Qual è la migliore soluzione per l'archiviazione di documenti?

Sto cercando un'utilità che aiuti me (e i miei colleghi) ad archiviare i documenti in modo sistematico (come Zeitgeist ma permanente).

L'utilità deve ripulire i vecchi documenti dai desktop e archiviarli su un server (il più automatico possibile e coerente) forse da poche posizioni (Directory documenti)
I documenti devono essere archiviati su supporti di grandi dimensioni a basso costo per molti anni a venire - forse il disco rigido e il file system? Facile da mantenere e gestire per una piccola organizzazione.
I documenti devono essere facili da trovare e ripristinare

Un modo sistematico potrebbe essere una struttura di directory per anno, mese, utente o utente, anno, mese. È un vantaggio se i documenti potrebbero essere collegati a un progetto, se i documenti potrebbero essere in grado di cercare e se il documento potrebbe anche essere posta, discussioni IM non solo documenti tradizionali di OpenOffice.

Qualche idea?

software-recommendation document-management

— Anders Wallenquist
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Non penso che questo sia legato a Ubuntu.

— Chris

Potrebbe essere, se il richiedente è alla ricerca di una soluzione di archiviazione di documenti basata su Linux, in particolare Ubuntu. Non menziona alcun requisito per l'utilizzo di Windows.

— Torben Gundtofte-Bruun,

È una domanda valida Vedi linuxappfinder.com/office/documentmanagement per un elenco di strumenti di gestione dei documenti per Linux. Un requisito che dovrebbe emergere è la capacità di comprendere formati come PDF e ODT e indicizzarli automaticamente, trovare duplicati, ecc.

— user4124

Bene, abbiamo un ambiente Ubuntu con client e server Ubuntu, quindi penso che questo sia legato a Ubuntu. Sono a conoscenza di diversi sistemi tradizionali di gestione dei documenti. Ho testato Knowledgeware, Alfresco, Drupal e OpenERP. Ma nessuno di questi opera sul desktop (e archivia automaticamente documenti come Backintime, Deja-Dup, UbuntuOne, pam_csync e DropBox per il backup e la sincronizzazione delle directory). Un DMS tradizionale potrebbe essere la piattaforma di archiviazione combinata con un client che esegue le "pulizie" e sposta i documenti sufficientemente vecchi per l'archiviazione nella memoria.

— Anders Wallenquist,

L'aspetto negativo di un DMS come memoria è che cresce rapidamente "vecchio" nella prospettiva dell'archivio. DMS viene fornito con nuove versioni più volte nel corso di un decennio e ha bisogno di molto lavoro d'amore e migrazione quando si confronta con un semplice filesystem. Forse un fileserver + indexserver (ad esempio Solr) e Zeitgeist sul client dovrebbero fare il lavoro?

— Anders Wallenquist,

Risposte:

puoi dedicare un vecchio PC (con grandi nuovi HDD) come server di backup e installare BackupPC

Non è necessario alcun software lato client: basta esportare tramite dirs di backup NFS sui client (ad esempio / home / o / home / nome utente / Desktop ecc.) O condividere cartelle su Windows Station
Una potente interfaccia utente Web consente l'amministrazione, la visualizzazione dei file di registro e la configurazione
le estensioni di file possono essere definite per includere / escludere file
usa rsync per un backup veloce

separatamente è possibile implementare la ricerca web sul server Linux usando Xapian o Omega

— Jet
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Posso configurare BackupPC per spostare i file nell'archivio? Di solito un backup è un mirror di uno stato di un mucchio di file. Quello che voglio è il processo di archiviazione dei file di una certa età in un archivio.

— Anders Wallenquist,

Xapian / omega sembra interessante Penso che Drupal abbia un'api di ricerca per xapian e ricerca sfaccettata. Ho cercato su Google qualcosa su Zeitgeist e un plugin xapian: è una soluzione per cercare nell'archivio centrale allo stesso modo della ricerca locale? È possibile conservare permessi di lettura e gruppi durante l'indicizzazione con Xapian? Teamgeist-extension per Zeitgeist è una sorta di server di indicizzazione per un'azienda?

— Anders Wallenquist,

Ho cercato su Google la combinazione di BackupPC e Xapian e non ho trovato nulla. Sembra che BackupPC memorizzi documemt compresso, Xapian può indicizzare quei file compressi?

— Anders Wallenquist,

Puoi usare un servizio di cloud computing come Dropbox o UbuntuOne

Ti consiglio di utilizzare Dropbox, puoi scegliere tra piano gratuito (2 GB + 8 per gli altri) o piano a pagamento (50 o 100 GB).

Puoi condividere cartelle con altri utenti di dropbox o in sola lettura con chiunque.

E ripristina i file eliminati

— Matteo Pagliazzi
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Bene, ho preoccupazione per la sicurezza, i costi e la capacità di utilizzare questo tipo di servizi. Ad esempio, ciò significa che tutte le directory home dei dipendenti su tutti i dispositivi devono avere dimensioni di diversi TB. Per motivi di sicurezza, il servizio cloud deve offrire archiviazione crittografata. Non credo che Dropbox o UbuntuOne possano competere con dischi di grandi dimensioni a basso costo in termini di economicità. Se il disco locale non fosse un problema, rsync / backup-pc, back-in-time o deja-dup su un server farebbe il lavoro.

— Anders Wallenquist,

Sebbene non sia basato su Ubuntu, il museo per cui lavoro ha valutato Archivista . È una suite software per l'archiviazione, la catalogazione e l'indicizzazione (e, se necessario, la scansione e l'OCR) dei documenti disponibile come CD live (in qualche modo non standard) chiamato " Archivista BOX " (è open source), ma l'azienda vende principalmente apparecchi che eseguono il software. Il catalogo fornisce un frontend Web.

Sostengono che i formati utilizzati sono completamente aperti, documentati e mirano alla longevità. Devo aggiungere che personalmente non l'ho valutato in modo molto dettagliato, però.

— jstarek
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Il mio tedesco è un po 'arrugginito. C'è un capitolo sull'archiviazione archivista.ch/de/pages/produkte/dms-und-erp/… Qual è l'idea generale sugli archivi? Usano un indexserver separato? Se lo è, ci sono connessioni per cercare utilities sulla piattaforma Gnome? Sembra che convertano i documenti in pdf e poi li memorizzino in un file server (è corretto leggere?)

— Anders Wallenquist,

Usa solo archivista.ch/en/pages/products/dms-erp.php - tutte le pagine sembrano essere disponibili anche in inglese :-) Il link per la selezione della lingua si trova nella casella blu del menu a sinistra, in basso.

— Jstarek,