Come organizzare in modo efficace i documenti quando si viaggia?


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Ogni volta che viaggio, c'è un pezzo di carta stampata e altri documenti che devo portare con me.

Alcuni di questi sono documenti a cui devo accedere spesso: biglietto, passaporto, visto, ecc. Quelli che tengo in una borsa o in una tasca di facile accesso. E ci sono altri documenti, come le ricevute di pagamento, che non sono necessari così spesso. Ma ci sono ancora molti documenti che mi confondono.

Mi chiedo come alcuni dei viaggiatori più esperti qui organizzano efficacemente i documenti quando viaggi? Esiste uno strumento specifico (borsa, cartella, valigetta) che usi?

I documenti devono essere tenuti ben organizzati e leggeri.


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Uso una custodia da viaggio Victorinox per passaporti e documenti più piccoli. Per le cose più grandi uso un'avventura a velocità della luce. Lo giuro su entrambi i prodotti, ma è quello che stai cercando? Uso anche un cordino personalizzato per il check-in, la sicurezza e l'immigrazione, ma si ripiega e va nella borsa Lightspeed tutte le altre volte. È utile?
Gayot Fow,

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Sono vecchio stile, un paio di cartelle di file per documenti stampati (organizzati in sequenza d'uso), busta grande per ricevute e metti tutto in una custodia di plastica. E tutto viaggia nella mia valigetta o bagaglio a mano.

Evito del tutto i documenti stampati e utilizzo principalmente TripIt per rimanere organizzato. Ricevute Fotografo con il mio telefono e conservo gli originali in una tasca della mia borsa, se devo richiedere un rimborso.
Calchas,

La maggior parte delle compagnie aeree (almeno negli Stati Uniti) ora accetta le carte d'imbarco senza carta: puoi semplicemente mostrarne una foto sul tuo telefono. Probabilmente non è ancora vero per passaporti o visti, ma questa è almeno una cosa in meno.
Darrel Hoffman,

Risposte:


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Mia moglie ed io abbiamo un portafoglio / organizzatore di viaggio che prendiamo in tutti i viaggi. È una cosa piuttosto stupida, ma molto utile. È realizzato in materiale di nylon ed è abbastanza grande, quindi un foglio di A4 piegato in terzi si adatta all'interno, ha una cerniera su tre lati e contiene diverse tasche. È realizzato da Eagle Creek ed è simile a questo . Abbiamo avuto dieci anni ed è stato in innumerevoli viaggi ed è ancora in ottime condizioni.

In esso imballiamo:

  • passaporti
  • Stampe di biglietti aerei / carte d'imbarco / prenotazioni alberghiere e indicazioni stradali, raggruppate nell'ordine in cui verranno utilizzate durante il viaggio
  • Certificati di immunizzazione
  • Documenti di assicurazione di viaggio
  • Carte frequent flyer
  • Schede di certificazione per immersioni subacquee (se siamo in viaggio per immersioni)
  • Circa un terzo di qualsiasi valuta che stiamo prendendo in viaggio (gli altri due terzi divisi tra il mio portafoglio e la borsa di mia moglie.

Il portafoglio da viaggio di solito vive nel mio bagaglio a mano durante un viaggio.

Per alcuni viaggi, imballerò un set separato di stampe (sigillate in una grande busta) nel bagaglio da stiva.

Come backup aggiuntivo, tutti i documenti elettronici rilevanti si trovano in una cartella OneDrive / Dropbox e prima di partire avrò sincronizzato i documenti sul mio telefono (nel caso in cui ne avessi bisogno in una posizione in cui non ho la ricezione del telefono).

Man mano che il viaggio avanza, rimuoverò le stampe dal portafoglio man mano che diventano ridondanti e le sistemerò altrove nel mio bagaglio, pronto per essere distrutto quando torneremo a casa .

Questo può sembrare un sacco di seccature e organizzazione pre-viaggio, ma significa che quando siamo via possiamo continuare a rilassarci e goderci le cose!

Di seguito alcune foto del portafoglio di viaggio. Ha anche spazio per una penna - molto utile quando si riempiono le carte di atterraggio e le etichette dei bagagli! :-)

Chiuso Aperto Completamente aperto


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Almeno stavo cercando una custodia così piccola per i passaporti. Le tue foto mi hanno dato questa motivazione e ne ho appena acquistata una. Grazie!
Hanky ​​Panky,

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+1. Ne ho uno molto simile, acquistato online per un prezzo molto basso (un decimo del link che hai pubblicato). Le piccole tasche esterne sono molto utili per mettere la carta d'imbarco e avere un facile accesso. Inoltre, puoi tenerlo con la mano e metterlo vicino al sedile. Puoi anche mettere un piccolo cavo USB del telefono e mettere lì un piccolo pacco batteria!
Ayesh K,

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Dopo aver ottenuto il visto, il biglietto, l'assicurazione, le prenotazioni alberghiere ecc., Eseguo la scansione di tutto, come singoli PDF.

Due tipi di documenti, uno che è cruciale per il viaggio, altri che sono solo di aiuto. Quindi creo due cartelle sul mio dropbox, Importante e Informativa. Visa, biglietto aereo, prenotazione hotel, assicurazione, biglietti, pagina di informazioni sul passaporto ecc. Pdf vai a Importante. Guide di viaggio, tour, mappa, informazioni meteo ecc. Vai a Informativa. Quindi unisco tutti i pdf in ogni cartella come un nuovo pdf, stampo due copie di ognuna sul doppio lato A5. Pinzare ogni copia nell'angolo in alto a sinistra.

Le dimensioni A5 le rendono abbastanza piccole da poter essere conservate, mantenendole facilmente leggibili. La stampa fronte-retro inoltre dimezza il volume.

Un set di Important va nel bagaglio, il secondo rimane con me nella mia borsa per documenti, insieme al passaporto originale.

Entrambe le copie del libretto di pdf informativo rimangono nel bagaglio. Ne uso uno in vacanza, il secondo è come backup, per ogni evenienza.

Gli originali sono solo il mio passaporto, il mio documento di identità nazionale, le carte di credito, ecc.

Modifica: porto anche uno o due lucchetti, quasi del formato A5, e spingo tutte le ricevute, le fatture, i token, ecc., Mentre mi trovo in vacanza, e li ordino quando torno a casa.

Edit2: Uso l'app Android di FolderSync per mantenere questa cartella sincronizzata in due modi con il mio telefono, e quasi tutte le volte che le compagnie aeree, ecc., Vanno bene con una copia del documento, in quanto hanno solo bisogno di un numero per localizzare i miei dati nei loro sistemi .


Questo è praticamente esattamente quello che faccio anche io. Non devi preoccuparti che le versioni cartacee siano "organizzate", perché sono l'ultima risorsa nel caso in cui il tuo telefono muoia o venga perso, o qualcuno non accetterà di vederne una copia digitale (raro in questi giorni). In questi casi eccezionali, individuare la pagina pertinente di un opuscolo stampato non è un grosso problema.
JBentley,

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Continuo su di me: passaporto, tessera assicurativa, portafoglio (carta d'identità, denaro ...)

Continuo su iPhone: biglietti elettronici aerei. Prenotazioni di hotel / alloggi ed e-mail di conferma.

Tengo in una busta artigianale nel mio bagaglio a mano una copia duplicata di ogni conferma che ho ricevuto via e-mail.

Le e-mail sono anche archiviate nel cloud (hotmail / gmail ...) per essere facilmente accessibili in internet café, se necessario.

Le scansioni del passaporto e delle carte di credito (foto) vengono inviate tramite e-mail a me e GF (e viceversa) in modo da poterle archiviare nel cloud, se necessario.

Come scrisse Richard, scarico tutti i documenti non necessari nel mio bagaglio per lo smistamento e il riciclaggio quando viaggio a casa.


+1 per la risposta semplice e diretta Nella mia esperienza, solo i documenti di passaporto e immigrazione hanno bisogno di una copia cartacea. Biglietti aerei, prenotazioni di hotel, noleggio auto, ecc. Hanno tutti bisogno del riferimento della prenotazione e possono essere un PIN. Alcune compagnie aeree più economiche vogliono che tu stampi le carte d'imbarco a casa tua senza chioschi all'aeroporto, il che mi preoccupa molto.
Ayesh K,

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Condividerò una mia recente esperienza.

Stavamo andando in vacanza su X-Mas e ho scannerizzato e salvato tutti i documenti importanti sul mio laptop che era sempre con me.

Era collegato a Dropbox e così anche il mio telefono e ho pensato vabbè che avrò tutte le copie nel mio smartphone per un accesso rapido dove non riesco a togliere il mio laptop.

Stavamo per raggiungere First Country e dovevamo riempire le loro carte di immigrazione fornite dalla compagnia aerea, estrarre il telefono per vedere i dettagli del nostro passaporto e scoprire che avevo dimenticato di sincronizzare il telefono con Dropbox (l'antivirus aveva bloccato l'esecuzione dal sfondo). Non potevo fare altro che ridere della mia follia.

Morale: non dare per scontato che i documenti saranno lì. Ricontrollali.

Ma una cosa che ho fatto bene è che ho stampato tutti quelli e li ho messi in un file nella mia borsa per laptop e li ho numerati in una sequenza che mi aspettavo di usarli.

  1. Biglietti
  2. Copie di passaporti, visti e assicurazioni
  3. Prenotazione trasferimento aeroporto
  4. Prenotazione di hotel
  5. Prenotazione del tour
  6. Trasferisci prenotazione

Quindi i numeri successivi per il secondo paese. Ho trovato quel semplice sequenziamento 1,2,3 così utile in entrambi i paesi che abbiamo visitato. C'erano almeno 15 prenotazioni e quella sequenza ha reso tutto molto semplice.

Questo file si trovava nella sezione documenti della mia borsa per laptop che era uno zaino, ogni volta che raggiungevamo la fermata successiva dove avevamo bisogno dei documenti Mia moglie avrebbe semplicemente tirato fuori il documento numerato successivo dalla mia borsa che era sulla mia schiena ed eccoti qua , nessuna confusione. Non avevo nemmeno bisogno di togliere la borsa in fila (no, non sono pigro, solo che avevo tra le braccia il nostro bambino, a cui non piace un passeggino: P).

Ogni volta che veniva utilizzata una stampa, la mettevo su una croce e la spostavo sul retro del file.

Non sono del tutto sicuro se alla gente piacerà come risposta a questa domanda: D


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Mi piacciono i numeri e penso di iniziare a usarli. Non avrò così tante prenotazioni ma viaggerò principalmente con almeno 10 pezzi di carta che non vanno mai in ordine.
Willeke

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Per i documenti cartacei, uso un mucchio di cartelle di plastica. Raggruppo i documenti nelle cartelle a seconda di quando devo usarli. È possibile utilizzare colori diversi sulle cartelle per distinguerle. Ad ogni modo, sono semitrasparenti, quindi vedrai sul testo in un documento quale cartella hai.


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Per me l'unico modo per organizzare questo tipo di cose è ogni stampa nell'ordine in cui le userai, quindi getta via le cose mentre le usi.

Ad esempio, se stai andando in auto all'aeroporto, poi sali su un aereo, quindi prendi un'auto a noleggio quando atterri, per poi guidare fino all'hotel per fare il check-in, ordinerei le stampe in questo modo:

  1. dettagli di parcheggio dell'aeroporto
  2. dettagli del check-in in aeroporto
  3. dettagli sul noleggio auto
  4. dettagli dell'hotel
  5. dettagli del check-in del volo di ritorno

Ricorda di buttare via le cose - ad es. Dopo il check-in per l'aereo, avrò buttato via i fogli 1 e 2, il che significa che il foglio 3 (dettagli sul noleggio auto) è in cima per quando vado a prendere l'auto a noleggio. Questo lo rende super rapido e semplice: basta estrarre il primo / foglio superiore e il gioco è fatto.

Protip: se una stampa è su più fogli, assicurarsi di pinzarli insieme per facilitarne la gestione.

Per viaggi brevi / semplici ho appena inserito questi stampati in una semplice busta A4 e li ho lasciati nella mia borsa per il trasporto.

Protip: scrivi le cose importanti all'esterno della busta con grandi caratteri di scrittura: numeri e orari dei voli, terminali, indirizzo dell'hotel, ecc. Ciò significa che puoi facilmente ottenere rapidamente queste informazioni se sei di fretta.

Per viaggi più lunghi / complessi con molte prenotazioni ho inserito le stampe in un "libro di presentazione" che è un mucchio di buste di plastica A4 rilegate in un libro in modo da poterle sfogliare tutte. I libri di visualizzazione sono economici e leggeri: li ho usati per lunghi viaggi con 30 o 40 prenotazioni per varie cose e funzionano davvero bene per mantenere tutto pulito.

Naturalmente queste stampe su carta sono copie di backup. Ne avrò la maggior parte disponibile / appuntata per offline sul mio telefono.


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Ho un piccolo taccuino Moleskine (A5) che uso per viaggiare. Nella copertina interna scrivo cose che cambiano raramente e saranno le stesse per più viaggi, come il numero del mio passaporto (in caso di smarrimento), i numeri delle carte, i numeri di telefono della mia banca (nel caso in cui ho bisogno di cancellare le mie carte) , ecc. Quindi sulle singole pagine scrivo i dettagli di ciascun aspetto del viaggio in ordine cronologico. Queste pagine sono facili da rimuovere dopo il viaggio / prima di quello successivo.

Per i voli, avrò l'aeroporto, la compagnia aerea, il numero del volo, il terminal (se applicabile) e l'orario di partenza. Per gli hotel (o, più probabilmente ora, airbnbs), il nome, l'indirizzo, il numero di telefono, il numero di conferma della prenotazione, le date del mio soggiorno.

È abbastanza piccolo da stare in una tasca, è solo un po 'più grande (anche se abbastanza spessa) del mio passaporto e ha una cinghia elastica per tenere chiusa la copertina, così posso far scivolare il mio passaporto all'interno per tenerli insieme.

Sul mio telefono in genere ho l'app airbnb, l'app United e ho le e-mail di conferma a stella / bandiera in modo da poterle trovare rapidamente se necessario. Tendo anche a trasportare una seconda batteria durante il viaggio, quindi non devo preoccuparmi così tanto della batteria che potrebbe morire.

In termini di stampa, il meno possibile. Generalmente solo le cose che (potrei) avere bisogno di passare attraverso il controllo di frontiera nel paese in cui sto viaggiando (ad es. Una stampa delle mie prenotazioni di volo per dimostrare che ho un biglietto di ritorno) e qualsiasi cosa in cui dichiarano esplicitamente di non fare " t accetta copie elettroniche / biglietti elettronici (ho viaggiato da Greyhound tra Seattle e Spokane come parte di un viaggio negli Stati Uniti l'anno scorso, hanno accettato solo una versione stampata del biglietto).

Le ricevute che accumulo durante il viaggio vanno semplicemente nel mio portafoglio per essere sistemate quando torno a casa.

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