcun altro mi compra un pasto o condivido un taxi e l'altro ragazzo insiste per pagare per tutto, scrivo "Joe pagato" o qualsiasi altra cosa in quel punto del riassunto, quindi so che non è una ricevuta mancante. Se è una ricevuta mancante posso cercarla prima di fare il check-out dall'hotel o provare a ricordare il numero almeno approssimativamente.

Infine, ottieni una carta di credito da utilizzare per i viaggi di lavoro e mettici il più possibile su di essa. Puoi ricostruire molto da un estratto conto della carta di credito, ma da "Sono venuto in città con $ 73 e sono partito con $ 14", non così tanto. Inoltre, ricevi almeno la ricevuta della carta di credito anche se non ottieni l'elenco dettagliato con le tasse.

Uso Homebank per tutte le mie finanze personali. Alcuni giurano anche su GnuCash , ma lo trovo inutilmente complicato. Homebank è più semplice e ha tutte le funzionalità a cui tengo.

Di solito raccolgo tutte le ricevute durante il giorno e passo dieci minuti buoni aggiungendole al database. Se paghi con una carta e disponi di servizi bancari elettronici, puoi risparmiare sulle ricevute e acquisire informazioni esatte sulla spesa dal sito web della tua banca (questo è utile quando si paga in altre valute, i tassi di cambio bancari differiscono da quelli ufficiali e alcune tasse aggiuntive potrebbero applicare).

Ciò richiede un po 'di disciplina: se salti il ​​deposito solo per alcuni giorni, la pila di ricevute diventa un ostacolo insormontabile che non puoi facilmente superare. Inoltre, se non lo fai tutti i giorni, tendi a dimenticare in cosa hai speso i tuoi soldi se non hai ricevuto una ricevuta: non puoi seguirla facilmente.

Per quanto riguarda le spese, aggiungo ognuna di esse, in modo che gli importi effettivi e quelli sul libro corrispondano. Se non ricordi una particolare transazione, puoi sempre metterla nella categoria "Altro" e bilanciare comunque tutto. Questi comunque tendono ad essere dei piccoli acquisti una tantum.

un quaderno e una penna o una matita fanno miracoli. Non sono necessari caricabatterie :)

Ho sviluppato un'app per Android progettata per fare proprio questo: traccia facilmente le tue spese mentre viaggi. Supporta più valute, classifica le spese e le traccia su una mappa. Il suo scopo principale è tenere traccia delle spese condivise di un gruppo di persone, ma puoi usarlo anche come singola persona.

Dai un'occhiata : TravelMoney

Saluti Francesco

Un amico e io abbiamo fatto una vacanza l'estate scorsa e alla fine abbiamo usato un foglio di calcolo condiviso di Google. Assicurati di conservare tutte le ricevute e sei disposto a cancellare piccole cose, quindi crea un libro mastro nel foglio di calcolo e confronta i valori. Questo ti dà anche il vantaggio di vedere dove sono andati i soldi cumulativamente (come in, se hai pagato per l'alloggio e qualcun altro paga per il viaggio, puoi vedere i totali di dove sono andati più soldi).

La cosa che trovo più difficile è tenere traccia nella mia testa per cosa ho usato i soldi e per cosa ho usato le carte. Una cosa sui contanti è prelevare somme grandi e rotonde - quindi puoi vedere ciò che resta e ottenere una buona stima di ciò che è stato speso.

Mi piace tenere traccia delle spese quando viaggio poiché ho un budget limitato, ma ciò che non mi piace è tenere traccia di tutte le mie entrate! La maggior parte delle altre risposte sembrano suggerire che: conservare le ricevute, quindi utilizzare qualcos'altro per tracciare.

In genere, quello che faccio è che ho preso l'abitudine di scattare una foto di una ricevuta nell'app di Evernote sul mio telefono. (Ho impostato Evernote per la sincronizzazione solo su reti WiFi in modo da non dover caricare su reti mobili lente. Conserva comunque anche una copia locale.) Quindi, non importa se perdo le mie ricevute o meno. Nella stessa nota, puoi anche digitare o registrare rapidamente una nota di spesa per la quale non ricevi una ricevuta. Questa è un'operazione semplice e veloce, e in seguito una volta tornati e devi archiviare le spese, puoi sederti e aggiungerli in una volta sola.

Questo metodo funziona abbastanza bene per me. Immagino però che a un certo punto, qualunque sia il metodo che usi, devi solo prendere l'abitudine! Puoi andare in giro dicendo "Ma io spendo in contanti! Più volte al giorno! E poi li dimentico tutti!" ma non c'è solo una vera risposta a questo. :)

Ho creato un'app per tenere traccia delle mie spese ... Puoi trovarla qui: https://itunes.apple.com/us/app/share-travel-expense/id808843677?l=it&ls=1&mt=8

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