Quali sono le migliori pratiche per l'organizzazione di Google Documenti per l'azienda? [chiuso]

La mia azienda ha 20 persone. Usiamo tutti Google Documenti. Mentre continuo a ricevere documenti a modo mio, li sto organizzando (tramite raccolte), ma mi rendo conto che anche tutti gli altri li stanno organizzando. Questa è un'ottima funzionalità, ma sembra che esista un modo migliore di organizzare i documenti in modo che gli altri possano trovarli e non tutti devono organizzarli.

Qualcuno ha suggerimenti sulle risorse per le migliori pratiche per l'organizzazione di Google Documenti per l'intera organizzazione?

So che posso usare le raccolte e condividerle invece di singoli documenti.

Nella nostra azienda, utilizziamo Google Apps e quindi Google Docs. Dal mio punto di vista amministrativo, posso fare clic sul ventilatore chiamato [Impostazioni servizio], quindi su [Impostazioni documenti] e su questa pagina posso selezionare [opzioni di condivisione]. Sembra così:

Opzioni di condivisione Fuori [Azienda]

Seleziona il livello più alto di condivisione che desideri consentire ai tuoi utenti:

• () Gli utenti non possono condividere documenti al di fuori di [Azienda]

  [_] Consenti agli utenti di ricevere documenti dall'esterno [Azienda]

• (x) Gli utenti possono condividere documenti al di fuori di [Azienda]

  [_] Avvisa gli utenti quando condividono al di fuori di [Azienda]

Visibilità del documento

Seleziona la visibilità predefinita per i documenti appena creati:

• (x) [Azienda]

  Le persone in [Azienda] possono trovare e accedere.

• (_) Persone in [Azienda] con il link

  Le persone in [Azienda] che hanno il link possono accedere.

• (_) Privato

  Solo le persone a cui è stato concesso il permesso esplicito possono accedere.

Anche le raccolte in Google Documenti possono essere condivise. Pertanto, se si desidera avere un modo standard di organizzare i documenti nelle raccolte, è possibile condividere un'intera raccolta all'interno della propria azienda.

Ho appena assunto come amministratore principale un'azienda di 30 persone. Una delle tecniche organizzative più utili che ho implementato è l'utilizzo di gruppi di Google per la condivisione ... Non è più necessario condividere singoli file con i dipendenti o rimuoverli quando non hanno più bisogno dell'accesso. È sufficiente rimuoverli o aggiungerli al gruppo. Fatto.