Come posso impedire agli utenti di sincronizzare le cartelle aziendali sul desktop di Google Drive?

Faccio l'amministratore per la nostra società di 30 utenti (account Apps Premier). Siamo emigrati da Exchange un anno fa e ho gradualmente svezzato le persone dalle loro abitudini MS Office e ora tutti usano GDocs / Drive per la creazione di documenti. Voglio fare di Google Docs / Drive il nostro file server.

Ci sono diversi problemi:

1. Non voglio che le persone sincronizzino le cartelle condivise (cioè i file e le cartelle dell'azienda) con i loro laptop non sicuri che potrebbero lasciare su un treno. Google Drive mi consente di "bloccare" le cartelle per impedirne la sincronizzazione? Finora, l'unica opzione di sicurezza che posso trovare è la sincronizzazione attivata o disattivata. Devo tenerlo spento. Sicuramente non sono l'unico a volere questa granularità, ma non riesco a trovare altri post al riguardo.

2. Per rendere le cose più ordinate. Piuttosto che dover essere il proprietario di tutte le cartelle, vogliamo impostare un "Utente del sistema centrale" che possiederà tutte le cartelle e quindi ogni altro utente, incluso me stesso, avrà un Drive personale pulito, un po 'come il loro desktop . L'idea è che tutti possono creare file e non condividerli, ma se vogliono condividerli, si depositano nella cartella condivisa appropriata a cui hanno accesso. Il problema è che l'utente centrale avrà solo 5 GB di spazio, mentre noi abbiamo 30 utenti e lo spazio collettivo di 125 GB non può essere utilizzato.

Il sistema sembra un disastro totale di condivisione disorganizzata casuale tra utenti piuttosto che un hub di struttura e design dei raggi con cui tutti siamo a nostro agio. Perché nessun altro lo sta cercando: abbiamo perso del tutto il punto di Google Drive? In questo momento abbiamo oltre 5000 documenti e in crescita ogni giorno e non esiste alcun ordine o modo per imporre autorizzazioni granulari per l'archiviazione.

PS: ho provato Cloudlock e GPanel e non faccio molto, ma ti dico quanto tutto è disorganizzato!

Riguardo al tuo punto 2 Stai andando nella stessa direzione in cui è andata la mia compagnia. Abbiamo l'equivalente del tuo "Sistema centrale" come nome utente e abbiamo creato tre cartelle sul suo Drive - WORK, REFERENCE, USER ESTERNI - e le abbiamo condivise con il nostro amministratore di sistema. Sysadmin ha condiviso WORK con gli utenti su base Edit e i nostri utenti hanno creato una struttura di sottocartelle per la nostra azienda per contenere tutti i nostri file di lavoro. Sysadmin ha condiviso RIFERIMENTO con la maggior parte degli utenti in base alla lettura, ma con alcuni utenti a cui sono stati concessi i diritti di modifica in modo da poter creare e mantenere la struttura di cartelle / file per documenti, manuali, ecc.

WORK è condiviso Modifica e REFERENCE è condiviso Leggi a nuovi avviatori come parte del processo di configurazione dell'Utente e i nuovi Utenti acquisiscono immediatamente i diritti ereditati su tutto il contenuto di queste cartelle.

Inoltre, cambiamo immediatamente la password dell'utente, utilizziamo gli strumenti avanzati di amministrazione per trasferire la proprietà al loro manager / collega per qualsiasi file / cartella che potrebbero aver creato e quindi annullarne la condivisione da WORK e REFERENCE.

Non abbiamo creato WORK o REFERENCE come proprietario delle sottocartelle e dei documenti che contengono perché richiederebbe che solo qualcuno che ha effettuato l'accesso al sistema centrale sia in grado di eliminarli. Usiamo semplicemente la nostra versione del sistema centrale per fornire una struttura di dati unificata per i nostri utenti. Ciascun utente conserva ciascuno 5 GB di spazio di archiviazione non Gdocs che viene condiviso con altri utenti tramite WORK e REFERENCE.

Collaboriamo con organizzazioni esterne e utilizziamo UTENTI ESTERNI come portale. Ad esempio, i nostri revisori desiderano accedere ad alcuni dei nostri dati sul nostro sistema. Abbiamo creato una sottocartella AUDITACCESS nella cartella EXTERNAL ACCESS e abbiamo concesso agli account gmail dei nostri revisori l'accesso in lettura a AUDITACCESS. Quindi utilizziamo la funzione Organizza per dare loro una vista verso i file e le cartelle a cui devono accedere (ma ricordati di tenere premuto il tasto CTRL quando usi la funzione Organizza). Ciò ci consente di annullare l'organizzazione di file e cartelle, se necessario, poiché sono tutti elencati nella cartella AUDITACCESS e di annullare la condivisione di AUDITACCESS con gli account e-mail dei nostri revisori, se necessario.

Spero che questo ti dia alcune idee per organizzare il tuo sistema.