Outlook Email Abuse - Guida per l'etichetta e-mail?

Ho trascorso molto tempo a eseguire migrazioni di posta per aziende che avevano un focus IT molto limitato o che nessuno staff a tempo pieno gestiva problemi comuni. Di conseguenza, le politiche che regolano l'uso della posta elettronica e i processi migliori non sono mai state istituite. Gli utenti finali in questi ambienti non sono tecnici e tendono a resistere al cambiamento.

Comprendo perfettamente le meccaniche di modifica / spostamento / aggiornamento delle piattaforme di posta. Nella maggior parte dei casi, assisto le aziende nel passaggio da POP3 o IMAP basati su Linux a Microsoft Exchange. Questo tipo di mossa espone una moltitudine di cattive abitudini degli utenti.

La mia preoccupazione non riguarda interamente lo spazio su disco coinvolto nei problemi di accumulo di e - mail che ho riscontrato in passato ; ce n'è sempre uno in ogni compagnia . Riguarda i problemi e gli abusi che vedo comunemente quando lavoro con una determinata azienda.

Durante l'ultima migrazione, ho visto:

• Utenti che CC:stessi su ogni email (presumibilmente come un modo per tenere traccia dei thread dei messaggi?).

• Messaggi da 300 Megabyte nella cartella Posta inviata ?!?

• Le persone che inviano Outlook leggono le ricevute su ogni messaggio in uscita.

• Utenti che gestiscono le sottocartelle per ogni contatto a cui corrispondono. A volte manualmente. A volte con regole sul lato client molto infrante.

• Sovra-organizzazione delle sottocartelle . (alcune cartelle con un solo messaggio).

• Sottocartelle nella Posta in arrivo (non sono sicuro che si tratti di una cattiva pratica, ma mi sembra sbagliato).

• Uso gratuito delle bandiere prioritarie. Tutto è di grande importanza !!

• Più di 4 anni di e-mail nella cartella Posta inviata .

• 25.000 o più elementi nella Posta in arrivo (di cui una grande percentuale non letti).

• 15.000 o più messaggi nella cartella Posta eliminata .

• Un utente con 24.000 articoli nella cartella Bozze ! (il risultato di una regola lato client non applicata correttamente).

• Archivi automatici in crescita fuori controllo.

Come succede?

• La posta elettronica è relativamente nuova e gli utenti non sono istruiti su come utilizzarla bene?
• È un problema di interfaccia utente in cui la cartella Posta eliminata è semplicemente un sistema di archiviazione a una chiave ?
• Gli amministratori non stanno facendo la loro parte per aiutare delicatamente a correggere le azioni?
• Se gli utenti hanno problemi con la posta elettronica di base, come posso affrontare la sfida di insegnare loro le risposte fuori sede e come utilizzare il calendario di gruppo (gulp)?

La mia domanda è se esiste una serie standard di linee guida su come gestire la propria e-mail? (anche un opuscolo?)

I problemi di formazione degli utenti tendono a rallentare queste distribuzioni perché sto alterando il flusso di lavoro su cui le persone sono arrivate attraverso una varietà di mezzi. E quando questo influisce sulle persone a tutti i livelli / ruoli di un'organizzazione, sembra che non ci siano standard in atto.

Situazioni come queste sono il risultato di un paio di fattori:

• Nessuna istruzione formale sull'uso della posta
• Trasmissione basata su saggezza popolare di compiti comuni come le regole di vacanza e come impostare i filer automatici
• Mancanza di dolore per non aver cancellato nulla

In questi giorni, non siamo del tutto al punto in cui la maggior parte della forza lavoro complessiva ha avuto a che fare con la posta elettronica per tutta la sua carriera, ma ci sta arrivando. Ma abbiamo sicuramente superato il limite del 50% per le persone che hanno avuto a che fare con esso per oltre un decennio ormai, quindi ci sono ancora molte cattive pratiche passate.

L'ultimo ambiente Exchange in cui sono stato coinvolto ha avuto tutti questi problemi. In parte era dovuto a una certa minoranza che insisteva nelle interfacce non di Outlook per Exchange che avevano ... effetti collaterali. In parte è stato il risultato di un flailing casuale fino a quando non si è guardato intorno a destra, quindi è stato lasciato solo per cinque anni.

La gestione della posta elettronica è una cosa intensamente personale, ed è stato costretto da The Man a archiviare le cose solo perché un pazzo opuscolo ha detto che è così che non dovrebbe essere accolto calorosamente. In ambienti con quote di cassette postali estremamente ridotte si finisce con file PST di dimensioni insolite che sembrano proprio come nell'esempio di troppe cartelle.

Dove passavamo un po 'di tempo a educare gli utenti era:

• La cartella Posta eliminata non è un casellario. In effetti, svuotalo! Ecco come impostare un processo di eliminazione automatica ...
• Quando si imposta una regola fuori sede, ecco alcune linee guida.
• Questo è ciò che puoi fare quando ricevi le email "la tua casella di posta è troppo grande".

In breve, ci siamo concentrati sulle aree del dolore. Non ci importava se un utente creava una cartella al giorno per inserire la corrispondenza di un giorno o se lasciava tutto nella Posta in arrivo e cercava ogni volta che aveva bisogno di qualcosa (stile Gmail!).

• Articoli eliminati In realtà abbiamo avuto utenti che sono diventati piuttosto irritabili quando abbiamo eseguito un flush a livello di sistema di elementi eliminati durante una migrazione. Quindi abbiamo scritto alcune cose per scoraggiare l'uso del cestino come schedario.
• Regole fuori sede I grand-sysadmins si stavano stancando di gestire le richieste di helpdesk per la de-tuning delle regole OO scritte male, quindi abbiamo scritto un addestramento su come impostarne una buona.
• Cassetta postale troppo grande Avevamo quote di posta, perché dovevamo. Quindi abbiamo scritto un documento su come rimanere sotto. Col tempo, i nostri volantini frequenti hanno cambiato il loro modo di ritenere la posta.

Gli unici standard che abbiamo applicato erano:

• Mantieni la tua casella di posta sotto una certa dimensione (ecco alcuni modi per farlo)
• Non essere fastidioso con i messaggi OO
• Non dare la tua password di posta, nemmeno al tuo segretario. Lo intendiamo sul serio. Ecco come delegare ...

Mi piace questa analogia della tua casella di posta a casa per provare a trattare con utenti di posta elettronica "cattivi".

Non lasci tutto il tuo spam non aperto nella tua casella di posta, non salvi le tue bollette, la tua foto di tua nipote allo zoo o qualsiasi altra cosa lì dentro. Lo togli e lo butti via o lo metti altrove per tenerlo al sicuro. Tratta la tua casella di posta elettronica come faresti con la tua casella di posta.

Detto questo, l'educazione degli utenti e la formazione adeguata fanno molta strada. Facciamo rispettare i limiti delle cassette postali entro limiti ragionevoli e allineamo i limiti di dimensione di invio e ricezione con quelli di Google per evitare problemi. Indipendentemente da ciò, ci sarà sempre un utente che pensa che tutto "dovrebbe funzionare" senza che debbano occuparsene (ad esempio, ripulire la cassetta postale ad un certo punto nei molti anni di accumulo).